经理人笔记本-第7章
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业界的配合，才能顺利完成一项工作。
因此，从以往对公司的这种纵断式划分，已转变成亦有横断式划分的必
要。如此一来，住址录的内容自然也被迫有所改变。
“公私”、“字母”这种最普通的区分固然不错，但有时候人际关系和
工作内容具有横断性，所以倘若仍固执地沿用“公私”和“字母”的话，就
谈不上是好的住址录了。
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四、具体制作法
□首先制作住址本的总表
记事本的住址本，必定有某种资料作为基础以便制作。因此，这种基本
的资料，我们就称之为“原本”。
记事本的原本有第一次原本及第二次原本。
所谓第一次原本，是指收到的名片、贺年卡、结婚卡和搬家通知等未经
过自己动手加工的原始资料。因实际情况的需要而定，餐厅和咖啡店的火柴
盒也可以包括在内。
至于第二次原本，则是介于第一次原本与记事本住址栏之间的整理工
作。这时候，也有人使用文字处理机或电脑做姓名与住址的管理工作，然后
再配合需要将已经分类选择过的姓名与住址之资料带在身旁。这是老式记事
本的爱用者所喜欢的方法，而这种文字处理机和电脑的住址本，则属于第二
次原本。
第二次原本并不是使用OA器材者的专用特权。
任职于某单位的A先生，他则以卡片制作住址本原本。一个人使用一张
卡片，以住处的移动为中心，并记入结婚、生日、个人简历等内容。卡片式
原本，便具有可让人了解个人的婚姻、迁移、异动等资料的优点，也可体会
到OA器材所没有的“人情味”。
□移入记事本
如前所述，住址本所记载的内容，可由两项至七项不等。基于记事本的
有限空间和从原本转记过来的手续，因而必须决定要记入到怎样的程度。
若针对所有人的资料都记入前面所列举的七个项目中的话，那么空间必
然不够使用，而且花费的时间甚多，所以必须改换一种更有效率的方法。
因此，通讯录的记载方法大致可分为两种。
一种是只记入姓名和电话号码（包括传真机号码）两项的“电话本式”。
另一种则是加入地址，最少记入三个项目的“姓名住址本式”。因此，
记载七个项目的方法，可算是“姓名住址本式”。
我们的通讯录应是“电话本式”与“姓名住址本式”分开记载使用。
首先，在“电话本式”的登录方面，是以工作业务范围及个人情报为主。
业务上的联络，大多数以打电话为主，即使是互相预定约会也会事先以
电话联络。而遇到紧急状况发生时，若上面还写了密密麻麻的住址等资料，
反而有碍快速阅览与找寻的速度。基于此点，属于业务上的关系就采用“电
话本式”较便捷与实用。
至于可提供各种咨询与情报的各机关、医院、书店、餐饮店等，也以这
种方式记载即可。
另一方面，“姓名住址式”则是以朋友关系为主。由于逢年过节常常需
要寄风景明信片、年节贺卡等适时表达季节问候与关心，所以“住址本”必
须随时派上用场，因而也成了不可缺的基本资料。
至于我所利用的“老式日志”的住址本，在记录栏内并未设置姓名、住
址、电话号码的标志。因此我采取两种方式的混合使用法。由于它的上方是
由耐久性的合成塑胶纸制成，所以最适合作为住址本使用。
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五、活用OA住址本
□OA住址本的优缺点
利用文字处理机、电脑以及最近流行的电子记事本的住址本，即统称为
OA住址本。
它们的共同特征是，维护上较不花功夫。有需要时，只要叫出指示的项
目，加以修改、删除、加注必要的事项，更正后依然很干净，不留痕迹。
以下再列举除了维护方面以外的特征。
①使用文字处理机和电脑，较容易分类与选择。
②从文字处理机和电脑中列印下来的资料，可再依序记录在老式记事本
中。
③资料愈来愈多时，比使用纸张的记事本较容易查阅。
④电子记事本还可供携带。
然而，这种方便性高的OA住址本，也有其缺点。
①价格比纸张贵。
②资料不多时，使用上纸张的查阅反而比较快。
③没有电 （电池）一切就免谈。
④虽有携带型，但携带性仍不佳。
⑤电子记事本最多只能容纳500件，而纸制的记事本却没有数量的限
制。
⑥开始时的输入较麻烦。
□最好与手写住址本合用
使用PA16000型的电子电话本，具有住址本、备忘录、计算机等三项功
能。住址本的功能部分，最多可容纳370件。但可依输入的字数和备忘事项
的件数，而有相当大的差异。叫出（查阅）的方法有三：
1。依注音符号的顺序叫出 （输入时依注音符号顺序登录者）。
2。依笔划顺序叫出 （输入时依笔划顺序登录者）。
3。以特定的文字和缩写作为简码叫出。
在输入方法上须先费一番功夫，以后使用才比较方便。
1。业务上的关系只记电话号码。
2。各项目分别以记号代替。这是记事本的索引，也就是叫出资料的简码
或代码。例如与业务的有关者，就在名字 （公司名称）的后面输入一个等号
（＝）。
3。不想让别人查阅的部分，则输入只有自己知道的密码。
以我使用电子电话本的感想，只用一句话来形容，那就是“有趣”。
尤其是费了好大的劲才输入的资料，到某一天竟然突然消失了；因为得
换电池了，而使用期间约为半年。待修理时更吓了一跳，因为新电池只敷使
用70小时。当然这时输入的资料也全泡汤了。若要再使用的话，则必须重新
再输入。
自从遭遇此类事件后，我就让纸制的住址本与电子电话本的住址本并
用，感觉上似乎很浪费。而如今，电子电话本常被摆在备用的地位。
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六、牢记客户姓名
1。当你拿起一张包括你在内的团体照片时，你先看谁呢？毫无疑问，一
定先看自己。
当高考放榜时，你先找谁的姓名呢？不用说，当然先找自己的大名。
每当我们到风景区游览时，经常会发现有人在石头或树干上刻名留念。
为什么他们会有这种幼稚可笑的举动呢？因为他们希望别人知道他们，他们
希望“永远活在别人的心中”。
由于人类是最自私的动物，他们最关心的是自己，所以连带非常关心自
己的姓名。假如你能够尊重并牢记别人的姓名，就表示你在乎他。这非但能
建立良好的人际关系，而且对业务的拓展也大有帮助。
记忆人名除了心记外还要归功于常常动笔记在记事本子上。
（1）善用别人的姓名
原本对于钢铁一窍不通的安德鲁·卡耐基，如何成为举世闻名的钢铁大
王呢？他成功的秘诀就是：极为尊重别人的姓名。
10岁时，卡耐基无意间得到一只母兔子，不久，母兔就生下一窝小兔子。
可是，他的零用钱有限，确实没有足够的钱买食物来喂这一窝小兔子。于是，
他想出了一个点子，他告诉邻居的小朋友，只要他们肯拿食物来，他将用小
朋友的名字为小兔的名字。小朋友听了，立刻踊跃提供食物。这件事给卡耐
基极深刻的启示：人们非常在乎自己的姓名。
卡耐基长大成人后，有一次为了竞标太平洋铁路公司的卧车合约，与竞
争者布尔门铁路公司卯上了。双方为了得标，不断削价火拼，均已无利可图。
不久，卡耐基与布尔门都到纽约去见太平洋铁路公司的董事会，他们在
饭店门口巧遇了。卡耐基对布尔门说：“我们这不都在作贱自己吗？”布尔
门说：“你是指什么呢？”
卡耐基向布尔门陈述恶性竞争的坏处，并提议化解前嫌，彼此携手合作。
布尔门认为有点道理，可是仍旧无法全部接受。
布尔门突然问道：“假如我们合作的话，新公司要取什么名称好呢？”
卡耐基想起了童年养兔的往事，他断然回答：“当然要取‘布尔门卧车
公司’啦！”布尔门听了，顿时双眼发亮，两人很快就达成了合作协议。
又有一次，卡耐基在美国宾州匹兹堡盖了一家钢铁厂，专门生产铁轨。
当时，美国宾士维尼亚铁路公司是铁轨的大客户，而该铁路公司的董事长名
叫汤姆生。
卡耐基又想起兔子的故事，于是，他就把那家新盖的钢铁厂命名为“汤
姆生钢铁厂”。这样一来，汤姆生董事长要采购铁轨时，自然会优先考虑“汤
姆生钢铁厂”了。
卡耐基这一套“尊重别人姓名”的本事，使他无往不利，生意兴隆，最
后建立了他的钢铁王国。
（2）做牢记人名的高手
了解“尊重别人姓名”的重要与价值之后，进一步就得设法牢记别人的
姓名。
我们常听许多人说：“我就是记性很差，老是记不住别人的姓名。”或
是“我的记忆力不好，因此人跟名字就是对不上来”。
记别人的姓名很困难吗？雪佛兰通用汽车分公司的总经理巴布·兰德能
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记6000个人的姓名；台湾全华科技图书公司董事长詹仪正能记10000个人
名；美国前邮务总长杰姆能牢记50000个人名。
巴布·兰德能够牢记全美6000个以上的雪佛兰汽车经销商。在每一次的
经销商联谊会议里，他都能一一叫出每一位经销商的大名，并亲切跟他们寒
暄。他这种超乎常人的记人名本事，是他成功的原因之一。
全华科技图书公司是一家专门出版科学技术书籍的企业，该公司以台湾
全省的高工与专科学校为其主要推销对象。该公司董事长詹仪正为了拓展业
务，牢记了全省高工与专科学校约10000个教师的姓名。他的特殊才能，使
该公司业务兴隆。
杰姆10岁丧父。连小学都没读完，但他在46岁时，获得四所大学的荣
誉学位，并担任美国邮务总长。杰姆成功的秘决就在能牢记50000个人名。
这套特异本领，使他在1932年当选为民主党全国委员会主席，甚至把富兰克
林·罗斯福拥进白宫。他的所作所为给政治人物上了宝贵的一课——选举要
取胜，必须牢记选民的姓名。
或许你会说，巴布、詹仪正、杰姆都是特例，一般人做不到。其实记�
