财会革命-会计电算化-第23章
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在会计电算化实践中，对现金凭证采用“消号单”是一种很好的方法。
这种方法是审核员对记帐凭证审核无误后，用打号机在凭证上打号，并在消
号单上将这一编号的凭证消掉，出纳员进行收付款业务。制证、审核、出纳
形成一条龙的工作流程，三者缺一不做凭证，这样可以保证制出的凭证不出
门。不然，制出的凭证如果被经办人带走，特别是将编过号的凭证带走，将
使输入记帐凭证的工作不能进行。因为电子计算机要自动识别凭证编号，中
间出现记帐凭证漏号的现象，自然要影响记帐凭证的输入工作。
2。记帐凭证的传递交接
会计电算化核算形式与手工核算形式在记帐凭证的传递上有很大区
别。会计电算化形式的凭证传递，是垂直的传递过程，即“出纳号→微机管
理员→帐务管理员→档案管理员”流水线，从而为记帐凭证的交接提供了便
利条件。为完善记帐凭证的交接手续，很有必要建立一些相关制度。
□会计帐簿的管理1。“帐簿管理表”的设计与使用
“帐簿管理表”包括会计帐簿的启用、会计帐薄及帐页的交接、会计帐
簿的审核结果等管理内容。此表可以反映会计帐簿的启用、交接和审核过程，
可代替传统的“帐簿启用表”。
2。会计帐簿的交接
会计电算化会计帐簿的交接不仅包括了原来手工核算形式下交接的全
部内容，而且引入了一个更重要、更频繁的交接内容，即微机管理员每月将
打印出的帐页交档案管理员，这一交接是建立帐簿、帐簿管理、帐务管理的
起点和基础，通过“帐簿管理表”来实现。
微机管理员每月底将打印的各帐户帐页交档案管理员之前，要统计出各
帐户帐页的页数，并将其填入帐簿管理表”总页数”一栏中，同时将交接的
时间及签章也填写在相应的栏目下。档案管理员在验收帐页页数无误并将其
装订至帐簿后，应在其帐簿管理表上签章。帐务管理员应将计算机输出的上
月帐页装入帐簿之后，尽快对上月的帐务处理进行审核，并将其审核的结果
填入帐簿管理表相应的栏目下。
3。现金日记帐及银行存款日记帐的交接会计电算化核算系统不仅可以
实现每天打印日记帐，而且可以按月连续打印日记帐。微机管理员必须将当
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天的记帐凭证输入微机，经校对无误后，打印出现金及银行存款日记帐，并
将日记帐交出纳员，出纳员将现金日记帐中的余额与库存现金进行核对。
4。帐务管理
会计电算化会计帐簿的审核、分析是帐务管理的大部分工作，必须注意
以下几方面：
（1）将全部帐户的会计帐簿一一落实到人，每人应对自己负责的会计
帐簿及时地、认真地进行审核。
（2）负责帐簿管理的人员应将上月帐页审核情况简要地填入帐簿管理
表并签章，如有问题还要另外编写审核情况说明书，并将其交财务主管。
（3）财务主管应对上月全部会计帐簿的审核情况进行落实。
（4）财务主管、帐务管理员及微机管理员应认真分析，查找会计帐簿
出现的问题，根据具体情况进行相应处理，并提出防范措施。
□财务计算机管理
会计核算电算化的深入发展，电子计算机在财务管理与会计核算中的地
位越发重要，电子计算机的管理质量在一定程度上决定了财务管理与会计核
算的质量。
财务计算机管理是通过建立，执行一系列财务计算机管理制度来实现，
这些制度主要有以下内容：
1。机房管理制度
（1）财务微机管理员必须对微机机房及其软硬件进行全面管理和维
护，以保证及时、准确地提供各种会计核算与管理资料，并有权监督对微机
的使用和维护。
（2）正常情况下，机房不得小于二台专用电子计算机，具备空调、不
间断电源、稳压设备及磁盘柜等辅助设备。
（3）设置主机、辅机运行方式：主机仅供本企业会计核算系统使用，
不得进行其他操作。辅机供应用新版本和微机管理员学习使用。
（4）应用系统提高后的版本，必须在辅机上试运行通过，并和主机的
原版本平行运行一个周期，确认无误后可转为正式运行的版本。
（5）主机硬盘上应删除操作格式化命令和硬盘恢复命令，以防误操作。
（6）无关人员不得进入机房。
（7）定期检测计算机病毒。
（8）经常保持机房内的清洁，各种设备布局合理，摆放整齐。
2。软盘管理及系统备份制度
（1）严格按照软盘的技术要求使用、保管软盘。
（2）在系统各子系统初始化数据变动之后应选择备份。帐务系统在期
末结帐时应正确备份，保证备份软盘和系统状态同步，每天输入完凭证后应
及时备份，以便使系统恢复时的工作量减至最低。
（3）重要的备份资料，如操作系统备份，系统程序备份和系统数据库
备份等均要建立文档资料，备份数量不得低于两套，且两套不得在同一地方
保存。
（4）对于长期保存的磁盘资料，一年至少复制一次，复制后应在辅机
上试运行并做好记录。
（5）系统的恢复应以硬盘复制命令备份的软盘为第一轮次的恢复软
盘，如恢复失败，才能启用系统功能备份的备份的软盘，这样在一定程序上
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可以更好保证数据的完整。
3。财务微机管理员职责
（1）微机管理员必须对计算机原理，操作系统等知识有基本了解和掌
握，具有掌握并熟练应用系统的能力。
（2）微机管理员必须在一定程度上掌握原始凭证的审核，记帐凭证的
编制与审核、各项会计核算及会计报表的编制等全过程的财务管理与会计核
算内容。
（3）微机管理员具有审核和监督记帐凭证的合法性、合理性、并从财
务基础工作和系统技术角度审核记帐凭证的权利，同时对记帐凭证的合法、
合理性和输入的正确性负一定责任。
（4）参与帐务系统、工资系统、固定资产系统、会计报表等系统的初
始化设计工作，负责以上初始化工作的设置，并从系统技术角度对初始化质
量负责。
（5）微机管理员负责及时、准确地输入记帐凭证，查询有关资料，打
印现金及银行存款日记帐，期末输出全部帐页及会计报表等工作。
（6）微机管理员负责机房软硬件的正常维护工作，做好有关资料的备
份工作和微机及系统档案资料的管理工作，并对机房中的全部设备和资料档
案的安全负责。
（7）微机管理员应根据微机系统软、硬件的技术要求和系统技术要求
出发，规范操作内容，养成良好的工作习惯，认真作好交接记录及重要的操
作记录。
（8）微机管理员不得经营现金、银行出纳工作。
4。机房档案资料管理制度
（1）建立计算机登记册。这部分内容包括计算机的主机参数、附属设
备、装机时间、应用的操作系统、运行情况及有关记录。
（2）建立系统登记册。内容包括先后应用系统的版本号、主要功能、
启动时间、存在问题解决方法，改进设想及改进方法实施等。
（3）意外情况记录制度。不论是计算机系统，操作系统，还是应用系
统操作时所出现的意外情况，事后均要整理出详尽的事件发生过程，原因处
理过程，处理结果等情况资料存档备查。
（4）凡是涉及到修改系统初始化的有关内容，均应按照严格的设计、
审核批准、微机操作的工作程序进行；严格职权范围，保证系统初始化的质
量，建立系统初始化资料档案，为以后工作提供方便。
（5）建立系统程序档案，根据系统功能现状、财务、审计等工作人员
均可要求增加、修改某些功能，并填写修改申请书、财务负责人审批签章后，
由微机维护人员进行修改，修改后的程序应先在辅机上试运行，待确认无误
后方可作为正式版本在主机上运行。事后应打印出修改后的程序清单，软盘
既要保存修改后程序又要保存原程序，最后编写修改总结并与申请书、程序
清单及程序软盘一起存档。
（6）有关系统帐页、报表等文件资料的档案管理，按上级主管部门规
定执行。重要文书资料既要建立、保存文字资料，同时还要建立保存磁盘文
件资料。
5。记帐凭证交接和系统操作记录制度
（1）制证人员必须依据国家有关法规、财务基础工作和系统技术要求
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审核原始凭证、编制记帐凭证，并及时交审核员审核。
（2）审核员应认真审核记帐凭证，审核无误后在记帐凭证上用打号机
打连续号码，并对现金凭证填写消号单；将编好号码的凭证交出纳员。
（3）出纳员每天按时将记帐凭证整理好，在《记帐凭证传递及系统操
作记录表》 （以下简称《交接表》）上填写凭证类型和起止凭证编号，并交
微机管理员。
（4）微机管理员将出纳员交来的记帐凭证与《交接表》所填份数进行
核对，验收无误后在 《交接表》上签章；及时将记录输入微机，并将打印出
的凭证清单交帐务管理员校对。
（5）帐务管理员收到记帐凭证清单，验收份数无误后，及时校对记帐
凭证与清单内容是否相符，如有不符的情况，应将其凭证编号填入《交接表》
有关栏目，并在凭证清单上更正，最后在《交接表》上签章。
（6）微机管理员根据帐务管理员反馈回来的信息，进行修改、汇总、
打印日记帐及其他操作，逐一记录并将现金、银行日记帐交出纳员。
（7）档案管理员将帐务管理员交来的凭证进行验收，确认无误后在《交
接表》上签章，并装订存档。
（8）为严格记帐凭证的审核，尽可能地减少编制、输入记帐凭证的差
错，实行逐级把关的责任制，即编制、审核、输入、校对各岗位的人员，除
对本岗位工作负主要责任外，对其以前工作流程的工作质量负一定的责任。
□会计电算化的形象化管理
会计电算化的形象化管理就是尽最大可能地使计算机系统形象化，消除
财务人员对电子计算机的神秘感。具体方法如下：
1。系统初始化的形象化管理
（1）帐务系统的科（栏）目形象化。
科（栏）目体系设进微型电子计算机以后，如果不加强形象化�
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