哈佛模式－职业经理人-第53章

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“精力过人”常常是人们对那些精神饱满、高效工作的人赞誉之词，这样的人似乎蕴藏着用不完的力气，永不疲倦，堪称超人。你是这样的人吗？你认为确
有这样的人吗？其实，正如世界上尚无人可以发明永动机一样，不可能有精力无限的人，有所可能的只是能巧妙运筹时间而已。请不要幻想自己做超人，弦绷
过了头是要断的，靠拼体力并非长久之计。
（69）你有没有清点时间的习惯？
一个仓库管理员，为了做到心中有数，需要经常清点库存。我们要上街购物，也需要清点一下自己的钱包，才知道可以买些什么。每一个人都是时间的
拥有者，也是时间的消费者，我们是否经常清点自己的时间？孔老夫子说：“吾日三省吾身”，我们呢，每一天都清点一下自己的时间没有？对自己的时间如何度
过，打算在何处，是否心中有数？
（70）你每次都能按时完成计划吗？
如果我们的工作、学习和休息时间都是有计划的话，我们每次都能按时完成或是提前完成吗？如果是的话，有何诀窍？如果不是的话，又有何原因？过早地
完成计划，会不会无所事事地等待？过迟地完成计划，会不会将后面的事一再延期？不论等待还是延期，它们有何利弊？
（71）你有速效之法吗？
　　现代社会是加速度发展的时代，快速化已成为各行各业的追求，面对这一时间挑战，你有自己的一些速效之法吗？比如速读、速写、速记等，不论是学来
的还是自创的，你总应该掌握几手追求快速的本领，这样你将受益匪浅。你有多少时间？
这个问题似乎很简单。你一天有多少时间？一月有多少时间？一年有多少时间？或者更长一些，你的一生有多少时间？这个问题似乎谁都想过，又似乎谁都
没有认真地作出回答。谁都知道，按钟表计时，一天是24小时，按工作制度，一天是8小时，你安排自己的时间是按何者计算？那么，一个月或一年的时间有
多少，你算过吗？又如何安排呢？
（72）你的事业是伟大还是平凡？
你追求的是伟大的事业还是安心于平凡的工作？谁都知道，伟大的事业需要长期奋斗，而且不是随处可见和垂手可得；平凡的工作俯拾皆是，时时在你手
边，完成也较容易。你怎样对待这二者呢？你信奉伟大的事业的失败胜于平凡工作的成功之说吗？如果让你选择，你是做失败的英雄呢，还是当成功的小卒？你
是否想过，求大胜而一败涂地不如积小胜而终致成功的道理。
（二）找到浪费时间的症结所在
即使那些最忙、备受时间压力的人也会浪费许多时间。他们并非故意如此，多数情况下是完全没有意识到这一问题。多年来已经养成的工作模式，其
中有很多陋习，随时在吞噬着你的时间：你的办公桌缺乏条理，要找一份文件就花费了数分钟；你和一位同事不期而遇，扯了许多无聊的费话；你把三分之一
的时间用于各种会议，但有些会议却没有什么价值；你对一件难办而又不得不办的事情优柔寡断，磨磨蹭蹭，拖延了很久；你要约会一位重要人物，但对方
不守时让你白等了20分钟；正专注于某项工作被突然来访者打断，再集中起精神返回原来的思路又用了十几分钟，或者，你花费很多时间去处理琐事……
如果你正存在这类问题，而你又希望提高工作效率，那么，不要让懒于改变现状的惰性控制你，立即着手改变你的工作习惯。一旦形成了良好的工作方
法的模式，就可以在相当长的时间里利用它，只要按具体日程做细微改变就可以了。这是一项十分有益的工作。
　　为了更客观地了解现状，首先要对你的工作方式、使用时间的模式做一个检查。为此安排一周的时间就足够了。从早晨起床到晚上休息，把所有的行动
都丝毫不漏地记录下来。为了简化记录，你也可以只调查上班的这一段时间。如果你能根据自己工作的特点准备一些表格，调查起来就十分简便了。不要把时间调查表放在最方便拿到的地方，随时记录，如果把一天积累的所
有事项再回忆起来，就难免会有疏漏。不要遗漏发生的特殊事情，以便于寻找工作的规律性，为以后做工作计划更为切实可行提供帮助。时间调查表的内容
力求客观准确，分析这些问题才更有价值。随着你对工作情况的了解，你自然会对时间利用的方法变得格外重视。把每一项工作所占用你的时间作一个统计，看你在处理问题、进行工作上面使用
了百分之几的时间；在不太重要的工作上花费了多少时间；用于会议的时间有多少，你又用了多少时间在会议的计划和准备上了；每天处理信件花多少时间；
而处理必不可少的必办信件又花多少时间；在部下委托给你的工作上又花了多少时间……你是否一到单位就看报纸，而报纸内容又与工作无关？你是否过多地
出席了对工作不起任何作用的会议？你是否喜欢跟别人聊天，说些没有必要的话而浪费了彼此的工作时间？你是否把别人能干的工作都留在自己手中亲自处理？如果是这样，你就要好好研究以下的诸条建议，并把这些建议用到你的工
作中去，改掉原来的坏习惯，培养良好的工作模式，并且从现在就开始做起。
（三）养成良好的生活方式
从前，你会认为浪费你时间的敌人是来访者的打扰，是突然响起的电话，是没完没了的会议。现在，你也许觉得浪费你时间的原因在于自己，而不是外
界的什么因素。管理时间，就要从这些“小事”做起：你一天的例行工作，很可能必须集中在办公室的一张办公桌，或者工作场所的某一个定点来完成，如果能把办公环境布置得高度适合你的需要，就会为
你的工作提高相当的效率。清理办公桌。一张杂乱无章的办公桌不仅有碍观瞻，而且会降低工作效率。你很可能不断地将重要文件、通信记录、工作计划放错地方，浪费许多时
间寻找。“优先管理系统”的负责人斯坦波估计，上班族一个星期花36小时在办公桌上，其中3个小时是在找东西。更为严重的是，由于桌面太乱，最重要
的资料或工作就会被忽视、遗忘。你需要准备足够的抽屉，以减少桌面的凌乱，把桌面有限的空间，留给马上就处理的急需事务。《时间的力量》的作者
查理·霍伯特建议以ABC方式整理文件。把办公桌划分成三个区域：A区是随时伸手可及的，放置必须立刻加以处理的文件，B区专放不常用的东西或可以慢慢
处理的文件，C区更次之。把文件分类放置，永远不要把最重要的东西放在最底下。以最果断、迅速的方式处理到手的邮件、传真及其他文件，充分利用废纸
篓，认为无用的东西立即丢掉。
　　办公桌、椅的摆放。许多经理喜欢把自己的办公桌摆在面向外的地方，如此可以纵观全场，居高临下。但是，这样就会被任何一位走过的工作同仁分散
注意力。你不妨稍稍改变一下办公桌的角度，以便工作时不分心。人们十分讲究轿车里的坐椅。却忽视了一天要坐上8个小时的办公椅，如果条件许可，你
不妨置一把可调节的椅子，让自己以最舒适的姿态工作，以消除伏案工作的疲劳。如果你不喜欢和别人闲聊，就把办公室里任何可能引起聊天话题的饰物拿
走，但如果你想给别人留下亲切、平和的印像，最好保留一幅油画或盆栽，完全由你自己的喜好选择。但不能过分地装饰办公室，毕竟，太过舒服的环境会
令人涣散。
（四）放弃枝节，做真正重要的事这是时间管理的一条最重要的原则。做任何一件事之前，都需先衡量一下
价值，由此分配以相应的时间。意大利经济学家佩雷特发明了“20％…80％原理”，他认为，在任何一件东西中，最重要的部分约为20％。其余
80％尽管是多数，却是次要的。
　　当你面对一大堆纷繁复杂的工作时，难免会泄气，如果你运用20％…80％原理，从中找出两三项最重要的，各分配时间集中精力完成。那么，就在你选择
的两三项事情完成后，你将获得成功。现代生活方式给人太多选择的机会，你去商店买一双鞋，各种颜色、样式、品牌的鞋子足让你眼花缭乱、犹豫半天。
如果你认为此事意义不大，就果断地随便拿一双，在枝节上过多地选择实在浪费时间。工作中更是如此。“忙”的真正原因是你做了太多不必做的事情。放
弃枝节，能赢回很多时间和精力，你不再疲于奔命，而是更游刃有余地去完成那些真正重要的事情。
（五）权力下放
　　一个经理成功与否，应该以他可以让部下做什么事情为衡量标准。“自己动手才是完成工作的最佳手段”的确是需要改变的观念，因为事实绝非总是如此。
虽然自己动手不必命令别人、监督别人工作，也不必验收以保证该工作完成的质量，但是事必躬亲会让你总在忙碌，没有休止，你虽然自以为万能，但任何
人的能力都有限，你可能因为缺乏完成一项工作所必需的时间、训练和工具而被困在其中；凡事都要自己动手也影响你的业绩，什么都要插手，结果就会一
事无成，还会引起下属的抱怨。权力下放，一方面节省时间，可以集中精力做更重要、更符合自己职权、更能发挥自己优势的事情。另一方面，也训练了你
的部下，提高了他们的工作效率。有一部分工作是必须由你自己来做的，但是更多的事情可以交给秘书、助理及属下去完成。比如：在自己决定目标、方针、计划等事项之前的准备工作；日常业务，或琐碎的工作、辅助性的工作；别人
来干可以干得更快更好的工作；自己不出席，别人出席也完全可以代理的会议；为了自己能再承担另一部分工作、自己原来的一部分工作……你可以依据较为
一般的标准，即：这件工作是关系到方针大计，还是属于经常性的日常业务？部下有与此相应的能力来承担、完成这项工作吗？从其重要性来讲，是否从这件事
上匀出时间去做另一件事更有收益？经常向自己提问。授权时一定要向对方讲清楚他所承担责任的程序和授权的范围，以避免他们不但没有多干，反而以此为
借口减少其他工作，事实上干得太少了。
　　除了权力下放，还要切记，不要随便接受别人推给你的工作，不要越职。如果你接受所有找上门来的问题，你的生活就会陷入混乱，你要花很多精力和
时间处理这些问题。对此，时间管理专家多有建议：“不要当好支使的男人”，“别接烫手的山芋”，避免接手他人应尽职责的事情，学会说“不”。
（六）避免拖泥带水
　　任何工作都不可避免要和人打交道，作为经理，更是需要处理来上上下下、方方面面的各种人际关系。依照传统的习惯，一见面少不了要寒暄、客套，
在谈及正事之前要来个“引子”抛砖引玉，分手之时要送一送，否则便显得没有礼貌，待人冷淡，不好相处。但是这种做法吞噬了大量的时间，令人痛心。
其实这种表示友好的做法大可以简化，甚至完全省略，而又不失礼节。你可以微笑着，直接切人正题，既顾及了“面子”，又给人留下友好、干练、不拖泥带水的印象，在以后的交往中对方也会以同样干脆的态度回报你。缩短访客逗留的时间有这样一些技巧：保持公事公办的态度；以“我能为你做些什么？”