哈佛模式－职业经理人-第54章

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做些什么？”这样的问题引出客人来访的目的；不要以茶点或咖啡款待不期而至的访客；如果你觉得问题已经谈清楚，对方再留下来纯属浪费时间，你可以及时站起来，或者说“谢谢你来看我”这类有暗示意味的话。如果你要找别人谈论工作，最好到对方的办公室去，而不是让他来见你，因为在对方办公室，你可以随时撤离，保持主动性。
　　电话是帮助我们节约时间、提高效率的有力帮手。但是如果使用不当，也会成为偷你时间的窃贼。不是必需的电话一定免打。如果要打，开场白要简短，
比如：“我给你打电话是因为……”接到别人打给你的电话，可以说：“很高兴接到你的电话，有什么事情要帮忙吗？”要结束电话，你可以说：“我马上要开一个
会，下次什么时间再联系？”等等。为了不遗漏电话中重要的信息，你可以边打电话，边在纸上做下简短记录。你实在讨厌在电话里聊天的话，具有留言功能
的电话加上一部传真机就可以解决问题。
（七）做时间的主人
　　管理时间的困难之处在于，你的时间并非完全属于自己支配，别人浪费你的时间几乎成了不可遗免的事情。你本来和对方约好只谈半个小时，结果他却
罗唆起来没完，怎么办？告诉他：“我们说好只谈半个小时，我只按半个小时来安排的，对不起，下面还有一个人等着要见我。”如果你准备用半个小时完成的一
次会谈。只用了15分钟就完成了，你也千万不要用无谓的废话来浪费掉这15分钟，派点别的用场。最令人烦恼的是，约好7点见面，对方却到7点20才露
面。人们都希望尽可能在有限的时间里做更多的事，能力不够的时候就造成拖延。如果对方是个忙人，约会时一定给他留下余地，假如对方建议7点见面，
你可以告诉他：“你先忙完你的事情，再说，路上可能堵车，咱们7点30见吧？”这种情况下，对方一般不好意思再迟到。节约约会时间的一个诀窍就是让对方
明白你很忙。美国法学家麦考梅克的做法也许会给你一点启示：他跟人约时间不以整点，而总是奇怪的9点25分或者差10分10点。这种怪异的时间会给人留
下印象，并提醒你，他太忙，忙到不能以半点为单位使用时间。一个分秒必争的人，别人怎么好浪费他的时间呢？
（八）时间管理中的谬误
　　管理学家通过时各种不同的时间概念及其对管理影响的研究，收集到许多与时间和管理效能有关的无稽之谈，现介绍如下：
1。关于缺乏时间的谬误
　　没人有足够的时间，然而每个人都拥有自己的全部时间。这句看来自相矛盾的话使管理人员不得不承认自己拥有所有的时间——不会再多了。所以说，
问题不在于时间本身，而在于我们如何利用自己所拥有的有限资源。缺乏时间这个错误的概念通常是由一些错误的管理方法造成的。比如总想设法用过少的
时间做过多的事情，不善处理那些分散精力的事情，确定或接受不切实际的时间预算，不按轻重缓急的顺序处理工作事项等。
2。关于时间与我们作对的谬误
　　总是不能按时完成工作的职业管理者为缺乏时间而感到苦恼，他们处处忙于救急，然而次次错过最后时限，因此总是把时间看成是自己的敌人。然而在
很多方面，最坏的敌人恰恰是我们自己。当我们学会合理分配时间的时候，时间才会站在我们这一边。
3。关于效率的谬误
　　效率往往被误作效能。然而我们知道，高效率地执行错误的任务，或者把正确的任务放在错误的时间执行，都可能会使工作高度无效。效能，可以被概
述为正确地做正确的事；就是使效果尽可能完善，即花费最少的资源，包括时间，取得最佳的效果。
4。关于活动的谬误
　　管理人员在评价下级的工作时，极易把活动与效果混淆起来。不可靠的工作人员其工作精力与他对工作方向的认识和对工作效果的把握往往成反比。在
巴黎的一次讨论会上，一位法国管理人员使大家想起了法兰西骑兵的一句格言：“不要迟疑，只管向前冲。”但有时候，即使既定目标是清楚的，管理人员也会
时常醉心于那些成功的活动而忘记了他们的工作目标。最初的活动是要达到预定的目标，最后的活动却把活动本身变成了目标。在这种情况下，当这类职业
管理者决定委派另一项重要任务时，最终的嘲弄就会出现。他没有再给疲惫不堪的下属分派任务，而把任务又加给了他的最善于利用时间的助手，因为这位
助手已圆满完成了头一项任务。结果，他奖赏了最无能的下属，而处罚了他的组织中最有成效的成员。
5。关于授权的谬误
　　有效的授权最终节省时间，但是在授权的最初阶段要花费时间，以制订授权计划，选择和培训能够胜任此项工作的人员，提出要求和希望，指导和商讨
如何改进工作，让他们参与管理集团中对其工作有影响的决策，衡量和奖罚完成的结果。所以，授权首先需要时间，只有在有效地完成授权之后才能最终节
省时间。躲避烦恼与责任决不是一个节省时间的办法。这无异于“弃权”。不管谁来做这些工作，最终的责任永远地和不可避免地要落在最高职业管理者的头上。
6。关于决策层次的谬误
　　有一种看法，认为得到较多报酬的人必然做出较恰当的决策。因此，高层管理人员做出的决策越多，整个组织的景况就越好。然而，决策层次管理原则
认为，应当在能够做出准确判断和便于获取有关事实的尽可能低的管理层次做出决策。一个明显的事实可以证明这条原则，即层次越高，做出决策所付出的
代价越大；层次越低，做出的决策越接近所涉及的环境。管理人员最常犯的一个毛病是喜欢继续做提升前职位上做过的同类决策。
7。关于推迟决策的谬误
　　在需要决策的时候，很多管理人员本能地推迟或拖延做出最后的决策，以避免承担随之而来的义务。这种综合病症被经验丰富的观察家称为“分析麻痹
症”。通常，一个困难的决策被推迟的时间愈长，做出决策就变得愈加困难。而且，每次推迟决策还减少了对可能出现的偏差采取纠正措施的时间。“需要更多的事实”常常
预定的目标，最后的活动却把活动本身变成了目标。在这种情况下，当这类职业管理者决定委派另一项重要任务时，最终的嘲弄就会出现。他没有再给疲惫不
堪的下属分派任务，而把任务又加给了他的最善于利用时间的助手，因为这位助手已圆满完成了头一项任务。结果，他奖赏了最无能的下属，而处罚了他的
组织中最有成效的成员。
5。关于授权的谬误
　　有效的授权最终节省时间，但是在授权的最初阶段要花费时间，以制订授权计划，选择和培训能够胜任此项工作的人员，提出要求和希望，指导和商讨
如何改进工作，让他们参与管理集团中对其工作有影响的决策，衡量和奖罚完成的结果。所以，授权首先需要时间，只有在有效地完成授权之后才能最终节
省时间。躲避烦恼与责任决不是一个节省时间的办法。这无异于“弃权”。不管谁来做这些工作，最终的责任永远地和不可避免地要落在最高职业管理者的头上。
6。关于决策层次的谬误
　　有一种看法，认为得到较多报酬的人必然做出较恰当的决策。因此，高层管理人员做出的决策越多，整个组织的景况就越好。然而，决策层次管理原则
认为，应当在能够做出准确判断和便于获取有关事实的尽可能低的管理层次做出决策。一个明显的事实可以证明这条原则，即层次越高，做出决策所付出的
代价越大；层次越低，做出的决策越接近所涉及的环境。管理人员最常犯的一个毛病是喜欢继续做提升前职位上做过的同类决策。
7。关于推迟决策的谬误
　　在需要决策的时候，很多管理人员本能地推迟或拖延做出最后的决策，以避免承担随之而来的义务。这种综合病症被经验丰富的观察家称为“分析麻痹
症”。通常，一个困难的决策被推迟的时间愈长，做出决策就变得愈加困难。而且，每次推迟决策还减少了对可能出现的偏差采取纠正措施的时间。“需要更多的事实”常常管理人员推迟决策的借口。然而，如果我们知道注80％的决策
结果中，起决定作用的事实往往只占全部事实的20％，我们就会明显地看出“等待全部事实完备”这一借口的荒谬性。
8。关于高级管理人员工作负担过重的谬误
　　很多高级管理人员不仅存在着错误的全能概念，还存在着错误的缺我不可概念。他们断定，单位一旦失去他们的关心，就无法存在下去。于是他们放弃
休假，终日忙碌以至周末都不休息。可是他们却感到奇怪，为什么自己得不到更多的感激。他们不让别人做出决策，结果使自己的办公桌堆满了文件；他们
全神贯注于工作的枝节问题，结果使办公桌上更加乱七八糟；他们奉行至善主义，结果使很多不现实的要求摆在自己和工作人员面前；他们未能有效地授权，
结果迫使每个人前来找他们解决各种最细小的问题。
9。关于辛苦工作的谬误
　　获得的最后结果与付出的成桶汗水往往不成比例，管理人员极易把流汗与成就混淆起来。时间管理的计划原则指出，在制
定有效的计划时花费1小时，在执行时就会节省3到4小时，而且确保取得更好的效果。活动型管理人员喜欢行动而不愿意思考，总是不顾一切地避免制定计划。如果他们在未着手之前
把工作通盘考虑一下，他们将会干得更好些。虽然最初制定计划时花费了时间，然而正是依靠投入的那些时间才可以节省更多的时间，并收到更好的效果。由
于把汗水混同于效果，”辛苦的工作者”最终还是用最辛苦而又最无效的方式去完成他的工作。治疗辛苦工作综合症的药方是：工作中多点精明，少点辛苦
10。关于全能的谬误
　　很多管理人员深信，自己亲自动手会把事情做得更快更好。他们以为，这样做不仅节省了告诉别人工作要求的时间以及最后检查工作以便发现偏差的时
间，而且可以完全按照自己预想的方式第一遍就正确地做好工作。这个推理的谬误在于，由于拒绝将工作授权于别人，而花费时间去经历自己本来知道怎样才能做好的事，所以再次遇到这些工作时，准保这位职业管理者没有任何选择，
只能再次亲自动手。例如，多数企业家往往沾沾自喜于他们在最初阶段获得的成功，从而对自己产生了全能的错觉。他们似乎非常愿意断定，他们的成功是
由于自己的行动，尽管并非如此。由于他们断定别人不能像自己那样把事情做好，便坚持做很多本应授权别人去做的事，以致他们没有时间去进行管理。
11。关于“开门办公”的谬误
最初鼓励“参与管理”的时候，它的支持者当然会提出，下属在需要的时候能见到上司是一个重要的因素。为了保证这一点，他们建议，职业管理者办
公室的门应被所有需要得到帮助的下属认为是“开放的”。他们不是指任何时候都敞开大门，而是指在需要的时候让需要得到帮助的下属能够进来。令人遗憾
的是，“开门办公”已经被理解为始终敞开大门。然而作为一个职业管理