哈佛模式－职业经理人-第51章
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那种“马拉松”式的会议，没有一定中心内容的会议，议而不决的会议，使会议泛滥成灾，使管理者成天泡在会议之中，必然大大降低领导工作效率。
现代管理者必须明白：一般情况下都要限制会议的时间。第一，不开可开可不开的会。在我们日常工作中，不是什么问题都要开会才能解决的。因此，管理者在开会前一定要问一下自己，这个会真有必要开吗？不开会能不能同样解决问题？会议要达到的目的是什么？可不可以利用非正式的会议来代替正式会议？例如：要和某部门商量某事情时，把许多人都召集到会议室的长桌旁坐下，倒不如管理者自己到部下那里去，不必一一坐下，端茶倒水，当面就可把工作决定下来，不就节约了开会的时间吗？
第二，不开没有准备的会。会议准备包括会议中心议题，要达到的目的，议题涉及的有关部门都要事先征询意见，如涉及支出和拨款问题时，要事先征
询财政部门的意见，否则不得将问题提上议事日程。较长的议案、报告或会上要研究的其它问题，应将提纲或全文提前3天或7天左右提交与会者，使他们有阅读和思考的时间。会议主持者要先考虑一下可能的解决对策或可行方案，供大家在会上研究。要限定出席会议的人数。参加会议的除法定人员外，只有与议题有关的人员和部门的代表，与议题无关的人一律不能参加会。
第三，不开“马拉松”式的会。每次开会的时间不能太长。要做到不开长会，就要不开没有明确议题的会和有许多议题的会。没有明确议题的会，往往东拉西扯。有许多议题的会，往往不能展开充分讨论，匆匆作了决定，执行过程中漏洞百出。预先告知与会者会议的限定时间，并在会议室墙壁上挂一个钟来显示会议的“剩余时间”，能使与会者认真对待会议，就可以缩短会议时间。要限定报告人及出席人发言的时间。要求发言力求准确，以便迅速、精干地解决多种党政事务。对于喜欢长篇发言的人，会议主持者应当提醒，这不是群众集会，不需要宣传鼓动，只谈事情本身。开会时应严禁交头接耳。有重要问题可递纸条，以便集中精力思考问题。反对开会迟到，迟到者应被看成同破坏纪律一样是不能容忍的，特别是会议主要负责人或主持者必须提前或按时到会。
第四，不开议而不决的会。每次会议都要议而有决，要经过多次会议才能决定的问题，应明确宣布暂时休会，同时宣布下次会议的进一步要求，提请与会者作好准备，主持会议者最后要对会议作总结。管理者最易犯的毛病，是想
在会议上强行通过自通过自己早已想好了的决定，不切实际地希望与会者有着同自己相同的看法，这在客观上是很难办到的。主持会议管理者的水平和艺术在于，
虚心听取各种不同意见后，将其中的精华部分吸收到自己的总结中来，同时对其他意见加以必要的肯定或解释。即使完全不采纳的意见，也可肯定在其它问题上的价值。这样就使全体与会者都感到自己的意见受到了重视。最忌讳的是，与会者发表了10条意见，管理者在总结时却发了一通自己或秘书早在几天以前就写好了的第11条意见。这样的会议徒具形式，白白浪费了大家的宝贵时间。
（四）业余时间安排
1。善于安排休息的时间
现代管理者都是大忙人，但是，能不能不分白天黑夜，一天24小时的工作呢？管理者也是人，也有七情六欲；他不是机器人，可以无休止地工作。要知道
疲劳战是不能提高工作效率的。有些人看上去整天忙忙碌碌，却浪费了不少时间，工作效率低，又损害了身体。“磨刀不误砍柴工”，会休息的人也才会工作。休息意味着再生产。我们应当不断地再生产因繁忙的日常工作任务而损失了的东西。
管理者要善于挤时间休息，掌握休息的技术。从早上起床就别陷入紧张的气氛之中，以一种轻松愉快的心情开始自己的一天，这对于一天的工作有很大
的影响。“眼睛一睁，忙到熄灯”是不可取的。为了得到轻松愉快的心情，可以采用多种办法，如用10分钟来照顾你心爱的小鸟、金鱼，或各种盆栽花卉；在
公园、林荫道散步，打太极拳等等，都可以使自己的心情焕然一新。繁忙的工作之中，也要挤出时间来休息，哪怕几分钟也是好的，它可以起到情绪转换的效果。如上午和下午各腾出15分钟到外面走一走，作一套广播体操，或打一会儿乒乓球、羽毛球，紧张的大脑立刻会放松下来，会重新使精力充沛，提高工作效率。对那些一坐下来就不动的人来说，作一些简单的运动也能起到休息一下，转换情绪的作用。如使劲伸开双臂深呼吸；靠在椅背上，充分舒展身体；打电话或接电话时把胳膊尽量伸出去等等，都有解除疲劳的作用。
中午的午休时间切莫放过。午饭后半个小时的午睡抵得上晚上二三个小时的睡眠。打瞌睡也是休息转换情绪的特效方法，古往今来，有许多做出了杰出成绩的人往往是打瞌睡的能手。因为，体力紧张会消耗能量，而休息则会恢复能量。日理万机的现代管理者应该学会休息的技术。
2。安排业余文体活动的时间
管理者每天工作在8小时以上，有的甚至达10多小时，精疲力竭，头脑昏昏。长期下去，体质下降，百病丛生；或者未老先衰，白发苍苍。没有一个健康体魄的管理者是不能专心工作的。管理者工作再忙，也应根据自己的爱好和特长，适当开展一些文娱体育活动。管理者在下午五时半以后要安排30…50分
钟的文娱体育活动，让大脑和身体的各个部分充分放松，恢复精力和体力，以便明天继续工作。人工作时的精神状态与蓄电池的工作原理一样，不停地长时
间使用的方法，较之间歇使用同样长的时间的方法来，蓄电池的输出功率要小得多，寿命要短得多。对于工作时的精神来说，也要不断地改变输出和输入。任何人都必须了解自己的内在节奏和可以持续努力的时间。应该明确，适当文体活动决不是浪费时间，在一定意义上说，是我们工作的一部分。
3。安排丰富的家庭生活时间
家庭始终是社会的基本组织。任何社会的人都离不开家庭。家庭对人类生活和社会发展所起的作用是巨大的、多方面的。家庭生活的好坏，直接影响着管理者的工作和思想。因此，管理者也应合理安排好家庭生活的时间。
一方面，管理者不能因为工作忙而不顾家，或者把家务事全部推在不承担领导工作的妻子或丈夫身上。新型的家庭关系中夫妻是平等的，不存在谁领导谁的关系，而且抚养和教育子女更是父母双方应尽的社会义务，也是我们工作
的一部分，切不可忽视。
另一方面，管理者也不能陷于小家庭的温暖而不能自拔，从而影响本职工作。管理者一定要从家务事中超脱出来，决不能让家务活支配你的时间，而应由你去支配家务活。在现代家庭中，一般夫妻长年共同工作，家中还有一二个孩子。下班后的时间毫无疑问是紧张的。但是，经过一天紧张的工作后，不能让家庭生活也被时间紧紧追赶着，必须使我们的整个工作有节奏，互相协调。“一张一弛，文武之道”。家庭生活应使人身体放松，精神愉快。为此，家庭生活也要制定一个具有自主性的大致计划。例如，定下做清洁卫生的时间，洗衣服的时间，外出散步或串门的时间，看电视或电影的时间，上街买用品的时间，
个人自由支配的时间等等，并在这种生活节奏的基础上制定一周或一月的生活节奏，就会使家庭生活丰富多彩，起到情绪转换的作用，这对管理者的领导工
作是大有帮助的。
四、提高时效的途径
（一）时间检测七十二招
时间检测，是时间管理和运筹中的重要方法，它可以帮助我们发现在时间利用中有何不足，以寻求提高时效的途径。
不善于支配时间的人，经常都感到时间不够用。这一句话具有相当的真实性。但是，怎么样才能善用时间呢？这是过去十几年来时间管理专家所试图解答
的一个问题。底下的一份自我测验表总共搜集了72道题目。所有这一些题目的正面答复皆表示时间管理专家所倡议的“有效的时间管理准则”，至于它们的反
面答复则表示时间管理专家所力图劝阻的行径。希望职业管理者至少每隔6个月即根据这份测验表进行一次自我检讨与自我改造。
（1）你的时间充裕吗？
如果是无所事事，时间“很多”，那么应该检查一下是不是该做的事尚未抓紧，还是任务太少。
如果是忙得不亦乐乎，时间“太少”，那么也应该看一看是不是做了不该自己做的事，还是把目标定得过高？
（2）你有一个时间表吗？
你的长远目标是什么？近期目标是什么？你是否把工作当作目的？你手头的工作是否有轻、重、缓、急之分？
（3）对于下星期所想从事的工作我是否已有清晰的概念？
（4）在一个工作天开始之前，我是否已编妥该工作天之工作次序？
（5）我是否以事实之重要性而非以其紧迫性作为编排行事优先次序的依据？
（6）我是否把注意力集中于目标而非集中于程序，又是否以绩效而非以活动量作为自我考核之依据？
（7）我是否在富于效率的时间内做重要的事？
（8）我今天曾否为达成远程、中程或近程目标做过某些事？
（9）我是否每天都保留少量的时间计划，并思考与我的工作有关的问题？
（10）我是否善用上下班的时间？
（11）我是否故意减少中餐的食量，以免在下午打瞌睡？
（12）我是否对自己的作息时间做松弛的安排，以令自己拥有时间照料突发的危机及意外事件？
（13）我是否尽量将工作授权他人处理？
（14）我是否将具挑战性的工作以及具例行性的工作都授权他人处理？
（15）我是否根据“权责相称”之原则从事授权？
（16）我是否一意遏止部属对他们感到困难或不耐烦的工作进行“反授权”？（1）你的时间充裕吗？
如果是无所事事，时间“很多”，那么应该检查一下是不是该做的事尚未抓紧，还是任务太少。
如果是忙得不亦乐乎，时间“太少”，那么也应该看一看是不是做了不该自己做的事，还是把目标定得过高？
（2）你有一个时间表吗？
你的长远目标是什么？近期目标是什么？你是否把工作当作目的？你手头的工作是否有轻、重、缓、急之分？
（3）对于下星期所想从事的工作我是否已有清晰的概念？
（4）在一个工作天开始之前，我是否已编妥该工作天之工作次序？
（5）我是否以事实之重要性而非以其紧迫性作为编排行事优先次序的依据？
（6）我是否把注意力集中于目标而非集中于程序，又是否以绩效而非以活动量作为自我考核之依据？
（7）我是否在富于效率的时间内做重要的事？
（8）我今天曾否为达成远程、中程或近程目标做过某些事？
（9）我是否每天都保留少量的时间计划，并思考与我的工作有关的问题？
（10）我是否善用上下班的时间？
（11）我是否故意减少中餐的食量，以免在下午打瞌睡？
（12）我是否对自己的作息时间做松弛的安排，以令自己拥有时间照料突发的危机及意外事件？
（13）我是否尽量将工作授权他人处理？
（14）我是否�
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