卡耐基成功全集之二经营管理方略-第50章

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在空白部分标上重要程度的记号
没有一本书需要从头到尾精读。如果能够通盘了解书中的精华部分，剩　下的就算丢到垃圾桶也没关系。书最好以条列重点的方式写成，可以节省读　书的时间。
在收集资料的时候，如果是报刊杂志上的信息，可以直接剪下来存档。　但如果是一般的书籍，剪贴实在不太好。这时，不妨按照书本内容的重要程　
度，在该页空白的部分标上●、○、△、 之类的记号。下次阅读的时候，　就可以省下很多时间。记号最好标在左右两边的页端，即使快速翻阅也不会　遗漏。


同时阅读几本书时，用书签的颜色划分重点
读书如果能够按照次序，读完一本才换另一本，当然是最好不过。然而，　在繁忙的现代社会中，能够有　5　分、10　分的零星时间，就算不错了。这时如　
果想要读书，因为时间不多，必须很快进入状态。如果还得花时间找书，那　么自己所有的一点时间，只能找书，不能读书了。为了活用这些零星的时间　
读更多的书，就要养成同时读好几本书的习惯。
因为经常同时阅读好几本书，书签便成为必要的文具用品。譬如使用的　书签有三种颜色，茶色表示需要经常参考的部分。黑色代表重要的部分，红　
色则代表读到一半。这方法在节省时间方面非常有效，而且，因为可以立刻　进入状态，所以，即使只有一分钟，也能有效运用。
此外，目录也是一本书的重点。很多人都忽略目录的重要性。其实，目　录正是书中内容的浓缩，有些书甚至只要看过目录就行了。所以，如果买回　
来一本书，最好先把目录的部分复印下来，贴在封面。如此一来，不用打开　书，就能知道内容。如果目录页数太多，可以把不必要的部分去掉，或是缩　小复印。
通过这些方法，把别人写的书化为自己的东西同时节省了许多时间。　如果把这些事情都列张表，等到哪一天出去散步的时候，就可以一次办
定。


开会前的准备工作
尽管大家都知道，会开得越多的公司越容易倒闭，但仍然有许多公司开　会时间冗长得令人受不了。这个不行，那个不行，甚至有些尽是与问题无关　
的废话，讨论了半天没有一点结果。由于与会人员在会议的那一段时间内，　不能做其他事情，所以如果衡量时间成本的话，开这种会实在很浪费。老是　
开这种无意义的会议，等于无止尽地浪费时间成本，最后必定会掏空公司的　金库。
通常这种没有效率的会议，多半是因为没有确定散会时间所致。同时，　没有例外的，一定会有人迟到，中途才进来开会。由于不确定什么时候结束，　
会议自然就拖拖拉拉地开下去。而且，会议就算有个题目，也没定出讨论方　案，以致重点不明确，抓不到问题核心，自然讨论不出有效的解决办法。　
开会前的准备工作是十分重要的。譬如，开会前先列出问题及两三种解　决方案，作份简单的报告，分发给与会人员。如果所有的人在会议前都很快
地看过报告，则会议必然能够很有效率地进行。　也就是说，提案者先列出问题所在，并针对问题拟定几项方案，然后征
询众人的意见，以此为基础，进行会议讨论。　如果采用这个方法，会议大概只要　1　个小时就能结束。节省下来的两三
个小时，还可以用来处理其它重要的事情。当然，会议的主角免不了要用两　三个小时作报告，但所耽误的，毕竟只是一个人的时间，不会影响其他人，
就公司整体而言，时间成本可以大幅度地节约下来。这个方法用最简单的话　解释，就是会议一开始，所有的人对问题核心都有相当的了解。当然，要达　
到这种效果的前提是，提案者确实掌握住问题核心，并做出具体的方案才有　可能。


站着开会，节省时间
如某项企划案经费不足，有必要增加预算。于是，负责的人把上司找来　走廊讨论：“由于某些因素，预算恐怕要再增加。”
上司也很明快地回答：“OK，就照你的意思。”或者“没办法增加啦！　只能看看在当初预算范围内有没有什么方法啦！”是与不是，很快就有结论，　
处理事情干净利落，实在令人佩服。
其实，会议不见得一定要坐下来讨论。和上司在走廊三言两语就把问题　解决，不也是一种会议的方式吗？何不采用这种方式试试？更何况站着讨　
论，由于潜意识里想赶快把话说完，精神集中，自然可以很快得到结论。　这种方式在重视群体意见的企业界，可能不太容易被采用，近年来逐渐　
有被接受的趋势。站着开会能使头脑更灵活，在提高效率的前提下，是值得
一试的。


电话应对的好方法
每天电话相当多。往好处想，这代表生意兴隆，并不是件坏事。但相对　的，有很多人会因此没办法打进来，那就很麻烦了。虽然，只要秘书一句“对　
不起，老板正在讲电话”就可以打发了，但万一对方有急事，那就伤脑筋了。　而且，如果对方是重要客户，还得赶快挂掉手边电话，拨过去问个明白。如　
果对方是在公司打的，那倒还无所谓，拨过去就知道是怎么事。万一是在公　共电话亭打的，一错过就头大了。“究竟是什么回事呢？会不会是急事呢？”　
整天为了一通电话搞得心神不宁，无法专心工作，有时甚至为了一通电话，　延误了一天的工作进度。如何处理这类事情呢？不妨先作一些暗号，并且交　代秘书。
譬如，如果在秘书传来的纸条上写“W”（Wait　的简写），表示“请他　等一下，我马上好”。如果是“T（Telephone　的简写）7”，表示　7　
分钟后　我回他电话”。至于“A（Again）五”，则表示“请他　5　分钟后再打来”。　
此外，一些推销员打来的电话，直接由秘书处理掉即可，不必由自己接听。　有时候和比较健谈的客户通电话，在谈完正事之后往往还会聊些家常，　
如果采用这个方法，就不必担心电话讲太久，而错过其他电话了。也许有人　认为只要通话简短，没有特殊的方法也不会有困扰。但和客户聊聊家常是必　
须的，如果采用这种方法，不但可以和客户好好聊一聊，也不必担心耽误了
其他的事情。


把对方来的电话说得详细一点
人们最不喜欢打电话的时候，只听到对方一声“喂！”而不报上自己公　司的名称。照理说，接到电话应该说：“○○公司”，或是“○○公司业务　
部”，让对方确定没有打错电话，如果打错了可以趁早发现，避免浪费时间。　同样的道理，总机或是负责传达的人，如果只说“○○先生来电”，也
是不对。应该说“○○公司的○○先生来电”。
像这些电话应对，应该在职员刚进公司时就要训练。譬如把各种现象电　话应对方法编印成册，让新进员工一开始就知道如何应付，等到出了问题才　教他就太晚了。
这本手册里面有各种电话应对的方法，以最令人头痛的推销员电话为　例。一般推销电话无端地占用别人的时间，就某些程度而言，可以算是一种　
犯罪。不过，一般推销员不会一开始就露出马脚，通常他会说“恭喜您从　10　万人中脱颖而出？？”然后渐渐扯到他所要推销的东西。这时你可以单刀直　
入地说：“总而言之，就是推销嘛！”不管多么厉害的推销员听到这句话，　也只能回答：“啊！是的。”然后你就赶快加上一句：“不用了，谢谢！”　
马上挂断电话，不必为这个浪费时间。
此外，手册里面，对于对方打错电话时的处理，也有详细的说明。许多　人在知道对方打错电话之后，都会不高兴地说：“你打错了”，就挂断电话。　
然而，这样应对的话，对方很有可能再打过来。所以，接到别人打错的电话，　一定要问清楚：“请问你打几号？”如果对方号码不对，应该告诉他：“我　
们这里是○号”，万一号码相同，就应该说：“您打的电话没错，不过，我　们这里是○○公司啊！”如此一来，就可以避免重蹈覆辙再打过来。其实这　
些都只是一些小技巧，然而稍微留心，就能减少时间的浪费。

做一份“行动记录表”　订定行动记录表比做预定表，更能妥善管理时间。　有很多人常说：“唉！自己想做的事情很多，却因为时间关系，没有办
法实行！”然而，只要仔细分析一下他所谓的“时间关系”，就知道其实不　是真的没有时间，而是从一开始就认定没有时间，根本没有用心把握。所以，　
与其订定不知道能否实行的预定表，倒不如做一份行动记录表来得实际一　点。因为根据这份记录表，你可以清楚地知道，自己使用时间的方法到底出　了什么问题。
行动记录表没有必要持续记个一两年。只要好好记一个礼拜，自己的行　动规律自然一清二楚。只要知道这些，以后该怎么做就简单多了。最重要的　
是，借由客观的数值，改变原以为没有时间的想法。
对于经常以为没有时间的人而言，唯一解决的方法似乎只是缩短睡眠时　间。他们总以为，这件事花多少时间，那件事花多少时间，最后没办法的话，　
再把睡眠时间缩短就可以了。然而，借由熬夜来缩短时间，精神必然恍惚，　从长远的眼光来看，也不是什么解决的办法。所以，如果非缩短睡眠时间不　
可，与其熬夜倒不如早起。
在一般家庭，都是用收支簿记录金钱开销。其目的应该不只是单纯的记　帐，而是了解收支情形，更加合理地使用金钱。至于行动记录表，不是金钱　
的收支簿，而是时间的收支簿。使用时间和使用金钱的道理都是一样，因为　一样，了解的方式自然也是一样。
这个行动记录如果能以“分”为单位，每分每分地记录，当然是最好。　不过，这样记录可是很吃力的。可以“6　分钟”为单位。为什么以“6　分钟”　
为计算单位呢？主要是　6　分钟刚好是　1　小时的十分之一，计算起来比较方便。　如果以　6　分钟为一个刻度，在方格纸上做份记录表，因为一个刻度有　5、6　
厘米长，必要的话还可以更加细分。对于那些常抱怨时间不够的人，希望千　万能抽时间作份行动记录表。只要下点工夫，想要多少时间都有可能。
三、提高效率，永恒而常新的课题


当今企业不论规模大小，欲在这风险丛生、变幻莫测的经济环境中掌握　经营契机，效率的提高就成为一个永恒而常新的课题。此课题之大涉及企业　
的战略与方针，之小则牵连员工一举手，一投足。所谓涓涓细流，可以成瀑，　如每一员工心念中常怀“效率”二字，则企业必永立于不败而至巍然。


值得借鉴的“一句话”
写完这份公文就休息一下，办完这件事就去洗个温泉等等，在每个阶段　给自己准备一份达成奖励，是提起干劲的秘诀。
女友应该是工作、读书时的鼓励，而不是妨碍。　想要避免时间浪费，可以计算一下自己的时间成本。　
利用等车时间办事情时，使用有开铃装置的手表，就可以不必担心时间，
而能专心做事。　想要使会议进行不至于拖拖拉拉，必须事先决定散会时间。　订定开会时间时，如果像“一点五分”之类的加个零头，可以使散漫的
人也知道守时。　列张表注明“零碎时间可作之事”，一有空闲，就不至于浪费。　使用马表记录自己行动所需