杠杆思考术-第7章

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　　俯瞰“倒推”的方式，其优点在于目标设定明确。一旦设定明确的目标，确定在一定时间内要收获的成果，则会知道什么是非做不可的，“什么该做”、“什么不做也行”。而达到目标就是在这些必要的事情上付诸行动，并集中火力。重要的是，用少许的劳力得到丰硕的成果。

　　有人感叹工作时“纵使在做，也无法洞察先机”或“看不到结果”。这样的人就是用堆积的方式在工作。如果用俯瞰“倒推”的思考模式来做事的话，就会知道做事的目的、应该收获的成果，并为“对此该做什么”，而有所行动。由于不会去做无法收获成果的事，所以也不会累积压力。

　　要管理这种俯瞰“倒推”的日程安排表，月历是一个方便的工具。我使用的是能够记录一个月日程安排的A4纸张。我想，用记事本来管理日程安排的人也不少吧！但是，用记事本记录的日程安排实在太短了，只有“一个星期”、“两个星期”而已。

　　如果是月历的话，通常能掌握一个月的安排，而且能简单地确认之后几个月的预约。在目标日期上加上记号，倒推，把在各个阶段所分配的时间写上去。此外，如果还有空闲的话，也可以把其他的事项写上去。

　　此外，为了要管理每天细微的日程安排，让“PDA”和微软的“Outlook”一起联动，以一个月为单位来呈现，用A4纸打印出来。

　　在此，把自我投资的时间、任务、定期性的目标、其他的日程安排等写进去，然后事先做好间隔，同时把会议、约会等和人会

建立俯瞰倒推式的杠杆日程安排表（2）
　　面的预约也写进去。

　　像这样使用以一个月为单位的俯瞰“倒推”日程安排表，就有可能做到有效分配时间，并收获应得成果。

用俯瞰“倒推”的思考模式来决定任务
　　我用俯瞰“倒推”的方式来决定任务（工作、作业）。举例来说，在撰写本书时，需要进行讨论、检查原稿、校正等工作。我是作者，基本上我的工作是做到校正为止，之后就交给出版社负责。所以，校正就成了我所谓的目标。从当前俯瞰到目标，把握整体的流程，然后往前推算，决定什么时间做什么事。

　　例如，在某月某日必须做完校正，倒推，确定在某月某日检查原稿、在某月某日进行讨论。在明确了这些之后，今天的工作就能确定下来。又例如，在某月某日的讨论之前，必须阅读相关资料，如此一来，就能决定“今天该读的资料”和工作。总之，从整体往前推算，来决定今天的工作。

　　相反地，用堆积的方式来考虑并进行每天的工作、每周的工作时，就会变得浪费时间。所谓的“消费”并不像“投资”那样能持续到未来，而是在眼前稍纵即逝的。

　　有关时间管理的书必定都是建议大家制作“去做”表（ToDoList），如果用堆积的方式来制作的话，虽然能完成工作流程上的“去做”之类的工作。但是，你也会被工作逼得喘不过气来。

　　改变你的想法，首先俯瞰“倒推”，然后以此为基础，应该就可以制作出任务表吧！附带一提的是，我不把它叫做“去做”表，而是称为“任务”表。

　　“去做”（ToDo）是指“非做不可”，而“任务”（task）在字典上是表示“自发性承揽的工作”。这是主动和被动的差别。进一步来说，如果决定了人生想做的事，那么，其他的工作就不会浮现在脑海中。如果脑海中浮现出“这是办不到的”，或是“优先顺序在后的”工作，就表示目标还没有明确。

　　利用俯瞰来确定“该做的事”、“不做也可以的事”、“到什么时候必须产生成果”。

　　另外，我还用俯瞰“倒推”的思考模式做日程安排，那是在大学联考时，就是17岁的时候。

　　我所念的高中，在当时几乎没有人能应届考进大学。我在高三的春天之前也是每天玩乐，不去想升学的事。考试成绩总是倒数几名。由于成绩排名在后，所以，进大学甚至应届考上大学对我而言，可以说是痴人说梦。

　　然而，在五·一黄金周前，我突然改变想法想考进大学。当时距离隔年2月份的考试还剩下9个月。我感觉到“如果不往前推算的话，就会来不及”。因此，为了最有效地活用这9个月，并通过大学联考，想出了用月历俯瞰“倒推”的日程安排方式。

　　纵然是同一个工作，其完成期限是今天或一个小时之内都很重要，为了收获成果，你都不得不尽量集中火力在重点上。

　　虽然这种说法很极端，但是如果没有期限的话，所做的事情就会没有止境，永远持续下去。也就是说，剩下的时间不管是1个小时还是5个小时，都不代表成果会变成5倍。

　　这样一来，收获成果所花费的劳力和时间就变得模糊不清。而如今的社会变成了知识劳动社会，所以选择力是必要的能力。要具备选择力，就必须有时间限制。

　　例如在制作资料上，如果没有设定时间限制，则工作就会永远持续下去。为了讲究版面漂亮而持续增加照片、图表等，以至于时间悄然流逝，这就是不加以选择的做事方法。

时间的例行化
　　还有一个时间投资的方法是，分配时间，谋求时间的例行化。这是不虚度时光的做法。重点在于，不要马上有所行动，而是要先把时间投资在建构上。

　　以打高尔夫球来说，你知道预击流程（Pre…shotroutine）吧！就是将高尔夫球的挥杆或棒球的打击之前所进行的一连串确定好的动作程序制式化。

　　比如在“武士”打法上，钤木一郎（ICHIRO）在打击区的动作尤其著名。据说，钤木一郎经常利用一定的节奏来练习，这是他成为高手的主要原因。

　　预击流程的好处在于，通过经常进行一定的动作程序练习，就能稳定挥杆或打击。当你用心把节奏固定下来时，就不会因杂念而分心。靠着像呼吸那样自然的预击流程，你就能好好地暗示自己：“之后只要好好挥棒就行了。”

　　在这样的感觉下，靠着习惯化，而使行为在几乎没有意识的情况下发生改变。

　　以此作为一个架构来进行时间的分配。如果从投资的角度来想，时间的分配就好比资产配置一样。而这个“资产配置”就是以“不断避开风险，获取稳定的利益”为目的，决定各种资产应该在什么比率下投资，也就是把所运用的资产，区分为“国内股票”、“国内债券”、“海外股票”、“不动产”、“现金”等类型，并确定如何分配比率。

　　配置的时候，首先要目的明确，在目的明确的情况下，进行配置。如果以时间分配的情况来考量的话，那就是要在课题、目的都明确的情况下，决定时间的分配。也就是说，必须具备和投资一样的意识形态。

　　多亏有时间的分配，才能没有杂念的将注意力集中在行动上，并以平常心，让自己的实力正常发挥。请大家回忆一下，学生时代的时间分配也应该具有这样的效果。

　　在语文课时，大家能集中注意力；接下来的数学课，大家也能集中注意力。但如果没有时间分配，就会把时间花在烦恼“该念什么”上，这就是在明显地浪费时间，而且时间的使用方式也容易变得零零散散。也就是说，如果哪天心情好，就会一整天都在努力学习语文，而导致数学什么都没做。

　　这样一来，就没办法谋求努力读书的效率。但借着时间的分配，你就能从“接下来要做什么呢？”这种无谓的考虑中获得解放。

　　做时间的分配就是时间配置，这和资产配置一样。就和考虑如何使用手边的金钱一样，考虑如何配置自己的24小时。举例来说，学习时间花几小时、建构人脉花几小时、和家人在一起花几小时等等。

　　时间一旦逝去，就绝对无法挽回。由于它不像金钱一样可以储蓄，所以对于时间的用法，应具备比金钱观更强烈的意识，这点是很重要的。

以自我投资为主的时间分配表（1）
　　学会做时间分配之前，我的行动是配合已经确定的会面约定来进行的。于是，我无法控制的时间增多起来，不得不错开预定时间，工作到半夜，这种情形也不少，并且无法去做自己想做的事情，例如，没有时间去健身房、无法和人碰面等。

　　如果能够善加分析自己的时间的话，纵使觉得预定排得满满的，实际上也能有多余的时间。知道有多少时间能做事，这就是“任务（task）”的时间。

　　接着，从这两个要素来决定时间的分配。把一整天的时间例行化，借此，减少浪费的时间，做事也会变得有效率，并产生新的时间。即使是上班族也能做时间分配。举例来说，一个朝九晚五的人，在早上确定的时间里，也能读上1小时的商业书。如果事先编入预定中，不就可以去健身房了吗？

　　早上的时间姑且不论，在工作时间里也有无法自我控制的部分吧！例如，突然加进来的会面约定、奉命出席突发性的会议、庞杂的工作必须加班到很晚等。

　　所以说，这是不理解有效率的时间使用法。如此一来，便陷入思考停滞状态，永远被时间支配。下工夫应该持续进行，也就是说，在一定时间内把事情做好的、有效率的做法，是不断摸索出来的。因自己无法控制而不去做，这种想法是站不住脚的。

　　我把时间的用法分为四大类。

　　一是自我投资，即“输入”的时间。对我而言，就是指与人会面的时间、读书的时间等。二是“输出”的时间。三是吃饭、睡觉等“生活”的时间。四是“私人”的时间。接下来，把一天24小时分配在这四大类别中。

　　举例来说，我现在以如次页图表所示的时间分配来度过一天。为了给读者参考，我也揭露了我还是上班族时的时间分配。

　　一周内，星期一下午3点到6点是公司的经营会议，把它扣掉；星期三晚上8点到9点去游泳，也把它扣掉。除此之外的每一天都按照时间分配来进行。

　　此外，星期六、日作为私人时间。严格来说，就是做一些可以完全自己掌握时间的事情。例如，读书、写稿、想点子等。

　　这是可以随时开始、随时结束的事情；而如果排入自己完全无法掌控时间的事情，例如会议、会面约定等，那么，就会影响和家人相处的时间。

　　我平时排入了自己无法掌控的约定，而在星期六、日则排入能够自我掌控的事情。如此一来，星期六、日在家也可以做事，而且还能陪伴家人度过私人时间。这两者之间取得平衡是非常重要的。

　　如果像这样分配时间的话，那么考虑的方向就会从“做这件事要花几个小时”转变成“在这段时间内做这件事”。

　　反过来说，如是没有时间分配，就会完全把时间花在当天所要完成的事情上。实际上，我分配每天工作的时间是下午2点到7点这5个小时。在这段时间里，有效率地做事，把其他的时间分配在“输入”的投资时间上。

　　在某种程度上，试着去做时间分配的话，就可以重新检讨自己是如何使用时间的。分析自我时间的用法，把有意义的事和没意义的事加以区分，停止去做没意义的事，就可以减少时间的损失。