尽管去做--无压工作的艺术-第19章

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　　　　当你能够轻而易举地看到这个包含了所有完成了的工作目录时，工作篮的整理也就差不多完成了。
　　　　工作篮中的内容并不永远地保留在工作篮中
　　　　完成了这一步骤后，你也就为下一步的行动作好准备了。你肯定不希望无限期地把资料保存在工作篮，那样这些事情将会再次偷偷钻入你的心里。当然人们之所以对收集资料并转移到工作篮充满抵触情绪，主要的原因之一是人们依然缺乏一种良好的管理方法来就会这一局面。这就把我们带入下一章――清空工作篮。
　　　　第六章
　　　　处理阶段：清空工作篮
　　　　假设你已经完成了收集过程，现在你的工作实际上就是从工作篮的最底层开始挖掘。清空工作篮，事实上并不意味着落实你所收集到的全部工作和行动。它仅仅是指确定每一项工作的内容和实质，并判断出你下一步的具体措施。
　　　　当你完成了加工处理工作篮的活动时，你将：
　　　　1、丢弃你不再需要的一切；
　　　　2、完成任何用不了2分钟就能搞定的事情；
　　　　3、把任何可以委托他人处理的事情交代出去；
　　　　4、为所有需要走过2分钟时间的工作注明提示信息，并分类纳入你的管理系统之中；
　　　　5、根据获取的信息，明确你目前一些较为重要的工作和任务。
　　　　为了能够纵览整个工作流程，你会发现，在下一页所附的工作流程图具有非常有益的参考价值。中间一栏展示了加工处理以及确定下一步行动计划时所涉及到的一切步骤。
　　　　本章将重点介绍该图中间一栏的各个组成因素，从工作篮扩展到一步行动的各个环节。你能看到，每一个悬而未决的问题在遵循这个加工处理的模式后，会自然而然地形成一种组织结构。例如，当你从工作篮随手挑出一件事情，突然意识到：“我应该致电安德烈，向她通告这一情况。算了，还是等到星期一她在办公室的时候再打吧。”然后你立刻推迟了行动，并在星期一的工作日历上做标注。
　　　　我建议你在正式开始处理你所网罗到工作篮内的事情之前，首先仔细地阅读一下本章，以及下一章有关管理具体行动的内容，这样做也许可以节约某些步骤。当我针对这一过程对客户进行培训时，人们往往踌躇不前、摇摆不定，这是因为决定要处理未尽事宜是一个简单的事情，但是最佳的决策途径便相当的棘手了。
　　　　比如我培训的许多客户都迫不及待地建立起个人掌上电脑中的计划表，并使之与公司用于收发电子邮件和进行日程安排的outlook保持同步。首先需要确认的是，所有的硬件和软件配置运行良好。当完成收集工作之后，我们清除（通常是打印出来然后清除掉）整理了那些原先在outlook工作清单上的准备管理的一切项目，并把它们统统地放入工作篮中。接着，我们建立起不同类别的目录，如“待打的电话”、“外出办理的事宜”、“议事日程”、“在电脑旁”等。随后我们开始着手清理工作篮，用户可以立刻启动他的计算机，直接把下一步的行动方案输入到管理系统中，最终他将会依赖于这个系统。
　　　　如果你仍然对自己到底使用哪一种个人提示系统感到犹豫的话，你完全可以首先使用技术含量较低的局面形式的记事本。一旦你的个人管理系统全部建立到位，就可以随时更新改进这些工具了。
　　　　
　　　　加工处理的方法指导
　　　　学习这种模式的最佳途径就是行动起来。但是，还是有几个基本原则可以遵循：
　　　　1、从最上面的一项开始处理。
　　　　2、一次只处理一件事情。
　　　　3、永远不要把任何事情再次放回工作篮
　　　　从最上面的一项开始
　　　　即使第二项事情是你们国家总统先生给你的一封个人留言，而第一项仅仅是一个垃圾邮件，你也必须首先对付这个垃圾邮件。虽然这是一个夸张的例子。但是这个原则是非常重要的，每一件事情都必须获得均等机会的处理。“处理”这个动词并不意味着“花费时间”，它仅仅是指“判断事情的实质，决定下一步的行动方案，然后相应地处理掉”。无论如何，你必须尽最大的可能迅速地突击到工作篮的底部，而且不逃避任何一件事情的处理。
　　　　加工处理并不意味着“花费时间”、
　　　　紧急搜索并非加工处理
　　　　大多数人首先在工作篮或者电子邮箱里寻找最紧急、最生动有趣或者最引人注目的事情来做。“紧急搜索”的做法固然很好，而且有时也极为必要。也许你刚刚从别处开会回来，15分钟后还要参加一个长时间的电话会议，因此检查一下以确保没有“地雷”，看看你的客户是不是已经答复了你的电子邮件，对你的提议表示赞同。
　　　　然而这并不是我们所说的处理工作的正常程序，这充其量只是一个紧急搜索。当你开始进入加工处理的行动模式时，必须养成这样一个习惯：即从一端入手，按顺序一次只解决一项内容。一旦你打破了这一原则，只去处理你想要解决的事情，并且顺序杂乱，结果某些事件必然被遗漏掉了。因此，你将失去这个功效卓著的“漏斗”，所有的事物又将铺天盖地地布满你的写字台和办公室。
　　　　“后进先出”法，还是“先进先出”法
　　　　从理论上讲，你应该把工作篮底朝天地颠倒一下，然后，从第一件装入工作篮的材料开始清理。事实上，只要你能够在一段比较合理的时间内，完成从一个末端到另一末端的整理工作，其结果是大同小异的。无论如何，你在短时间内可以没有遗漏地检阅全部的内容。然而如果你试图整理一大堆积压已久的电子邮件，恐怕你会发现，首先对付最后出现的邮件反而可以提高效率。这是由于所有的讨论中的头绪是一个一个相互叠加而累积起来的。
　　　　工作篮是一个处理问题的站点，而不是一个存储容器。
　　　　一次一项内容
　　　　也许你发现自己常常有这样一种倾向：拿起一份资料，当自己还未确定具体的处理措施时，你的眼睛又不由自主地落到下面的另一桩事情上，大脑也随之开了小差。也许第二项工作对你具有更强的吸引力，因为你对如何解决它胸有成竹，而对于手头上的这件事你一点也不感兴趣。这可是一个危险的信号：由于你把精力转移到下面一项更简单、更重要或者更有趣的事情，很可能你会把手头上的工作扔到一边，使它再次积压在你的办公桌上。
　　　　大多数人也希望能够立刻把工作篮中的一切内容统统倒出来，尽力搞定它们。尽管我本人非常理解人们这一急切愿望，但是，我还是始终提醒我的客户们：把所有的内容放回原处，除了最上面的一项。每次只强调一项内容，可以迫使你集中注意力作出判断。注意力是确保问题解决必不可少的条件。即使你的思考被迫中断，你处理的事情也不会再次陷入失控状态。
　　　　多重操作的例外
　　　　对于一次处理一件事这个原则，存在着一个难以捉摸的例外，某些人在作出决定前，的确需要转移一下工作的重心。当我注意到某人出现这种情况时，我就允许他在处理事物时，同时取出两件，有时是三件事。只有这样，选择行动方案的过程才会变得简单迅速。
　　　　请记住，多重操作是一个例外，而且，只有当你坚持遵循快速完成每一项任务的原则时才会奏效。此外，永远不要逃避那些超过一两分钟才能够作出的决定。
　　　　永远不再放回工作篮
　　　　你只有一条单程路线离开工作篮。尽管事实上，对事物仅仅只处理一次并非是一个好语音，但这条单程路线体现了那条古老的警言“处理一次”（handlethingsonce）的真实寓意。如果你照此办理，你就永远不会背负着一个清单，因为当你读到这个清单时，你即刻就将它们一一搞定了。这条建议的中心意图在于，根除一种不良习惯，即连续不断地从工作篮中取出任务，但却即不判定的性质，也不考虑下一步对策，只是把它们弃之一旁。因此，一条善意的忠告是：“当你第一次从工作篮中取出时，立刻判定它的实质以及处理方法，永远不要把它再次放回工作篮内。
　　　　加工处理的关键性问题：“下一步行动是什么？”
　　　　你已经领悟了要点，每一次你只会对付一项任务。此外，你还将针对每一个任务作出果断的决定。听起来似乎轻而易举，但这要求你必须想得又快又准。在大多数的情况下，行动方案需要反复斟酌，因此，你必须作出判断。
　　　　例如，第一项任务是：是否需要你与某人通一个电话？填写一张表格？从因特网上下载某些信息？去商店采购？同你的秘书谈一谈？给你的老板发一封电子邮件？如果存在行动的可能，那么，这项任务独特而确切的本质将界定下一步行动可能的几种选择。然而，如果“确实没有什么可以采取的行动”，又应该怎么办呢？
　　　　就像是一只在一个挤满了裸体的账篷中的蚊子，我清楚自己想要做什么，但是却不知道从哪里下手。
　　　　――斯蒂芬。贝恩
　　　　如果不需要采取对策时，又应该怎么办呢？
　　　　很可能的是，你的工作篮中存在着一些不需要采取行动的任务。在这种情况下，一般有三种情况：
　　　　1、垃圾
　　　　2、待孵化的项目
　　　　3、参考资料
　　　　垃圾
　　　　如果一直采纳了我的建议，你必然已经淘汰了一大堆的东西，同样的，你还可能已经把堆积如山的资料存入了“工作篮”，这其中也包括那些你不再需要的资料。因此，当你动手开始处理时，如果发现工作篮中仍然存有大师的废物，不要感到惊讶。
　　　　处理你生活中的一切事物，将令你对自己的每一步行动做到心知肚明，同时，也对不应之举一清二楚。我培训过一位基金组织的负责人，他发现自己居然积累了太多的电子邮件（上千封），而事实上他不打算回复。他告诉我，在采取了我介绍的方法后，他把那些长期以来未尽的事宜，都一项项的步入了健康的轨道。
　　　　有时，恐怕你将面临这样的问题：是否需要保存某个资料以备清查。对付这种情况，我有两种方法：
　　　　1、扔掉它
　　　　2、保存它
　　　　这完全由你来决定。我认为，无论那一种方法都是不错的，你只用信赖自己的直觉，并且对工作空间保持一种理智的认识，大多数人对此忧心忡忡，这是因为他们从前的管理系统功效低下，而且界线模糊不清。如果你能够清楚地办公室参考资料、供应品与所需要采取的行动之间的界线，同时还拥有一个简洁易行的参考资料管理系统，你就可以轻松自如地保存尽可能多的资料。既然没有采取行动的必要，这也仅仅只是一个物理空间和后勤管理的问题啦。
　　　　归档专家们可以在这方面提供更多更详细的指导，此外，你的会计师也可以提供有关刻录保留的时间表，明确告诉你各种类型的文件需要保存的时限。我建议你对任务是否具有可操作性进行明确的界定。一旦搞清楚某项工作不需要采取任何措施，那就存在许多种可以选择的余地。
　　　　孵化
　　　　在你的工作篮中大概存在这样的情况，你会对自己说：“目前没有什么可做的，但是，也许今后会有。”这样的例子有“
　　　　·一个宣传小册子，通告与一位客座演讲者的一次商务早餐会