滴水不漏-经理人记事本活用术-第4章

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秘诀所在。
我们也可以将时间的单位，改称为时间的周期。这么一来，就会牵涉许
多个人性的问题。

这不仅是将时间的单位，分割成长与短的技术性的问题，还会因个人的
生活方式、想法、工作而产生很大的差异。因此知道自己的“时间的周期”
或去创造它，就是善用时间的秘诀。

所谓周期，就是你办事所采用的周期效应。


四、时间表有两种形式可灵活地加以运用

四、时间表有两种形式可灵活地加以运用

我的工作多半是一个人思考、设计，因此在一天的哪一个时间单位内工
作，比较无大碍。如果当天有什么突发且非完成不可的事，也没有必要立刻
记到时间表上，事实上也不可能如此做。

相反地，与人见面，或在特定场所（如摄影或录音等）进行的工作，或
与其他同仁一起做的工作的话，时间大致都会被限定。而且这种时间多半是
不容更改或错失的。因此最好使用有时间刻度的时间表。

所以，事实上时间表是有两种形式的。
也因此，我特别设计出能满足自己所需，将时间细分化及将必须完成的
事列出的日计划时间表及周计划时间表。
要充分地运用时间，最重要的就是产生一些东西，创造一些东西，或完

成一些事情。
忙碌无比，却一事无成，是最令人觉得空虚的。
掌握是为了使你充分运用时间。


五、时间表管理之道

五、时间表管理之道
与对方通过电话，确定了对方及自己的时间及约会讨论的重点之后，就
可以将日期及时间记入记事本中了。

翻阅记事本，记入一些定期召开的企划会议时间。整个时间表都被填得
满满，黑压压的一片。这个月又是一个忙得不可开交，连喘口气的时间都没
有的月份。。。

如果，时间管理是如此这般的话，就太没有效率了。每看到这样的日程
表，就会感觉烦躁。每天被时间所追赶，不得稍有松懈，人生将是多么地乏
味呀！

至于我在时间的管理上，是将这些区分为“时间管理”与“行动管理”
两个部分。

□使自己不要太匆忙
所谓“非做不可的事”与时间有关的项目之中，可以大略区分为两个部
分。

第一就是“什么时候非做不可”，另一则是“什么时候非完成不可”。
而所谓的“日程管理”，简单地说，就是把这两点在

自己的生活中，适度地加以分配。也就是说“不慌不忙地工作”，而非
撵鬼似地忙成一团。

虽然在记事本上安排了密密麻麻的行程，但是却使自己毫无充裕的空
间，我想一样是毫无效率可言的。若想制作“不慌乱的行程表”，以下几点
绝对必须考虑。

1。长期、中期、短期的日程表具有互动关系。
2。非做不可的工作要列于表首。
3。结束时间已决定的工作之前，要作倒数记日的记录。
4。　由自己所订定的约会，要配合对方的时间。
5。来自对方的约会，也要配合自己的时间。
不妨想想，当我们还是孩子时，是如何渡过漫漫暑假的。一旦把大约。。　60
天的暑假安排得密不通风，自己的行动也同时被局限得死死的。因此，到不
如把暑假作业完成了之后，再去旅行或游玩，时间安排得妥妥贴贴来得好些。
有时候，全家要去旅行的日期，却又有朋友来相邀，这时候是最令人感到左
右为难的时候了。如果对方的邀请与自己的时间无法配合的话，就选个自己
喜欢的旅行吧！

工作也是一样，重要的事情一定要能区分出“什么时候该完成”以及“什
么时候开始进行”，如此才能有妥善的管理。

□利用颜色及记号区分
这个部分，在日程表上也占有相当重要的地位。

一般记录栏的空间都相当狭小，想要在这小小的空间里记下大量的内
容，就必须有相当的工夫。

1。善用色彩。
2。利用自己设计的记号及代号。
3。定期的重要事项等，记下已知的时间。
4。例行性的事项，不要全盘记录其中。

5。5。
6。尽量选择横向书写方式。
在记录行程表时，利用。。　4色原子笔，公私事件即可一目了然（公事用蓝
色、私事用红色。另外。。　2色则是杂记用黑色、已处理事项用绿色删除）。以
颜色区分别无它意，而是可以在纸面上看出还有哪些未处理的事项。

此外，当预定行程有所变动时，则以修正液加以修改，再以适当色彩的
笔记入，对预定行程的变更可一目了然。

□时间管理的技巧
1。作可同时进行的事。
2。　保持较轻松的状态，同时需有适当的紧张，并集中注意力于事物上。
3。发言需和行动有所关联，而且要简洁。A。　避免下列发言：纯为解释、
重复不变、和行动无关的发。。　B。　不要发表感想性的发言，例如“原来如此”、
“相当不错”等，而应发表和下一个行动有关，而且有建设性的发言。4。不
要想一个人独立解决问题。A。积极请教专家；B。积极地授权；C。有效活用别
人的时间。5。不要积聚工作。6。有效利用等待的时间、零碎时间。
□以速度管理时间1。集中全力于工作之中。2。除非时机不好，否则便
当场决定并付诸行动。3。勿囤积工作（未处理之文件）。4。　不要漫无计划，
事先限定好结束的预定时间之后再逐步执行。5。主动打电话联络。□以核心
思考管理时间。。　1。在短时间内掌握核心及骨架。2。尽早以当事人的姿态融入核
心。
3。明确把握住战术上的重点和问题点，而不要将时间浪费在重点以外的
地方。
4。　加强筛选的能力，以便有效率地从众多情报中发掘出真正有价值的情
报。
5。情况虽混乱，也不要中断。
6。提高速记能力，并牢牢记住事情的核心和骨干，以备下次之需。
7。当场转换思绪，集中精神。
□确定时间表
·一天的时间表
日志时间表，是可以将最具体的内容记入的行程表，通常是将一天分记
在一页或两页之中。
但是，通常我们并不使用日志型的记事本。因为这种型式的记事本，常
常会使预定项目与杂记项目混在一起。日志型的行程表，只使用于特别的用
处（例如：旅游等）。

然而却极适用于分类使用。也就是记事本中分为日志及金钱出纳等，是
公司保存业务报表的一种。

大体而言，市面上出售的日志行程表可分为“预定及摘要”两部分。亦
即“应完成事项、时间表、摘要记录栏”等，这些是记录日程表的三大主干。

我们并不将行程表分此三部分，而是以另一种形态去处理，亦即“今日
应做事项”、“今日预定事项”、“今日记录”等三个主干来记录。内容分
述如下：

1。预订事项记录于周志日程表。
2。本日记录则记载于市售的周志行程表上，以此代替日志。
3。应完成事项记载于别表。

日志一天需要一张纸，一个月就要　
3O张。但是以我们的方法，则只要　
5～
6张即可。

但是，因为这种方法会使预定事项与摘要记录分离，日后在整理上可能
会有困难，因此这是它最大的缺点所在。

·作记录有趣的一面
前面我们已经谈过，日志时间表是由“预定事项与摘要记录”所构成。
现在，就让我们再深入地谈一谈。
在日志的某一页中，事先记录预定要做的事情。当然，也有人到当天才
记录的。
而且，一天过去了，事情也结束了。。而摘要记录栏内却还记着当天的
事情。
经过了数年，连续的记录就成为连贯的行动记录，这种记录资料很容易
就可唤起我们的记忆，这个时候，它不仅只是记忆而已，保存它，作为日后
参考之用，实在具有相当大的价值。

不论是从事什么样的业务，一定会预定一些年度大事。例如：4月份的
新工人培训、冬天时间的防霜害准备。。等等。这时候，因为有了往年的记
录，于是这些旧记录便成了一项有力的参考依据。

这种“记录性”具有日志及日记两方面的功能。

日志是以事实关系为重点所作成的记录，小学生的家庭联络簿就可以作
为代表。因此，业务日报及金钱出入等项目也许可以归入此一类别。

与日志有些类似的是日记，日记里会融入个人的感情及情绪。如果能够
把这两者巧妙的放进我们的日志行程表里，将会是一本参考性颇高的个人
史。

·确定一周时间表
前面我们已经提到，基本上我们的行动是以“周”为单位，所以行程表
也是以周而完成设计。
一般而言，所谓一周即代表行动的一个循环。所以大部分的人在行事方
面，应该都是以周为单位吧！
周志行程表是在小小的笔记本纸张上，将一周行事做成一览表。这实在
是件很麻烦的事情，因为“7”是个奇数，我们要将一张纸分割成　
7部分看实
在不容易。

市面上销售的周志行程表，则有两种设计形式。

①左页分成　
7个部分的行程表，右页则维持空白，若将白纸部分亦分成
7部分，则是双周份的行程表。
②左页区分成三部分，为周一至周三，而右页则与左页同样间格也区分
为周四、周五两天，剩余的　
1/3则为周六部分。
这两种形式都是一长一短。但它们共同的不便之处，则是行程表的可用
空间很小。
仔细想想，由深夜至次晨的这段时间，是我可以自由运用的最大空间。
可是市面上所贩卖的产品，却完全忽略了这一点，希望今后厂商能注意到这
一点。

事实上，24小时的周历表，的确需要处处顾虑周详些。
我也曾经从事过播音员的工作，不论是广播电台或是出版社等新闻传
播，几乎全都是　
24小时式（全天候）。而在近来，一些公司及厂家，基于实


际需要，也渐渐走上　
24小时全天候工作的时代。记事本如果不能够顺应此一
时代潮流的话，恐怕也无法成为商场上的有利武器了。

基于上述原因，经过多方尝试的结果，我仍然无法找到一本适合自己使
用的记事本；于是也只好在可能的范围内，制作一本适合自己使用的记事本
了。

100页的图表，也就是我们经常使用的周历。我们不妨就参照该页所示，
来进行说明。

1。一周是短期计划，必须与中程、长程计划相连贯。
为了兼顾短、中、长期计划的要求，最好是有周历及月历的对照表，如
此方能使自己的计划更周延。

2。必要时，要设置“本周任务栏”
此栏是为了使前述的“何时开动”及“何时完成”更为明确
而设。对凡事都一板一眼的人，这一点的设计更重要，而且不
急不徐会使时间更为充裕。
3。不要忽略了星期日
一般公司商号都是周休两日制，因此美好的周六、周日更不能不好好加
以利用。基于此一理由，我所设计的记事本当中，星期日那一栏最为宽广。

4。其他注意事项
写些蝇头小字，横写要比直写省时。24小时当中，只有深夜及清晨才算
完完全全的属于自己。尤其是对我而言，早上　
4点一直到我去上班为止，更
是我最宝贵的自由时间。对那些周休两日的人而言，周六及周日是他们足以
充分利用的大好时光。

当然，记入记事本的时间，最好是“已决定的时间”。而且时间一旦决
定就要立即记入，对于完全掌握在自己手中的自由时间，则不妨好好