成为更出色的经理-第9章
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当你作计划时，你选择出一些行动方案，排除另一些方案；也就是说，你失去了灵活性。如果未来的发展与你预想的不一样，这样做将会很不利。而这种情况太有可能发生了。因此，最好制订那些可变的计划，不允许变化的计划不是好计划。
■ 计划活动
作为一名经理，你需要进行８种计划活动。·预测
——哪种工作必须要做，要做多少，做到什么时候。
——工作负荷可能会怎样变化
——本部门被指派承担特定或紧急工作的可能性。
——本部门内外哪些变化会影响工作的优先顺序、进行的活动或工作负荷。
·制定规划——决定作业和事情的顺序和时间表。
·配备职员——决定需要配备什么类型的职员，每种类型需要配备多少人。并考虑通过加班加点或雇用临时工来减轻高峰期工作负荷的可行性。
·制订标准或目标——需要对绩效进行计划、衡量和控制的方面有：产出、销售额、时间、质量、成本等。
·流程计划——决定如何开展工作，并通过将所要求的系统和流程明确化，来计划实际的作业。
·材料计划——决定需要什么材料、外购零部件，哪些合同需要分包出去，并确保所需材料可以及时、保质地得到。
·设施计划——决定所需要的厂房、设备、工具和空间。
·预算
管理过程成为更出色的经理
HOW TO BE AN EVEN BETTER MANAGER■ 制订计划的技术
经理制订计划大多只需要简单地进行系统思维，并使用常识。每一个计划都包括三个关键的因素：·目标——要完成的革新或改进。
·行动计划——完成目标所需要的特定步骤。
·财务影响——行动对销售额、营业额、成本、利润的影响。图17。1是一个例子，说明了如何制订一个生产计划。
当活动不只一项，而且前后顺序需要特别注意时，应该使用条形图来更生动地表达你的计划，下一页的生产计划可以表示成一个甘特图（见图17。2）
更精细的计划方法是网络计划法，它把许多相互联系的事件连接在一起。这就需要知道网络图中的各组成部分及其所代表的相互联系的活动。事件可以用圆圈代表，活动用箭头代表，活动所花费的时间可以用箭头的长度来代表。也可能会有虚线的箭头，表示事件之间的虚构活动。可以画出一条关键路径，用以强调那些在分配的时间表内对项目完成最重要的活动或作业。图18。3是一个基本的网络计划图。有些场合还会用到更复杂的计划技术，如使用计算机模型，特别是当必须在许多固定假设和参数下处理大量信息时，或者是当必须评估可供选择的假设时。例如，在书籍俱乐部合伙公司，通过将预期活动水平的参数输入计算机，就可以提前２年预测出所要求的仓库负荷。然后就可以制定计划来确保得到足够的工人和机器容易以应付预测的工作水平。
目标
降低从ＸＹＺ公司收到有疵点铸件的频率和成本。
行动计划责任人完成时限１。确保供应商ＸＹＺ公司承认铸件有疵点采购经理１月１５日生产经理行动计划责任人完成时限２。与供应商谈到价格折让，要求若一周内退货超过１０件就给全部铸件一定的价格折让。采购经理１月３１日３。设置专门的存贮区来存放毁坏的铸件设施经理２月１５日 ４。对有疵点的铸件造成的机器停工和刀具磨损建立记录生产控制３月１日经理５。确保ＸＹＺ公司同意新安排采购经理３月１５日对利润的影响（英镑）１９××利润增加（减少）价格折让７ ０００质量改进的效果废科８ ５００加班３ ５００〖２〗工具耗费９ ０００〖２〗生产减少２０ ０００〖２〗其它１２ ０００存贮区域的修改〖３〗（２ ０００）记录程序〖３〗（１ ０００）其他成本〖３〗 （３ ０００）总计对利润的影响〖３〗５４ ０００
图17。1一个生产计划的例子步骤
（详细的行动计划）责任１月２月３月１。让ＸＹＺ公司承认问题采购经理２。谈到价格折让采购经理３。设置存贮区域设施经理４。建立停工记录程序生产控制经理５。使ＸＹＺ公司同意新安排采购经理
图17。2甘特图
图17。3基本网络的一部分
第三部分 管理过程组织
组织
一个有效率的企业要确保能够将集体的努力组织起来，以完成特定的目标。组织就是将综合的管理任务分解为一系列的过程和活动，然后制定出方法来确保这些过程能够有效地进行，各活动之间能够相互协调。组织的任务就是当存在不确定性和变化的时候，因地制宜地采取不同的活动，并将这些活动综合起来，以实现组织的整体目标，并确保信息流和沟通渠道的有效性。
■ 组织设计
组织设计是建立在对活动、过程、决策、信息流和角色分析的基础之上的。它产生了一个包括许多职位和单位的结构，这些职位和单位之间的关系包括协作、行使权力和信息交换。
组织结构中有一线的经理，他们负责将团队和个人组织起来，并在组织活动的关键领域取得成果。组织结构中还包括专家，他们为一线经理提供支持、指导和建议。
组织结构必须适应组织的目标、技术水平和周边环境，必须有相当的灵活性，以便从容地适应新环境——组织设计是一个持续调整和变化的过程，绝不会一劳永逸。我们还必须认识到，尽管正式的组织结构可能明确规定了谁对什么负责，以及表面上进行沟通和控制的上下级关系。但实际上，动作的方式将依赖于非正式的关系网和组织设计过程中没有明确规定的其他关系，还依赖于人们的日常关系。
■ 组织设计的方法
组织设计的目的是澄清职位和单位的角色及相互关系，以便使他们之间能够顺畅地交流。组织设计还考虑如何给人们机遇来使他们更好地发挥自己的才能——这就是第36章讨论过的授权过程。工作设计应该符合组织对生产力、运营效率和产品或服务质量的要求，但同时也必须满足个人对兴趣、挑战和成就感的需要。这些目标是相互联系的，组织设计和工作设计的一个重要目的就是将个人需要和组织要求统一起来。
当进行组织结构的设计或调整时，需要有一个实用的方法。首先需要对环境、技术水平和目前社会关系的体制有一个深刻的理解。然后就可以因地制宜地设计组织结构。设计时，总会有不止一个的方案可供选择，但设计者应该努力找到最适合自己的结构。在作出抉择时，设计者应该考虑到结构、人、过程和体制等方面的因素，还要考虑到组织运营的整体环境。
组织设计的最终任务应该是：确保企业的结构、工作过程和运作方法与其战略要求和技术水平相适应，同时也与环境相适应。如果达不到内部和外部的连贯性和一致性，就会出现混乱。而且，正如明兹伯格（Mintybag）说的那样：“组织和个人一样，可以决定其希望成为什么样的组织，然后尽力去追求，但不要过分执着。”
组织设计永远是一个经验和演化的过程，不存在什么绝对的原则。但是存在着许多宽泛的指导原则可以用来参考。当然，在实际中对这些指导原则不必生搬硬套。
■ 组织设计的指导原则
分配工作
应该把相互关联的活动有条理地组织在一起，形成职能和部门，要注意避免在同等级的结构中出现没有必要的工作重叠。
可以把组织设计成一种矩阵型的结构。在这种结构中，为了完成某一特定的任务，可以成立许多多职能的项目小组，这些小组的成员对一个职能部门的领导负责。这些领导负责把他们分派到项目中，评估他们的绩效，给予他们奖励，并解决他们对培训和事业发展的需求。
在企业中应该密切关注工作过程。工作过程是一系列相互联系的活动，这些活动将投入变成了产出。因此，完成订单是一个工作过程，这个工作过程从订单作为投入开始，最后得到产出，也就是发送出订购的货物。组织设计应该确保这种工作过程流程进展顺利、有效。
第14章中论述的企业工作过程的重新设计，可以有助于完成这个目标。具体地说，就是对生产过程关键性的工作过程进行认真检查，如果需要的活，就进行重新设计。有时，现有的工作过程可能会阻碍工作流程，此时，在对现有工作过程细化而制定严格的结构前，先做一下工作过程的重新设计，也许会更好。
需要进行的工作和对结果所负的责任应该有明确的规定，并且与团队和个人达成共识。
需要决策的事务应该尽可能由实际操作的个人和自我管理的团队来处理（见第49章），经理不应该事必躬亲，也不应该对下属监督过严。
组织结构的层次
过多的管理和监督层次阻碍沟通和团队工作，并会导致额外的，没有必要的工作和岗位。我们的目标应该是将结构层次的数量降到最低点。但是，取消中层经理，使控制跨度更广泛就意味着，必须更多地注意改进配合、委派和将活动综合起来的方法。
控制跨度
任何人能够有效地管理和监督的人的数量都是有限的。但是这在不同工作岗位之间差别相当大，大多数人的控制跨度要比他们想像的大得多，只要他们将工作有效地分派给下属，避免介入过多的细节，并使个人能够良好地配合。实际上，广泛的控制跨度是有益的，因为这样能够加强委派和进行更好地配合，并使高层管理者解放出来，把更多的精力用在政策制定和计划上。
控制跨度过窄使经理容易过多干涉下属的工作细节，于是就限制了下属在工作中成长的余地。
一个人，一个老板
通常来说，一个人应该只对一个老板负责，从而避免在工作问题上发生混乱，但是，在以项目为基础或矩阵形的组织中，个人可能既要对项目领导负责，取得项目成果；又要对本部门的经理或所属职能主管负责，符合职位的要求并达到综合的绩效标准。
职能性岗位上的个人，如从事财务或人事工作的职员，可能要直接对一线经理负责，但也可能在公司政策问题上同时对本职能的主管负责。
分散经营
制定决策的权力应该尽可能地委派给实际进行工作的人。
组织结构最优化
通过各种方式建立一个理想组织后，还要记住，可能要根据关键岗位上个人的特殊技能来进行调整。
与组织需求的相关性
组织的建立必须符合实际情况。在当今社会瞬息万变的情况下，这就不可避免地意味着，未来的趋势应该是分散经营和灵活的组织机构，赋予个人更大的责任，扩大任务小组和项目小组的使用来应付机会和威胁。这意味着，一种非正式的、非官僚的方法将用于组织设计——组织的形式将取决于其功能，而不是其他别的因素。
组织
