微软研发致胜策略-第17章
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那天是在开会、写报告、访谈、传e … m a i l，还是一整天不
受打搅，终于想出一个绝佳的点子，或是完成了一件很棒
的程序设计杰作？不必说，您我都知道答案。到目前为止，
我从没见过一个热爱开会或写报告的程序设计师。
以我身为一位软件开发团队的领导者来说，我极力想
达到的目标就是创造一个理想的工作环境，让所有的人都
能尽情发挥，创造出足以自豪的产品。为了做到这一点，
我很努力地让程序设计师免除不必要的报告和会议，尽量
不是为了赶进程而压力过大，任何与改善产品无关的杂事
我都尽量排除；我希望程序设计师安心工作，专心开发产
品。在本章中，我会告诉您为什么这些杂事会伤害生产效
率（尽管这些杂事随处可见，似乎每家公司都是如此），我
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也会告诉您如何用比较简单有效的方式达到同样的目的，
而不要让这些杂事淹没了程序设计师以致影响了他们的生
产效率。
无人理睬的报告
有一次我出差回来后，我的上司找我到他的办公室，
问我有关这趟公务的细节。我们谈完之后，他要我把所讲
的每件事都一五一十地写成一份出差报告。对我而言，这
实在是非常浪费时间的事情，所以我问他报告真的非写不
可吗？他很肯定地说是的，所以我花了一整个下午的时间
写报告，项目的事情只好暂时搁在一边。
不到一个月，我的上司又把我叫去，口头询问一个问
题，而这是我在书面的出差报告中早就详细说明过了的，
我能体谅他日理万机，无法记住报告中的每一项细节，但
我忍不住怀疑他到底有没有看过我写的报告，所以我就单
刀直入地问他。哦，答案可真是令我心碎，他一个字也没
看，我把报告交给他的下一秒钟，报告就进了档案柜。
我忍不住有点恼怒：“既然你根本没打算看这份报告，
为什么一定要我写呢？”
我没想到他露出惊讶的表情说：“每个人都要写出差
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报告，这是公司的政策。”
随便哪个理由都比这个好。他可以告诉我，研究显示
人们对自己写过的东西记忆会深刻些，那我也就认了；他
也可以告诉我，他想要把我的报告呈给上一级的主管或别
的小组看，把报告中的心得分享给别人，那我也可以理解。
但是他明明就不想看，却仍然要我写出报告，再丢进档案
柜，这未免太荒谬了。这就是过度死守规则的错误示范，
规则是该遵守没错，但把规则当作铁一样的法律就太蠢了。
任何公司都一样，凡是没人看的报告就不该写，除非是要
作者加深自己的印象，即便如此，也不是每一次出差都该
写报告。奉劝各位明智的主管，绝对不要像我的上司一样，
只知道墨守陈规，而从未考虑对正经事的伤害。
炖肉必须切掉两端
有很多事情因为长久以来大家都这么做，后来就忘了
究竟为什么，结果即使在原因消失之后还是习惯这么做。
有一个故事把这种情形描绘得非常贴切：
有一个小男孩，看到妈妈每次炖肉时都要把肉的两端
切掉，觉得很好奇，就问妈妈为什么。妈妈回答说：“喔，
那是因为我妈妈教我炖肉要这样做。”但被孩子这么一问，
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妈妈自己也开始疑惑，于是就去问外婆，外婆说：“说实
话我也不知道，我妈妈以前都这样做，所以我也是有样学
样。”这就奇怪了，于是妈妈就再去问曾外婆，曾外婆说：
“喔，那是因为我那个年头的锅子都很小，除非我把肉的
两端切掉，否则肉放不进锅子啊。”
我的上司就是如此，只一味地墨守陈规，不去了解背
后的原因，所以就永远不知变通。要我写一份没有人看的
报告，很显然不合理，但他仍然这么做，因为他只在形式
上遵守规定，而不肯去了解写报告的理由。事实上，我后
来发现，并不是每次出差都硬性规定要交报告。
有一些出差报告确实值得一写，像是DEX 这样
的信息商展盛会，公司派去参加的同仁应该一回来就把所
见所闻写出来让大家分享。这种报告中应该充满对信息产
业的敏锐观察和明智的见解，像某一种新趋势逐渐成形，
竞争对手出了什么招数，造成了群众什么样的反应。。每
当DEX 信息展结束后，出差报告就会塞满了电子邮
件信箱，而这都是非常宝贵的信息。
但并不是所有的出差报告都有价值。也许您去了一趟
印第安纳州的科克莫（Indiana； Kokomo），解决一个您在办
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公室里已经抓到的错虫，这种事情实在不值得写报告；如
果您刚好去总公司，在经过大厅时顺便帮别人抓到了一只
错虫，难道这样也要写报告吗？我觉得不必。如果您出差
到顾客的公司时，顺便帮顾客把他们的错虫抓到了，要不
要写个报告？至少在微软是不要的。大部分的情况是，如
果您开车两小时到市郊，替顾客解决一个问题，那您大概
不必写报告，但如果您坐2 0分钟的飞机到另一个城市，您
很可能必须交出一份报告才能证明公司没有白费机票钱。
这好象是和业务无关，只和报账有关。
我曾经大力主张，主管应该全力扫除那些阻碍目标而
不必要的工作，像这种没有意义的报告就是其中一种。除
非我认为这个会议重要到可以打断程序设计师的工作，否
则我尽量不召开。同样地，除非很有必要，我也不会要求
他们写报告。我宁愿他们去做开发工作、和其他的同仁互
相切磋技术，我也不要他们写一份其实不需要的报告。我
认为，除非有充分的理由，我不应该剥夺他们写程序的时
间，打断他们进行到一半的构想。
我很少要求我的组员交报告，因为我认为大部分的报
告都不值得中断他们正常的工作。即使我觉得需要报告，
我也倾向口头的报告，一方面是双向沟通，我可以反问他
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们问题，一方面是不用花太多时间， 5分钟到半小时就够
了，比起写报告快得多。
有些人一听说要写报告就头大心情坏，您过了三个小
时再去看他，准会发现他在文字处理器前面发呆，只写出
寥寥数语。对于某些人，写报告就好像是对着一大群人演
讲一样令人浑身不自在。
写报告的另一个问题是，如果您不说清楚究竟要的是
什么样的报告，交上来的东西可能是拉拉杂杂的一大篇您
根本没兴趣的文字。很多人觉得报告一定要篇幅够多，才
看起来有报告的模样，或者是一定要文诌诌的，才会感觉
到这份报告够水准，结果明明很简单的一句话可以表达清
楚，却弄得嗦一大串，这类的报告不但是写的人累，
看的人也觉得很累。这种报告就像是电视机的测试报告，
架势十足，但是看不懂。
当我请属下写报告时，我都要求愈短愈好，而且表达
清楚就行，不要什么正式的文体。尤其对于那些想到要写
报告就心烦的人，这是个大好消息。我希望写报告的时间
愈少愈好，给属下的负担愈轻愈好。
“写得愈短愈好？”他们会说：“没问题！”
当然，如果有人想在书面报告中多发挥一点个人观点，
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我也很欢迎。有些人比较喜欢书面报告，因为用写的比用
说的容易理清思绪，尤其是当报告的目的是说服别人时，
用文字比用语言有效。书面的报告可以帮助作者更审慎地
思考他的建议，也可以帮助读者更清楚报告的内容。总之，
我的目的是让属下用最少的时间和最少的打搅，让我获得
我真正需要的信息。
写报告和开会一样，对开发工作都是干扰，所以除非
真的有必要，尽量不要打断属下做该做的事。
确定您所要求的报告真的值得属下暂停工作，花
那么多时间去写。
好报告、坏报告、束之高阁的报告
有一种很值得花功夫写读的报告，就是项目的检讨报
告，也就是开发小组在产品刚完成不久所写的分析报告。
分析报告主要是针对“我们能从刚完成的项目中学到什
么？”这类的主题进行探讨，并且检讨我们哪里做对了
（就继续这样做），哪里做错了（下次如何避免再犯）。项目
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的检讨报告很重要，因为这会促使组员主动而认真地思考
如何改进开发程序。
我很喜欢阅读项目的检讨报告，因为里面有许多宝贵
的信息。但是非常可惜，我经常看到很好的见解，却没有
实际的效用，因为少了下一步──如何做到。有一回，我
读了同一项目的检讨报告发现，每一份的开头都是“我们
应该在项目一开始时就在程序里加入除错用的指令”，接
下来是“我们应该早点开始抓错虫，而不是等到项目快结
束时才进行”。当然这是很好的意见，但是很不幸，这两
个观点一再出现在每一份检讨报告中，表示这个教训并没
有被大家放在心上。
如果您正准备写一份项目检讨报告，我诚恳地建议您，
除了指出您发现的问题，提出您的看法和意见，还要建议
如何防范这个问题，把详细的步骤一并写出来，这样才能
让下一次的项目进步，不重蹈覆辙。这样的报告就很有建
设性。我想前面所提的小组一定是把写出来的项目检讨报
告束之高阁，再也不去看它，因此不论报告写得多详细，
同样的毛病仍然一犯再犯。
有时候检讨报告确实有包括改进事项的实施步骤，但
是不够明确具体，因而流于不切实际。举例来说，有几份
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检讨报告是这样写的：
问题：Mandelbrot 软件包的Beta 版试用者
觉得他们的测试报告好像都没有人注意，因为
同样的错虫每一版都出现。这主要是因为我们
没有建立一套系统的方法去追踪外部的Beta 测
试报告。所以，我们将来应该更加小心地追踪
外部的Beta 测试报告，并加强后续处理。
大部分的情况下，检讨报告这么说过就算了。偶尔会
有人比较认真，提出更明确的做法：
解决方案：企划部门应该草拟较佳的办法，
追踪外部的Beta 测试报告。
这样还是太笼统了，很难得会有小组真正做出切合实
际的检讨报告：
解决方案：由于对Beta 测试报告的疏忽，
不仅影响了Mandelbrot 项目， 也影响了
Biorhythm 和Morph 两个项目。Hubie 经理已经
同意重新考虑三个追踪错虫的系统— B u g
C o n t r o l、P r o g r a m m e r’s Database 和F i x I t ！，我们
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将在三者中择一使用，以便追踪Mandelbrot 项
目的测试报告，我们还要把错虫和清除错虫的
行动记录下来。
您觉得最能够改善软件开发程序的是那一份报告，是
描述问题的报告，提出意见的报告，或是拟出详细改善步
骤的报告呢？
无庸置疑，第三份报告才是最有效用的，因为它提出
了清楚的解决方案、详细的执行步骤、由谁负责、什么时
候该完成、应用在那几个项目。这份报告同时还建议了追
踪错虫成效的检讨方式。第二份报告虽�
