一个外企女秘书的日记-第2章
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三月第3节 求和不求气（1）
三月某日 离夏天还早着，可今天的天气很热；似乎是因为气温骤升，一些人的脾气也大起来了。 早晨一上班，研发部的鲁天明来找我。他怒气冲冲地对我说： “我们部与美国吉姆公司合作项目的批文怎么还下不来？你们当秘书的办事，怎么这样拖拖拉拉？这个项目要是黄了，你来负这个责？！” “行，我帮你催催！” 我和颜悦色地说。 其实这个报告早就送给孙总了，但这几天孙总天天开会，根本没时间看。 看着鲁天明怒气冲冲的背影，玛丽有些幸灾乐祸地说： “什么项目黄了？就是怕夜长梦多，自己去不了美国！一天到晚都这么牛皮哄哄的，于姐，再晾他几天，让他着着急！” “玛丽，你肚子里怎么那么多坏水？” 我笑着问玛丽。玛丽是比我晚一届的师妹，所以说话比较随便。“我们也得替鲁天明想想。到美国去的报告老是批不下来，让他一直悬着，别说护照签证这些事不好办，就是项目本身的许多前期准备工作，他也不知该不该做，所以，他发火也能理解。” 由于要保证公司领导有足够的时间和精力来处理公司的一些战略问题或核心问题，秘书有一项重要的日常工作，就是像块纱布，过滤一些来找公司领导的电话、客人或文件。因此秘书就变成了一座各科室与公司领导之间的桥梁。正因为是桥梁，宽度有限，偶尔出现拥挤堵塞现象就是难免的。这样，那些暂时被堵塞的人不可能个个都能理解，于是，有人要找个地方撒气。在大多数情况下，必然会把怨气发泄到秘书身上。 也许是最近有关慈禧太后的电视剧太多了，许多人把李莲英当作老佛爷的秘书看待，所以在他们的印象中，秘书都有李莲英那样的本事，事情办不办得成，全在于秘书肯不肯帮自己的忙。不说外来的客人，即使是在公司内部，许多人也不一定了解秘书部门的工作，以为各种报告批不批，领导想见谁不想见谁，都是秘书部门说了算，所以像鲁天明这样，文件批不下去，就朝秘书部门发火。当然，也有人知道这并不是秘书部门的责任，但是他们又不好直接朝公司领导发火，所以只好把秘书部门当作出气筒。可以说，当出气筒似乎也成了秘书工作的一大特色。 由于看问题的角度不同，秘书部门与科室发生一些矛盾，造成一些误会是正常的。比方研发部门觉得某项新产品必须尽快研发，不然就会被竞争对手超过，所以打报告给公司领导，要求尽快上马开始研发；而秘书部门可能从销售部门的报告中了解到，这种产品市场还没有成熟，用不着那么急，所以没有把研发部的报告优先送给领导。因此，秘书部门与各科室出现一些矛盾和分歧是正常的。只要加强沟通，是完全可以消除的。 但是，秘书如果一听到别人讲你一两句气话，你就针锋相对，在桥梁本来不畅通的情况下，凭个人意气办事，再设一个卡，摆出一夫当关，万夫莫开的架势，把人家堵在桥头，将正常的工作矛盾转化为个人恩怨，人事纠纷，就会使事情越来越复杂，最后有可能变成死疙瘩。 由于你是领导的秘书，在别人的眼里，不管是做什么，你都是替领导在办事，有人甚至还以为是领导有意让你这么做的，所以，只要你愿意，你就有很多机会和办法，像只砂轮一样把对方磨得一点脾气也没有。但是，当你像只砂轮强行把对方磨平的同时，它肯定会给你带来隐患。人家口服心不服，今天斗不过你明天还会跟你斗；明里斗不过你暗里可以给你使绊；一有机会，人家又会把你当出气筒。所以秘书最忌采取“道高一尺，魔高一丈”的态度跟人家治气。因为，你把人家的路堵死了，实际也就把自己的路给堵死了。 对于秘书来说，有被人求的时候，肯定就有求人的时候，而且求人的时候还很多，比方领导跟秘书要个资料，这就需要有关科室提供素材；领导外出办事，也需要各科室配合；秘书的工作都比较烦琐，就像胡雪岩说的八个壶七个盖，你要同时保证每个茶壶上都有盖，没有别人的帮忙很难做到。即使你百事不求人，你也会事倍功半……要做好秘书工作，不仅要得到领导的信赖，还要得到各科室的信赖，而且是长期的信赖，所以秘书必须知道自己的位置，为人宽容和坦诚。
三月第3节 求和不求气（2）
三月第4节 麻风病人（1）
三月某日 昨晚纷纷扬扬下了一夜的雪，今早西北风又呜呜地刮个不停，整个世界仿佛都掉进冰窖里去了，让人从心里感到了寒意。在人们已隐隐约约听见了春天的脚步的时候，还下这么大的雪，的确少见。 今天是星期五，下午四点开始，秘书科开例行的工作小结会。 “铃……”小石桌上的电话铃响了。 “是我。你找我有什么事……我正在开会。”说着，小石就把电话挂了。小石昨天才正式上班。 会开完了。 科长问：“小石，刚才是谁来的电话？” “是我表哥。” “哦。” 科长点点头，之后对大家说： “你们大家都给我记住，作为秘书，你们永远不能说‘你找我有什么事吗？’这句话！小石，刚才即使是你表哥，你也不能这么跟他说话。” “我表哥他非常无聊……”小石想分辩。 “作为秘书，就不能养成这么说话的习惯！” 科长打断了小石的话。 “不管是打电话还是直接上门来，客人找你肯定就是有事。没事他找你做什么？不管是什么事，作为秘书，你都要热情接待。你问客人‘你找我有什么事吗？’表面上是很礼貌，实际上是一种冷淡，而且是从骨子里表现出来的冷漠。你们可能没享受过这种‘待遇’，没有这方面的体会；我是深有体会的！就是在前几天，我到一家公司去，对方的秘书小姐也是这么问我，让我感到非常别扭，觉得自己是个小偷，还没进门，就要接受盘问。其实，她只要稍微换一种口气，问‘你找我是什么事？’我心里就会好受得多！” “我想补充一点。” 孟姐接着科长的话题，不紧不慢地说：“还有一些秘书喜欢问客人＇你预约了吗＇，这种说法跟＇你找我有事吗？＇一样，容易让客人反感。作为秘书，客人预约没预约，你自己心里应该有数，所以，这么问客人就是失职；客人没有预约不请自来，那是他们没有礼貌，但你不能用＇你预约了没有？＇这种冷漠的方式回敬他；表面上，你是很客气地问对方预约了没有，实际上是告诉客人，我知道你没有预约，你不请自来，让我讨厌。别人不走斑马线横穿马路，你就有理由开车去撞他？客人既然上门了，作为秘书，你就得无条件地热情接待，不能因为他们没有预约而怠慢他们。” “没有预约，怎么接待？”小石认真地问。 这应该是常识，但孟姐还是很认真地对小石说： “首先要弄清来客的姓名、所在的公司或单位，有什么事情。如果客人点名要与某某见面，就应当立即与当事人联系。但是，在联系好之前，不要给客人肯定的答复，因为当事人可能不在，也可能不愿见这位客人。如果是不愿见这位客人，你就要这样答复人家：‘实在对不起，某某不在家……’。这样，你就不至于给客人留下一个缺乏诚意、为人冷漠的印象。” “对！”科长说，“秘书最可怕的就是冷漠，而最可贵的则是热情。有热情才有亲和力。如果你们几个要问自己是否已成为一个合格的职业秘书，你们就问问自己，我身上有没有这种亲和力。” “科长，什么是亲和力？”玛丽有意将科长的军。 “亲和力就是与人为善，助人为乐，在保持自己心身愉快的同时，让你周围的人也感到愉快，使他们愿意和喜欢与你一起工作。” 科长似乎也没好好琢磨过“亲和力”这个词的确切含义。与做理论家相比，秘书更应该是个实干家。 “亲和力也可以说是一种氛围，在自己帮助别人的同时，自己肯定也会得到别人工作和情谊上的回报。” 我觉得，亲和力的准确含义是什么并不重要，重要的是秘书身上必须有亲和力。秘书部门是一个企业的神经中枢，上传下达，左迎右送，都是秘书的工作。几乎秘书的每项工作，从收集信息到给领导安排工作日程，都需要各科室和各部门的协助配合。秘书有了热情，就能把繁杂和许多额外的工作当作机遇，就能把那些不管预约没预约、真正是有急事要找领导的人当成朋友；就能真诚地宽容别人的一些不礼貌甚至是鲁莽的行为，这样，人家会自然而然地信赖你，这就是亲和力。
三月第4节 麻风病人（2）
确实，秘书在公司里的位置是有些特别。有些秘书一方面由于工作能力强，又善解人意，很受领导的欣赏，所以，她的地位在无形之中上升了；另一方面，由于秘书能经常优先得到公司内部机密，甚至是最高机密，如公司在开常务会议时进去送茶，就可能听到某某要调到什么地方当总经理的消息，一些部门的人也会因此而对你另眼相看，甚至相当羡慕，因此，一些秘书在不知不觉中，也会产生一种优越感。但是，如果一个秘书在工作中，一天到晚总是带着这种优越感，以睥睨一切的目光看待别人，永远摆出一副事不关己的样子，让别人 总觉得自己是在求她或打扰她，她的工作还能做好吗？特别是在秘书部门内部，如果她脸上总是露出一副戴着假面具一样的表情，即使再有能力，一样会影响团结、破坏大家的情绪。一个成功的秘书，总是三分做事，七分做人。 前几天，在十三楼一家美国投资银行当秘书的师妹就被老板炒掉了，理由就因为她是个“冷面美人”。客观地讲，她的工作能力相当强，老板交待的事从来不用老板再操心，人更是长得漂亮，可她自视甚高，加上感情上被在美国哈佛留学的男朋友伤害过，所以对待各部门的人和外来的客人总是带着几分警惕和不屑。慢慢地由于不能与各部门配合，老板发现和意识到事情的严重性后，也只好让她另谋高就。 “当秘书最可怕的是冷漠。一个冷漠的秘书，就像一个麻风病人，你不愿意理人家，人家更不愿理你，而且离你越远越好。这样的人还能做秘书吗？”科长最后说。 下班的时间到了，大家收拾东西准备回家。 “玛丽，你知道怎样做一个可爱的女人吗？” 托尼开始跟玛丽瞎侃。“我可以教你秘诀。” “我不知道。”玛丽冷冰冰地说，“我也不想知道。” “托尼，你说说看。”珍妮挺有兴趣。 “这个秘诀就是十九八七六五四这几个字。”托尼卖关子。 “十九八七六五四，怎么理解？”珍妮问。 “十就是十分热情，九就是九分独立；八就是八分智慧。” “为什么不能是十分智慧？”珍妮问。 “这还不明白，因为太聪明的女人会让人感到害怕；女人最好是在聪明里带一点点傻气。” “瞎说。”珍妮接着问：“那么七呢？” “七就是七分灵气，六就是六分浪漫。五就是五个工作日，就是说女人必须有工作；如果女人没有工作，不管是做官太太还是被包二奶，都不会可爱。” “那么四
![[德]约阿希姆斯塔勒 -希特勒女秘书的遗著封面](http://www.beike3.com/cover/noimg.jpg)
