21世纪网络生存术 作者:姜奇平-第12章
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凯当塞公司的全球销售业务部主任赫伯特称，〃人们通常习惯于销售代表以一对一的方式直接进行销售联络工作，这需要依靠个人的关系网，而这种关系网需要相当长的时间才能建立起来。〃凯当塞公司很清楚这种不正规的工作程序对于一个每年新增40个销售代表的企业来说是不可能收到效果的。为了取得成功，遍布世界各地的销售人员需要得到稳定可靠的信息，而这些销售人员又缺乏为获得这种信息所需要的个人关系网。
对布斯阿兰和汉弥尔顿公司来说，客户希望公司的咨询小组成员能够提供该整个企业的最佳信息和技能知识。50年前，这意味着只需利用互相了解各自经验和技能的少数本地咨询员所具备的技能和知识。到了90年代，由于地域上相距遥远，又因为各个咨询员缺乏专门的知识，加之企业雇员数量的激增，使得消息和信息的查找和利用变成了一个企业面临的巨大挑战。布斯阿兰和汉弥尔顿公司的负责官员称，该公司面临的挑战是以〃一次性购物〃那样的方式，为咨询者提供他们在书写建议书、执行一项任务或者书写一篇文章或报告时需要的一切信息。
企业文化环境也对信息共享提出了挑战。在竞争激烈的咨询界，将自己的信息提供给其他人，或者承认别人拥有的信息或技能比自己好，这是很困难的。布斯阿兰和汉弥尔顿公司不仅要使它遍布世界的雇员能够及时而合算地共享他们需要的信息，而且要使这种信息共享有助于该公司建立更便于协作和支持小组工作的文化环境。而对西利康图形公司来说，公司的迅速壮大，加之业界竞争的加剧，使得西利康图形感到迫切需要迅速开发新产品，并为遍布世界各地的销售人员提供有关这些产品的最新信息。西利康图形公司的许多职员比一般企业的计算机用户有着更加特殊的需求。西利康图形公司的产品特性，需要一种标准化的手段来访问新闻组、基于表格的应用程序和多媒体数据，而这些东西应能从不同的系统和平台以及公司中的任何地方来加以利用。在不适宜大量传送E…mail而希望以小组的形式查找相应的信息的文化环境中，西利康图形公司认识到它需要一种统一的方法，供它的雇员根据自己的需求来访问这些信息。
西利康图形公司的持续发展对公司内许多机构的咨询提出了新的挑战，尤其是它的采购部，由于钢笔和纸张等物品用量的增加，它们的采购申请量上升了90％。当Ben Gardner开始接管企业采购服务部时，该公司面临的抉择是，究竟是增加更多的采购专业人员，还是改进它的采购程序。
这些问题也许你今天还遇不到，但请你相信，美国公司今天遇到的问题，很可能就是你明天将要遇到的问题。不要等别人把金矿挖完了再赶去淘金。归纳起来，企业的种种压力来自以下方面：首先是外部压力：
●产品周期缩短；
●成本压力增加；
●质量要求与客户服务要求增加；
●市场变化加快；
●新的工作方式不断出现。
要应付上述各种挑战，公司必须进行全面策划，加强与扩大公司内部、公司与合作伙伴以及公司与市场之间的通信。其次是内部压力：公司必须加强内部的信息传递以提高工作效率，让职工能够及时、准确获得所需的信息。由于竞争日趋剧烈，传统的发放印刷资料的方法已不能满足要求，无法保证职工收到的正好是需要的信息，无法保证职工获得最新的资料，也无法让职工了解某些重要文件的细节以及哪些内容已变动、哪些目前仍然有效。在有些情况下，当资料到达使用人手中的时候，内容已经过时，造成了人力与工时的损失。企业网正是从对这些挑战的回应中发展起来的。
企业网能帮你一招致胜吗：它的应战招数
一个企业网为了应对上述挑战，最简单地说，需要解决以下问题：
●按需要及时发送信息；
●保证信息最新、正确与有效；
●保证有关信息能放在单个信息源；
●允许平常维护与准备原始信息的人来维护信息。
我们假设一个公司有500人，分布在10个不同的办公地点，他们需要及时了解公司事件、政策、人事等方面的最新动态，还有一些必备资料，如电话簿、产品规格和价格信息等。
一旦有事，若只是使用现有的技术，公司不能保证所有工作人员都能得到他们所想要的东西。而且如果每次情况变化都要重新印制有关资料，既花钱，又不及时。
同样，花在准备、排版、印刷、分发及邮递这些资料的费用，它们所带来的劳力支出和日常开支，如果再加上职员花在核实该手册提供的信息上的支出，那开支相当大。
如今公司内部通信已经越来越重要了。通信一增多，本来就够忙的职员没有那么多时间在杂乱的小册子中找到它所要的正确价格或产品介绍。而在商业竞争中，及时获取精确信息，是至关重要的。经常有这种情况，由于信息马上就要用，而不知放在哪里了，手头一时找不着，只好“拍脑头”、“大概其”，用降低信息精度、降低工作质量的办法来对付。
这些问题通过企业网可以得到有效解决。比如，你忘记了小张汇报过的，上次去上海与客户谈判做过哪些承诺。你只要键入小张的名字、“上海”等几个主题词，企业网会替你迅速查找到目标。
BOB：“我家也有实行内联网的必要：上次大大说，期中考试考好了，要带我去世界公园玩，现在他全忘记了。”
一般来说，企业网都具有以下功能：
●发布内部文件
将公司内部的一些文件，包括日常新闻、年度报告、公司机构、价目表格、产品信息、有关文件，以及与职工切身利益相关的信息，例如福利条例、股份购买政策、职责范围等，通过内联网发送给全体职工。人事部门的工作人员可以从日常繁琐的重复性工作中解放出来，去考虑更重要的问题。
●提供最新教材
培训部门最棘手的问题是需要不断更新教材，使培训内容能及时适应产品、销售与市场的变化。内联网上的内部蛛网服务器妥善地解决了这个问题，它可为职工提供包括声音与影视信息的最新教材，而且职工可根据本人条件掌握培训进度。例如，新来的销售人员也许想学习一下培训教材中的〃整套系统销售〃部分，他只要按动键钮，敲击鼠标，就可以通过荧光屏接受培训，无需教室，也无需老师。
●及时提供行销资料
市场部门必须为销售部门提供各种所需的资料，包括产品演示节目、定价单、目录、产品说明、销售指南、竞争对手、订单格式等等。但是在行销过程中有时会出现一些紧急情况，销售人员需要从公司获得新的资料。例如，远东的代理要求为当地的一位客户做产品演示，有些资料需要从公司总部索取。利用内联网，这位代理就可以方便地从总部的蛛网服务器下载所需的资料。销售人员可以利用携带的笔记本计算机，在需要时及时通过内联网获得所需资料。由于能及时访问内联网，大大节省了时间，降低了费用，消除了在销售的紧急关头向外地寄照片、邮快件等手忙脚乱的局面。
●向代理商发布信息
为了管理好分布在地区的代理商，需要让每个代理商都能及时获得有关新产品发布、价格变更以及产品升级的准确信息。通常采用邮寄方式，效率很低。一种解决的办法是将有关资料放在内部蛛网服务器，这些资料只有受权的代理商才能获取。只要按动按键，代理就能立即获得最新的信息，包括产品说明以及彩色照片。这样，所有代理商都能统一报价，不出差错。
●内部通信
内联网中的电子邮件为单位内部的通信提供了一种极其方便的手段。目前，互联网上的电子邮件虽然用得很普遍，但使用起来仍然不很方便。内联网上的电子邮件产品将会使电子邮件的制作过程更为简单，可以很方便地在邮件上附以文件、声音、图像和其它多媒体信息。这种电子邮件将成为单位内部的一种标准通信方式。一般的通信实际上只局限于个人与个人或者个人与小组。随着蛛网技术的发展，已经有一些合适的工具，可用来实现单…多通信，而用传统的邮件来进行这类通信是非常麻烦的。
●软件发布
单位内的管理部门可用内联网向内部网络的用户发布软件，并按需要及时改进。尤其是像Java这类新技术的应用不断扩大，这种分布方式更能带来极大效益。
上面这个图显示了公司心目中期待的企业网的用途，它与我们上面所说是吻合的。
网络促进企业的重组和转型
你如果能从每一个细小的环节上感受到时代的脉膊，你就扼住了命运的喉咙。传统管理信息系统（MIS）的不足主要有以下几点：
（1）只能按开发时确定的思路和流程处理信息，极端缺乏弹性，严重限制了信息资源开发的深度和利用的广度，也使使用者深感不便。
（2）信息的流向基本是由下向上单向流动，下层只为上层提供信息，而很少能够得到来自上层的信息以及综合信息。一方面限制了企业上层通过管理信息系统发布信息、履行管理或指挥职能的活动，另一方面挫伤了下层使用管理信息系统的积极性，这对管理信息系统的长期发展是极为不利的。
（3）信息内容与形式过于单一。由于管理信息系统是按单项业务系统开发的，并且不同系统的开发方式以及对于开发规范的遵从程度都有所不同，使得系统间存在很强的封闭性，一个系统仅涉及本业务的信息，且不易与其他系统交换信息，管理信息系统的作用始终没有突破事务处理的范围。系统大多以单纯的字符和数字形式表示信息，格式单调。一方面使用者要通过多个界面不同的管理信息系统系统，才能获得相对完整的信息；另一方面，使用者不得不严格依照既定格式获取信息。这与互联网流行的界面单一、操作简便、形式多样而内容丰富的信息获取技术是格格不入的。
（4）在管理信息系统建立过程中，无论怎样强调合理改造传统手工系统，实际上所有的管理信息系统都在不同程度上模拟手工系统的数据处理流程。从管理信息系统系统信息的梯级流动关系上就可以看出这一点。信息应用的目的就是要彻底改革传统信息的处理和传递方式，从而改组企业的管理组织结构，而传统管理信息系统很难做到这一点。正如耐克斯特计算机总裁斯蒂文·卓布所说：“内联网在公司内部引发了天翻地覆的变化。”
内联网给企业带来了什么呢？
●公司内部的信息交流
1993年秋季，波音公司建立了自己的内联网。当时万维网还处在应用初期，但是波音的〃蛛网大师〃着眼于未来，看到了这一允许员工方便地共享信息、但并不昂贵的网络将会带来的一切。两年以后，波音公司的蛛网已有300个服务器，20，000名用户。至1995年底，可以允许至少波音公司在美国本土96，000雇员中的80％访问公司的内联网。允许员工方便地共享信息，使员工获得了比不采用企业网时更多的资源，最终受益的是公司。
内部网
