第三单元哈佛经理的能力-第18章

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任何一种工作都有开头和结尾，尤其在专题式收集资料的情况下，更要有“截稿”的意识，　
才能有效率地赶上工作进度。一般地，收集资料时应制定合理的计划，不管是专题式资料或长期的收集，都要有阶段性的处理，大概分三个步骤：　
1。　设定“产品”类型　
如果是长期的资料收集工作，管理者要确定未来资料建档的内容和形式；如果是专题式的资料收集，更要考虑将来要使用这些资料的方法，即要先决定最终“产品”的面貌：　


　（1）是以口头说明还是书面报告报出结果？　
　（2）报告书用手写就可以；　
　（3）报告书必须打字处理吗？　
　（4）是否要将报告书交付印刷厂印成册子？　
　（5）有无附加照片、幻灯片、录像带等影像资料的必要？　
2。　合理调配时间、人才和经费　
最简单的资料收集方法，就是打电话向有关人士请教，而到图书馆带资料、到书店买书则是可以立刻行动的方式。也有人投入大笔财力和人力，在海内外各地大量地收集信息。要采用什么方式，单凭个人或团体的需要和财力而定，没有任何硬性的规定。　
3。　进行“工作过程管理”　
一个单位如何制定合适的时间表来进行进度管理是让管理者头痛的难题。根据工作经验，设定期限是进度管理的首要之务。　
　（1）要判断准备收集的资料是否充足；　
　（2）要专人负责，明确分工；　
　（3）要清楚显示每个人的工作进度，并考核其是否已经完成。把这张表输入电脑，然后打印出来，利用各种符号注明不同的工作进度，有变化时，再用电脑修正进度情况。有了这张一览表，每个人的工作量就一目了然，可做为核算工资的参考。　


□　收集原则　
收集资料时，即使是个人的工作，也应该有一套工作规则。一旦开始收集，就会发现大量繁杂的、各式各样的和规格不一的资料有如潮水般地四处涌现，尤其以小组形式进行工作时，到手的资料更是混淆不清。这时，工作规则是能处理这种混乱状况的唯一工具。　
统一格式是制定工作规则的主要内容，在分工越来越细的现代工作中，只有统一格式，才能同时发挥专业分工和综合表现这两种优势。一般地，统一格式可从下列四个方面着手：　
1。　统一内容规格　
根据经验，内容规格的设定最好能用文字逐条描述和记录，空口说明的效力是会逐渐消失的，白纸黑字才能存证。　
2。　统一用纸规格　
任何资料收集工作到最后都要以纸面处理收场，不管处理资料的机会再多、再进步，没有纸面资料协助，还是很难进行处理。在八十年代办公自动化热潮刚起的时候，很多人都宣告纸类将从此在办公室消失，自动化机器将取代纸类成为办公室的新宠。事实上，文字处理机和个人电脑果然成为新宠。但这些机器吞吐的纸量，却如洪水一般淹没办公室。　
要混合处理A、B两型纸规格是很麻烦的，就算放在同一尺寸的档案夹或书柜里，也会参差不齐，所以保存性的书面资料还是统一用A型纸比较容易处理。总之，开始工作前，一定要先决定用纸尺寸的统一，最理想的规格当然是A？4，不过，还是要根依工作需要而定。无论如何，统一用纸规格一定要以提高工作效率为原则，不能反客为主。　
3。　统一机器制造资料的规格　
不管资料的形式有多少种，在进行收集时总要选用一种媒体来记录。“听人讲话”也是一种方法，但是“脑”这种媒体的正确度和记录长度不但有限而且可疑，所以人们才发明文字笔　
记的方式；而最近几年打破传统文字媒体形式的工具是电子信息记录媒体。最先成为电子信息记录机的明星分别是录音机、个人电脑、文字处理机、录像机等。虽然各种不同功能、机型的新记录器陆续上场，但这些正在发展中的媒体还无法转换互用，在规格上更不统一，所以在开始收集资料时，也要选择电子媒体的规格。此外，因为各媒体优劣各异、各有长处，所以一旦决定了某一种电子媒体，就要有一用到底的决心，不要在中途任意转换。譬如说现在有人用VHS尺寸的带子作取材工具，也有人用8cm录像带记录资料，如果两者混用，在整体上会出现大的混乱。　
同样地，如果资料收集是由工作小组共同完成，那么大家使用不同的电脑规格处理信息、存入碟片，以致最后转存资料库时，一定会发生极大困难。所以收集前的规格统一整理，恐怕要多花一些时间考虑和设计。　
4。　收集到的资料最好是原始文件　
资料和任何传闻、谣言一样，只要经过人手，一定多少会变质，产生“以讹传讹”的效果。　
即使是处理同一件事情的不同报道，文章中理应相同的关键处也会出现差异，这也是管理者每天要看好几份报纸的原因。因此，在收集、引用文献和参考资料时，一定要调出原始文件，千万不要引用“别人的引用文”。虽然这样会很麻烦，但却是收集和使用资料的重要原则误用二手资料的后果都相当的严重。因此，在收集资料时，一定要找到最原始的来源，即使找不到原件，也要了解情况，确认事实。　

二、信息收集要术　
□　信息收集的目的　
1。整理的目的在于缩短“检索时间”　
简单地说，“整理”是以缩短“检索时间”为宗旨，以提高效率为目的。“检索时间”是什么意思呢？其实它原来是电脑的专用名词，指：从查询、搜索直到获得资料的整个过程中所花费的时间。比如当你在写稿时，遇到不会写的字时，从离开书桌拿字典、到翻开字典找到你要的词汇，其间所花费的时间，便可用“检索时间”来称呼。如果仅仅为了书架外观的整洁漂亮，而在整理时，以书的大小来分类，外表上看起来也许很美观，可是当你想要找到所需要的资料时，却要颇费一番周折。反之，不以大小为分类标准，而以种类来编排的书架，虽然外表看起来凹凸不平，十分凌乱；但以“检索目的”的观点来看，却能发挥书架的真正效用，达到事半功倍的效果。　
2。　信息整理要以“个人需求”为中心　
为“个人”而作的信息整理，不必考虑他人的立场，只要自己方便使用，不管别人的看法如何，这样就是最好的整理方法。例如：百科全书的封面，原本是为了美观和收藏而设计的，如果你把它全部去掉，做为自己的枕头，而且将整套书放在容易看见的地方，甚至在书架上划上每一本书的固定位置，这是很好的做法。当然，在客厅的书架或壁炉上放套百科全书，是再好不过的装饰品了。实在不该这样地对待百科全书，但是，如果站在百科全书的本意上，你的作法才真的是“物尽其用”。毕竟，需要百科全书时，总能以最短的时间取得想要的资料。　
在信息整理上，一旦顾虑太多，就无法发挥功效。在整理时，必须以“自我需求”为原则，　
并且以缩短检索时间为目的，如此才能设计出一套适合自己的整理方法。但是，费心所设计出的整理方法，即使未参杂其它的因素，实行后，却发现所需的检索时间要比整理前更长。因此，这一套整理方法就要重新再研究了。　
3。　开始收集信息时，不要希望有“完美品”的出现　
信息整理力求简化是最好的方法。剪报时，看到认为需要的部分，就立刻撕下来，然后把剪报贴在活页纸上，等累积到某种程度后，再考虑重新分类整理。刚开始，应先考虑“什么样的信息比较适合自己？”等因素，然后订出收集的标准，还要腾出宝贵的时间去完成它。可是，如果最后发现离“完美品”还有一大段距离时，就会十分泄气。　
奉劝各位管理者，先经过一段时间的收集，再整理这些信息，千万不要以为“这是完美的信息”。毕竟，在信息整理中，“完美”是无法达到的境界。事实上，如果有“为了获得周详　
的信息整理而投入过多的时间的人，简直是傻瓜”的认同心理，再做信息整理时，大多能得　
心应手，事半功倍。而且熟能生巧，渐渐地也更能有效率地整理信息了。不断地改进之后，　
必能设计出最佳的整理方法，在不同情况下加以应用，发挥它的功效。例如，为了能高效地整理繁杂业务，你绞尽脑汁，设计出一位得力助手——“信息检索秘书”，它使你在工作时能迅速获得你所需要的信息。　
4。　信息收集以“完成目的”为出发点　
　“信息检索秘书”是根据实际需要设计的。在收集各类信息时，要有严谨认真的态度。信息收集也要讲求“轻重缓急”，没有完成目的的意识，收集的信息就不具有任何意义。　
5。　信息收集的标准　
　“宁短毋缺”的收集方法能使你获得一大堆的资料。但是，这是相当不明智的方法。为什么呢？这种象脱缰的野马似地收集信息，光整理就得花费很长的时间，别说“使用”了。“请　
勿不停地贮存信息，断然决定资料的取舍，更是一种智慧。”相信很多经验丰富的人都会强　
调这项原则。取舍的标准是一门大学问。收集信息时，“取舍标准”是一件十分困难的事，往往会在收集信息时造成心理阻碍。所以建议管理者不要实行“去舍标准”，而实行“采用标准”。一般人都有“获得容易丢弃难”的心理障碍，实行“采用标准”，就更能符合一般人的心理状态。不过，“采用标准”的重点，并非一开始就使用，而是资料收集到某一程度后，再根据“为何这样做”而实行“采用标准”，这时资料收集就具有实用性了。　
信息收集和整理，都以“自我目的”为前提。每隔一段时间，就得做这种“目的意识”的分类，然后再以“采用标准”整理所需的资料，如此绝不会产生资料取舍的困扰。完成资料的收集，由于取舍标准不一，不能及时利用“采用标准”，这只是具有收集意识，尚称不上有效率地整理资料。　

□　信息收集的特征　
信息有如生物，随时随地衍生和扩大；尤其对现代人来说，信息的无边，就如巨大的海洋。管理者每天拿到的早、晚报，加起来的字数那么多；坐在汽车里看到的是广告；公司里公文、电话、商业资料如潮水般流过双手；休息时看到听到的尽是书本、杂志、电视节目、广播录像带厖连一本新的电脑手册都是信息家族的一员。这些数之不尽的资料似乎足以将人淹没，但实际上，一直认为与工作无关的资料大都能可以过眼即丢，想要在信息社会里过健康生活，除了大胆取舍外实无他法。　
不管是何等重要的资料，如果仅保持刚拿到手的形式，一定会因表现方式和媒体的不同，而无法归纳和应用。未经整理的资料是无法提高工作效率的。　
1。　工作效率化　
许多人在初尝资料整理术的甜头时，不禁喜上眉梢，而这种快感逐渐使很多人将资料　
整理视为嗜好而乐此不疲。当然人人有不同的嗜好，但是不能错将嗜好当工作，否则很容易又回到浪费精力和无意义的原点上。　
有很多人无限制地剪报、贴报、建档，这完全是嗜好。对工作来说，资料整理只要能够做到需要时就能找到必要的资料就行。也许你觉得，如果费时费钱去剪存一些不必要的报纸，还不如去做些对自己生活更有建设性的事。资料整理并不是信息工作的目的。它是整理各种不同规格的第一手资料，然后加以运