卡耐基成功全集之二经营管理方略-第120章
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平时常用的商品，事先都将其货号与商品同时列成一张表格，所以订货 时都顺便写上货号，绝不会订不到自己所要的商品。
除了商品货号，另外一个我们很少注意到的是商品的正式名称，如果能 确定，订购时也可缩短商家寻找的时间。
收集商品目录，不仅对大量购买的人十分方便，对小型公司也是很有帮 助，常常可以意外发现其他品质优良的文具。
印刷精美的商品目录，对中小企业的制造商而言，也是促销的一个手段。
11。文具或邮票不仅要维持最低库存量，购买时也要注意当时库存量 笔、复印用纸等一般文具用品，可称为“资料整理的用品”，同时也算
是“资料整理的消耗品”，平时须维持一定的库存量，以应付每天的消耗。 因此如何补充这些文具，或该有多少的库存量，如何整理等等，都是非常重 要的。
例如圆珠笔，由于常常携带在身旁，包括备用的在内，同一种颜色的最 少要三支。若是哪一支墨水用完，或临时遗失的话，不会因没笔而耽误工作
进度。常用的文具也都应有预备品，不论任何情况发生，都能迎刃而解，这 点非常重要。
但是库存量也并非愈多愈好。比如象圆珠笔之类的文具，自有其固定寿 命，所以订购时不要一次买太多，以免在期限内用不完，反而白白浪费。还
有产品的种类、适合的用量等，决定所需的库存量必须切合实用。
应制出一套库存以及如何补充库存量的管理办法。
有关库存的问题，将其分为“最低库存量”、“购买量”、“购买时的 库存量”。所谓“最低库存量”，是指产品用到这个数量时，一定要补充。
“购买量”就是购买的数量。例如： 圆珠笔（红、蓝、绿、黑）——最低量是 2 支，购入 5 支。 大小曲别针——最低量是 50 支 1 盒的 20 盒装
1 箱，购入 10 箱。 透明资料袋——最低量是 20 张，购入 100 张。 硬纸板机——最低量 5 盒，购入 10 盒。
档案夹——最低量 3 个，购入 7 个。 自动铅笔笔芯——最低量 1 大盒，购入 5 盒。
像上列这些商品，当库存到最低量时，就一定得补充齐全，不可拖延， 以免误事。
“购买时的库存量”，就是指最低库存量加上购买量的总和；邮票最低 库存量以 50 张为限，如果购买量是 100 张的话，那么“购买时的库存量”就 是
150 张了。
必须注意最低库存量、购买量、购买时的库存量的数量，而且确实实行、 补充，以方便使用。
12。订定一个月一次整理用品的“盘点日” 对于经常使用的用品，象圆珠笔、档案夹等，即使不盘点，若不足的话
也立刻会知道。但对于较少使用的用品，就没有这么容易发现，所以这类用 品应要设定固定时间作盘点，才是正确的整理态度。
一般事务所在每月的第一个星期二早晨，对各种库存用品作定期的盘点 工作。之所以不在星期一，是因为星期天已放假一天，星期一必定很忙碌， 所以定在星期二。
也许有人认为事务所内使用物品的种类较繁琐，对于其他公司就不一定 适用。其实不然，必需品在使用时不能立刻得到，那就不叫必需品了。无论
哪行哪业，一定有专用的物品，必定也分为常用与不常用这两种。为了应付 临时所需，以及了解平时物品的库存量，至少每个月必须检查一次，以免有
东西不会使用，或是用时却找不到等等遗憾发生。
13。基本工具若齐备，工作效率自然提高 文具店里并非都是陈列基本文具。所谓基本文具，是指使用率最高的文
具。就像家庭主妇一样，刀子和锅子是她每天必用数次的东西。文具也是同 样的道理，每天最常用的物品就是基本文具。
在使用自动铅笔，若有错误时，通常用橡皮擦更改。若是铅笔式的橡皮 擦就更好用了，因为铅笔式橡皮擦的笔芯处有象铅笔一样细细尖锐的前端，
在擦拭小字或小范围的错误时非常方便。用这种橡皮擦，甚至可右手写字， 左手拿橡皮擦，边写边擦，方便自如。
另外一个是钉书机。这种钉书机是在按柄下装上可回转的钉书柄，和一 般钉书机不同的地方，是可横钉或直钉，以发挥它的绝妙功效。
另一种文具是可左右转动的胶带台，这是目前最奇特的产品。和一般胶 带台的不同之外是它可任意转动，无需搬动转头。
最后提到使用率也相当高的剪刀。细长的刀柄，在握指处的圈环内侧加 了一层护套，让持剪者绝不会因拿得太久而手痛，赶工时也可提高工作效率。
14。善用工具的特性，不使其成为装饰品 一般文具店所售出的文具，固然依其设计本意而使用最佳，若是能加工
一点自己的创意，可使文具发挥更高效用。 比如不需印泥的印鉴，当然便利使用。但是一旦数量增加，往往不能一
眼辨知要用哪一个。卡文先生的事务所里，有“速件”、“已办”、“待办”、
“作废”、“完成”等十多种的印章。虽然由复印部分可以分辨其内容，但 是横排在一起的时候，就很难马上辨知了。
为了辨别各印鉴你可在每个印章的上端贴上用此印章盖出来的字，如此 排成一列，使用时必能很快地辨别了。
另一个文具很有意思，就是一般医院里病人在床上所架设的桌子，是睡 前看书时不可缺少的工具。手不用捧着书，无聊可随时闭目养神或睡觉，可
以轻轻松松地看书或作事，真是一张实用的“桌子”。
最近，象这类商品不断地推陈出新。我们应该善用文明产物，只要觉得
“这很不错”，就应不惜金钱购买，而且买回后，再加上自己的创意，使文 具的用途发挥到最高点。
如携带式的复印机，使用虽然方便，但遗撼的是复印的数量太少，所以 得把它改良成可大量复印的机器。
不论有多便利，由于好奇心的驱使，也许使你充满兴趣地在文具用品身 上再动些脑筋，就能成为更适合个人使用的工具，这也是整理术的一大助力。
15。应该熟练使用文书处理机 对现代的企业公司或个人而言，文书处理机是十分便利的新产物。但是，
能完全用此机器来从事文字处理工作的人仍是少数。很多人把它当作清稿器 使用，只是将草稿整齐地打成文字为目的。
其实，它的用途不限于这方面，文书处理机还能作其它用途，若能正确 地使用，可使信息收集网扩大，且能积极地活用在工作上。利用其特殊的文
字处理系统，文字经由此机器，可利用记忆设定，作文字推敲，文句编排， 而写成所需的文章。换句话说，对于尚在斟酌的文字，可利用此处理机打出
各种造句，再加以确定组合。
总之，它比铅笔还方便修改，能将脑中所思，凭着按键完全表达出来， 因此能快速地打出文章或构想。
16。不确定的地方先使其明朗化，是利用文书处理机的窍门 文书处理机的操作必须熟练，若对于一字一句的基本文句不太熟悉的
话，就会浪费时间。操作不熟练，文章也就不能通顺写下去，工作效率自会 降低。
比如：打字时，不知是“puter”或是“putter”何者正确，如果 错误的字在连续打了几十页之后才发现，反而要浪费时间作修改。所以一定
要先确定字的拼法，以免反而耽误工作速度。
就像在驯服野马时，首先须了解它的特性，再骑在其背上驾驭它，一切 得按照自然的训练程序，否则就会浪费许多宝贵时间。操作机器时，除了必
须熟悉机器特性外，尚须正确使用机器，以求更快速地完成处理文章、资料 等的工作。
17。一张磁碟片一个档案 目前，文书处理机价格十分便宜，对处理个人信息而言，很是方便，所
以很多企业家也在家宅摆上一台。诚然，一片磁碟片可装入许多资料，是信 息最佳存档库。但是对于报纸、杂志或单行本书籍，却不能立刻得知其要点
所在，所以电脑磁碟片存档不是很理想的方法。但却可利用其存档资料的编
排，以备查询资料时，更加快速。 磁碟片的整理方法，应该一片存一件档案。虽然磁碟片的容量很大，但
是将数个档案存在一起，查询时反而很不方便。 还有一点，就是所收集的信息输入磁片时，以颜色来区分种类。譬如：
绿色代表“个别案件”，蓝色代表“平常档案”，黄色代表“杂项档案”等 等，大略按此区分。在各种形式中，写着“F·法院”的磁片，即表示输入各
种判决所用的文书。要查资料时，就可从这片磁片显示内容。当然，也可随 时订正修改，以达到最终目的。
无论收集了多少项目，都可按其代表颜色，很快地检索到自己所要的信 息。另外，内容最好使用一目了然的格式化，而且尽可能以“记号”来表示。
就如同在判决事件上，首先必须找出有关裁决文书的表格，再按表格所示的
“FC·告”的记号，其中，“F”表示形成，“C”表示刑事；“告”表示告 诉状，按其代表符号找出磁片，就可立即了解全部过程了。
如能善加利用电脑的话，对于资料处理的确有很大的帮助，且可增加资 料的活用。
另外，必须强调一点，就是只要一输入磁片，虽经过一番长时间的设计， 但是却能永久保存。一张磁片大约可存入 60 或 70 个项目，平均每一项目约
值二三十元，以长久保存的功能而言，实在很便宜。
18。电话答录机、传真机是时空的便利兵器 在信息化的现代社会中，在信息的收集或交换上，电话是重要功臣，但
是，电话的最大缺点是不论你是在吃饭或是睡觉，铃声一样大作。有很多人 不喜欢电话，而喜欢以信件方式传情达意，“安静从容”似乎也是一项原因 吧！
因这些缺点，所以研究发明而产生出电话答录机，即使忙碌或无人接听 时，都可靠电话答录机来完成以时间换取空间的重大任务。
和顾客有重要文件传达时，而且时间又紧迫的话，此时，就可利用最新 产品——传真机。它能正确无误地传递信息，可说是信息整理术的最迅速的 武器之一。
在信息整理术中，多加利用电话答录机和传真机，可使信息发挥最大效 力。
为了迅速传递信息，争取生意机会等等因素，电话答录机、传真机已广 为使用。并非因为它们是新产品才使用，而是它们确实对事业帮助很大。
最重要的一点，是对电话答录机及传真机的信息、文件等不能及早处理， 反而拖延的话，那就不具任何意义了。所以除了会使用机器外，也要勤于处
理机器所传递的信息，才能发挥机器的真正功效。
信息头绪整理技巧
1。只用一张便条纸卡片，也能让头脑清晰 从“整理信息”的观点来看，对于资料存档、书架整理都得列入考虑范
围。收藏的档案能正确地整理正确地使用，再加上清晰的头脑，才能使收集 的信息顺利地被运用。
人的头脑，是收集信息的第一站，就像书架一样，如果书架乱七八糟， 想要迅速得到或整理资料，是绝不可能的事。解决的方法是使混乱的头脑解
放，而且必须经常如此地做。其中的一个方法，就是利用记忆。例如当面对
很复杂的问题时，立刻根据记忆及以往的经验，整理出头绪来；若遇到无法 解决的问题时，要培养新的观点。在解决这个难题的过程中，若使问题两层、
三层地积�
