第十一单元哈佛经理手册-第10章

按键盘上方向键 ← 或 → 可快速上下翻页，按键盘上的 Enter 键可回到本书目录页，按键盘上方向键 ↑ 可回到本页顶部！
————未阅读完？加入书签已便下次继续阅读！



　

　　2。能够因参与会议而获得好处的人

　

　　让这些人参与会议，固然有助于会议功能的发挥，但主席也可故意不邀请他们参与，而只在会议之后，将开会的结果通知他们。

　

　　主席对于难以分辩是否应该邀请的人士，最好能采取“宁可邀请，而不排斥”的原则，邀请他们参加，以免遗漏。

　

　　需要特别留意的是，与会者人数不宜太多。理由有三：

　

　　（1）会议的成本非常昂贵，因此没有必要出席或列席的人士，尽量不要让他们参加。

　

　　（2）在定好的会议时间内，与会者人数一多，则每一位与会者的平均参与机会将随之减少。

　

　　（3）与会者人数一多，沟通将趋于困难。例如当与会者只有3个人的时候，沟通渠道只有6个；与会者增至4个人，沟通渠道增至12个；与会者增至8个人，沟通渠道增至56个；其余依此类推。沟通渠道越多，与会者对信息的掌握能力将越低。

　

一般管理者所公认的较理想的与会人数，是5～7人。因为在这样的人数下，不但沟通不致发生困难，而且与会者普遍拥有较多的参与机会。倘若与会人数甚多，譬如多至20人以上，主席可以视实际需要而采取分组讨论方式，处理各种议案。

　

一名员工每次参加企业会议，都会使公司受到某些方面的损失。因此，实用经济学要求每份邀请都必须有建设性作用。假如一个人并非必须参加会议，他的时间就能在其它方面为公司多作贡献。而且，没有兴趣的出席者会造成妨碍。

　

要把每一位参加会议的人都看作资源。资源的利用应按照需要，而不是多多益善。一间拥挤不堪的房间可能使参加会议者泄气、不能实现自己的目的。

　

为了从每个资源得到最大好处，管理部门既不能把与会者的责任和技能认为是当然的，也不能假定其个人目的和公司的目的一致。人们希望从会议得到的东西往往不是会议主持人所确定的会议目标。

　

要把企业会议看成是一个若干个人的群体，他们必须互相影响以完成某项工作；不要单纯问谁应当参加，而要问为什么参加。下面是请你考虑的一些因素：

　

（1）参加会议的人将在多大程度上涉及会议的行动后果？

　

（2）这个人在中心议题的专门知识方面，是否确有需要或能有所贡献？

　

（3）这个人以前对这种情况，有没有经验，或者与所涉及的议题或人物是否有特殊关系（例如代表某一特殊利益的小组）？

　

（4）级别或地位是否适合于这个小组？（下级职员和他们的上司在一起参加的时候，心理上常会不自然，以至于影响他们反应的质量和真实性。）

　

（5）假如要做决议，这个人是否能做（他不应是一个从属的人，这种人可能缺乏完整的全面知识和适当的权威）？（6）他是否具有行政或法律责任来进行审查或决定？

　

（7）为帮助会议开得成功，这个人能不能通过抵制已知的意见以形成均势，提出一个不偏不倚的客观见解，或发挥评论者或媒介者的作用？

　

（8）他的才能或职责是否与其他与会者重复？

　

（9）由于某种理由，他或她的出席是否会妨碍会议的总体成效？

　

（10）是否时间、工作量及其他因素都能使与会者安心参加全部会议，而不是人在心不在？

　

出席人应当提前了解的事项

　

　

1交通

　

（1）谁预定飞机票？是个人，还是公司？

　

（2）如果人们自己预定，他们找谁？是否用一个负责人的姓名，以便电话接线员一听就知道？

　

（3）他们应计划在什么时候到达？

　

（4）预定飞机票何时截止？

　

（5）从飞机场到会议场所是否提供交通工具？谁提供？

　

（6）如果不提供交通工具，个人如何自行安排交通？

　

2会议场所——要几人同住一室吗？

　

（1）如果是这样，能否挑选室友？还是和生人同住，以便人人都能多结识一些朋友？

　

（2）人们能否指定禁止吸烟的房间（许多场所现有此种房间）或不吸烟的室友？

　

（3）有无健身俱乐部？游泳池？高尔夫球场或网球场？其它娱乐设施？

　

（4）人们是否须自备体育用具？

　

3衣服

　

（1）会议场所设施在门厅和餐室是否有衣着规定？

　

（2）公司管理部门要求会议期间何种程度地遵守礼节或不拘礼节？

　

（3）娱乐活动，有精致装饰的宴会或宴会是否需要特别衣着？

　

4会议

　

（1）人们是否应当携带卷宗或顾客记录？

　

（2）会前是否有须完成的任务？

　

会议时间的选择

主席在选择会议时间时，首先应该考虑的便是自己的时间，此即能令自己获取充分准备以及方便自己作息的时间。这种作法并不表示主席是一位自我中心的人，因为主席既然是会议成败所系的关键性人物，在选择会议时间时，自然应以适合自己的时间为优先考虑。这是一种实事求是的作法。其次，主席也应该考虑方便与会者出席的时间，以及为与会者所喜爱的时间。倘若与会者对会议时间有所不满，则会议目标的实现，势必遭受不利的影响。

　

会议时间必须包括起止时间。经验显示，绝大多数的会议都只列明开始的时间，而无结束的时间。这样的作法有两种严重的缺陷：

　

（1）与会者无法对会后的工作预作规划。

　

2）会议的效率势必降低，因为既然没有终止的时间，本来一个小时可以结束的会议，则可能被拖到三个小时才结束，这不幸应验了帕金森定律——工作将被延伸，以便填满可供完成工作的时间。为了避免上述两种缺陷，每一场会议都必须列明结束时间，而且都必须按照这个时间准备结束。就算有些会议——譬如说解决问题的会议——难以确切地把握结束时间

　

但主席至少应指明会议大约会在哪一个时间结束。

　

为了避免会议过分冗长，有些管理者故意将会议安排在距午餐、某种活动或是下班之前不久举行。这是一种可以考虑采取的方法。

　

至于一场会议到底应为时多久，这虽无一致的看法，但多数的管理者均同意，以不超过一个半小时为限，因为一般人能保持注意力集中的时间，最长大概不超过一个半小时。（这大概也可以说明何以大多数电影的放映时间，都在一个半小时左右。）但若会议中所探讨的是极其严肃的或是极其困难的主题，则一场会议的时间以不超过一小时为宜。但这并不是说一场会议不能长到两小时以上，因为一旦议案多，则会议时间将不能不相应延长。但须注意的是：一场会议的时间超过一个半小时，则中途应腾出若干时间作休息之用。

　

最后，我们还想提醒你：例如主席不坚守原定时间主持会议，则宁可另择时间开会，而不应轻易找人代为主持。重要的会议，更特别要遵守这个原则。

　

会议地点的选择

许多人在从事会议规划时，都以“方便”——主席的方便以及与会者的方便，作为选择开会地点的依据。这样做并不妥当，因为“方便”只是选择开会地点的诸种考虑之一。会议地点选择，至少应顾及下列七个条件：

　

（1）场地必须有空档且可供使用。

　

（2）场地必须够大以便容纳与会者及视听器材。有人认为平均每一位与会者若能拥有1。5米2的空间，才算理想。

　

（3）必须拥有包括桌椅在内的适当家具。会议时间愈长，所使用的桌椅愈应令与会者感到舒服。不过，却不应该令与会者舒服到无心开会的地步。

　

（4）必须拥有充足的照明及通风设备。

　

（5）必须能免于声音、电话、访客等干扰，以防与会者分心。

　

（6）必须令主席及与会者大致方便。

　

（7）成本必须低廉。

　

以上七个条件之中，前四个可视为任何会议地点的必备条件，缺一不可，但后三个条件则往往因相互冲突而无法同时具备。例如为节省开支及令与会者大致方便，主席将会议地点定在与会者办公室的附近。但是，由于会议地点太接近办公室，就会在会议进行中常有电话或访客的干扰。此外，与会者也常在会议进行中伺机进出会场。反过来说，倘若为了令与会者专心开会，主席遂将会议地点改在远离与会者办公的地方。但是会议地点遥远，不但令与会者感到不便，而且也令会议成本因而提高。许多管理者对会议地点的选择都有这样的共同认为：一般性的会议或是为时较短的会议，原则上应在与会者办公室附近召开，但是特别重要的会议或是为时较长的会议，则应选择远离与会者办公室的地方召开。

　

1选择地点

　

在其它条件相同的情况下，如果会期短，最佳会址是大多数参加者旅途最短的地方。如果会期较长，那么，旅途远近就不如主要商业中心或人们常去的地方重要。

　

越来越多的机构发觉机构外的会址能增加会议成功的机会。有些企业报告说，多样化的会议地点能激发兴趣，并为常规功能增加新的方面。而且，它为会议的便利、服务工作和可能安排的项目提供更为广泛的范围。

　

2考虑利用会议中心

　

一下子解决许多后勤问题的好办法是在一个会议中心开会（不要混淆会议中心与大会中心，后者一般要大得多）。会议中心这个概念在过去十年中已臻完美，现在是开两百人以下会议的主要地方。

　

美国典型的会议中心是康涅狄格州南贝里的哈里森会议中心。各种专家讨论会和专题讨论会在这里各开二天，平均参加人数为20～100人。会议在长达一年之前就需预定。设施有先进水平的会议中心和度周末的地方，备有二十间会议室，每间大小从二十到三千平方英尺不等。座位从十二个到二百二十五个不等，并可安排成剧场式、教室式、宴会厅式或讨论会式。

　

典型的中心座落在没有大城市的汽车、飞机和行人交通干扰的地方。这种中心一般包括供会议用的一所有充足房间的旅馆，一个咖啡馆和一个餐馆。可以安排全套会议服务项目，包括就餐、客房、会议室、便笺本、铅笔、标准的视听器材、咖啡供应、以及供娱乐使用的设施等。

　

注意：不管会议主持人是新手还是行家，他都会发觉和良好的会议中心共事可以减少许多计划难题。由于这种中心适合小型会议，它能估计到主持人的需要，从而减轻他所肩负的许多细节。而当把所有收据加到一起时，费用不一定更高。会议中心在各国已如雨后春笋般兴起，新的中心还在继续开办。最好的一些中心位于大城市附近的老房子里，但是要仔细选择。

　

3及早提前预定

　

在计划开始时就预定地点——如有必要，可以是暂时性的，这样做有百利而无一弊。最好的开会地点要及早预定。最受欢迎的开会地点时常要提前五年预定。围绕可供使用的场地和设施设计方案，比物色完全适合于既定方案的设施要容易。

　

初步的寻找场地可以通过邮件进行，条件是你能提供你的要求细节的概要和拟议的各个日期。招标应包括下列各项：

　

（1）活动的一般�