卡耐基成功全集之二经营管理方略-第115章
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B5。因此，可一律将杂志中所刊资料直接整理入档，无须复印。这实在 省事又方便。
但是，将其原封不动直接归档时，必须注意，勿将资料毁损。若资料残 缺或者全无空白处以供装订时，则会造成不能装订入档的缺点。
为了预防缺失，可以利用周刊杂志的装订方式，使所得资料不致受损或 不能装订。大家都知道，目前的周刊杂志全部采用“长钉横式装订法”，只
要翻开杂志至中间部分，这中间部分正好是长钉的折曲位置。当看到周刊杂 志中有重要的报导时，就拔起长钉，如此，杂志立即散开，即可完整地拿到
所要的资料，甚至可直接在纸上打洞，然后入档。
将散开的杂志封面，连同重要资料一起装订入档。在成册的杂志资料中， 可以看到各杂志的出版时间及主要报导标题，这也成为一项重要资料，在查
询时很方便。由于加上封面等于多了一层保护，资料就更不易受损了。
除了周刊杂志，像《财富》、《幸福》等综合月刊，或是颇受欢迎的《读 者文摘》、《商业周刊》等都是适合商业人士阅读的专门杂志。这一类杂志
若合乎 B5 规格的就可原封不动保存，若非 B5 规格，就一律复印，再打洞入档。 月刊性综合杂志中，若一本中只有一小部分资料合乎需求，即使大小不 是
B5 规格，也要耐心地按部就班，复印存放。由于这类报导符合需求，所以
即使再多，对日后都必有帮助。此外，还要注意只要收集需求的部分，剩余 的部分则一律舍弃，才是整理的方法。
7。从各类书中复印重要信息，收集成适合自己的信息书刊 卡文先生因执笔写书为杂志社撰稿，每个月都须写相当数量的文字。其
写作来源，正是每日收集、整理的各类资料，有些从各类成册资料中，挑出 适合执笔的标题，所需要的部分也以复印收集成册，有别于原始的成册资料。
当这本新资料册完成时，卡文先生所要的大概也完成 80％左右了，其余的， 就是所学多少的表现了。
在企业公司中，常常需要提出企划案或报告书，碰上这项任务，不知让 多少人伤透脑筋、绞尽脑汁，想法子好好表现一番。这时候，最大的资料来
源，就是日积月累所得的成绩。懂得把握时机，发挥资料的效用，对收集资 料者而言，便算是已拟好 80％的腹稿了。
此时，手边资料便派上用场了，而且由于入档以活页式处理，便可在遇 到适用的资料时立即取出，甚至把不同项目的资料页一起抽出，同时参考，
非常理想。这就是资料收集充分活用的方式之一。
当你要写一些法律的评论文章时，该如何使用现有的书籍作参考呢？当 然，不可能将每本法律专业书籍都再阅读一遍，时间有限，那又是如何进行 的呢？
通常，先列举出大纲，再按照所需的相关资料，预先在各书中作记号， 以 A、B、C 的顺序记下，再予以复印，同样地也依序再整理成册。因而在写
作时，依照所列的大纲、段落，着手使用资料，再加上自己的专业知识和经 验，就能很迅速且正确地完成写稿工作了。
设计企划案的人，更需参考众多的书籍。若采用这种整理方法，制成一 本自己的资料专册，即使再复杂、棘手的企划案，也能迅速完成。
有效而充实的信息，实在是一位好帮手。
8。收集过期杂志，务必作目录或索引 把杂志能作成资料的部分，以复印或原始资料的方式保留，其余部份大
都丢弃。但是，像《法制时报》这类法律专业杂志，对专业人士有着极大的 价值，必须完全收集。
这本《法制时报》，自创刊以来已出刊了一千多期。这么庞大的数量， 绝不可能每本都当座右铭似地充分使用。也因数量过多，利用机会更少，更
不可能对哪一期刊载哪一类法律判例完全牢记在心。为了弥补以上缺陷，要 设计“索引号”。
将《法制时报》以一百期作为一册，按照出刊年月份排列，并附上判例 标题，使一百期的重要内容全集中在“索引号”内。当要作判决或执笔写稿
时，将索引号取出参考，此时必能立即查到某判例的出处，也可以委托秘书 代为查阅、复印。
对于过期的相关杂志，以这种索引方法处理，可使这些杂志充分被活用。 现今社会中，能收集最新、最实用的信息，是事业成功、工作顺利的条
件。至于该订多少份杂志，杂志又要保存多久则须视具体情况而定，当然， 应订阅有用的杂志，至于杂志保存，除了像《法律时报》对卡文先生十分重
要，而以索引号方式全部收集外，其他杂志，只收集适合的资料加以复印保 存。须记住，务必作成目录或索引再入档，以备日后查阅方便，使其成为一 套活用的资料。
9。成册信息，以颜色区分标题 成册信息的便捷在于资料能自由取用，立即归档，随身携带，极富机动
性。如前所述，常从成册信息中依标题抽取所需要的，或是为了配合工作、 节省时间，而将写时要用到的资料随身携带着。
成册信息除具机动的优点之外，为了使资料更能活用起见，有一点十分 重要，就是以颜色区分种类册别，以利于辨别。也许有人会指出一些收集信
息的专家们，都是用单一的颜色作为封套，但这常造成查阅时间的浪费。站 在追求效率第一的原则下，以颜色区分标题，才是正确的。
一般人大多采用布质或塑胶皮两种封套。若用布质为封套，且以不同颜 色区分。这么一来，即使资料册紊乱，只要一看颜色，就可辨知其收集内容。
也许有很多专家会在资料卡上按照种类涂上颜色以区别内容。事实上， 依封套和标题颜色，即可区分。而将内容的用纸按不同颜色划分则似乎太过
细密了。除了彩色复印外，复印大都是白纸黑字，所以所收集的内容，还是
一律使用白纸较佳。
10。成册资料也须新陈代谢 卡文先生写稿时，手边必有一份资料，这些资料是他按照写稿大意集结
成册后，再重新装订的。 遇有更新更好的资料，便将旧的或从不使用的丢弃。如此，一方面增加
新信息，一方面丢弃不重要的部分，就完成现存的资料档案了。只要有资料 收集的一天，就有这种资料的新陈代谢出现。写稿时，浮现更好的构思，或
发现更有用的资料，便迅速以活页插卡法将其装入成册封套内。在资料不断 地被活用的同时，其内容也逐渐增加。
如同发育中的小孩子所穿的衣服一样，隔一段时期就不合穿了，所以不 得不添购新装。资料收集也一样。报纸或杂志剪下来的资料，若是原封不动
地贴在剪贴簿上，就会停止成长。若以活页插卡法予以补救，不但可装订成 册，便于取阅，也可配合资料的成长，不断地汰旧换新，促进新陈代谢。
为资料整理增加新血液，使其不断成长，虽常令你伤透脑筋，不断思维 的结果却因此而常有心得，是你在资料整理过程中，更能肯定自我实力的乐 事之一。
11。活页式笔记的内页纸只用单面 一般来说，管理者都是采用活页式的笔记本。因此，目前管理者拥有相
当多的笔记本。笔记的使用方法不断改进，最近，管理者的笔记才完全使用 单面记载法。
笔记本纸的两面都可使用，而管理者都只用单面，且留有空白，也许有 人以为那是因为记录不完整的缘故，其实并非如此，更不是因纸张太多而浪
费，主要还是为了提高日后的活用价值。
资料整理的笔记法中，最重要的不是写入多少字，而是它的内容适用与 否和资料是否易于活用。管理者就是基于这两项原则，才决定采用单面笔记 记载法。
管理者笔记本一律采用横式书写，最上面是大标题，例如第一行写着杀 人事件的标题，次行是凶手资料，最下面详细注明发生的经过，然后再加上
判决内容等等。这时仍以“活页纸”、“单面使用”，以及实行新陈代谢为 原则。若无法集成一册，先依次在上面写上大标题等细节，打上顺序号码。
如此，万一资料不慎被分散，只要一看标题顺序，仍可迅速归位。
虽是按照顺序排列，但管理者常作改进。比如单面记载，就是考虑到翻 阅浏览时能迅速进行，一入目即了解内容。至于顺序编排方面，若觉不妥，
应立刻作调整。若是双面记载的话，就没那么便捷、省时了。
需要复印时，单面也快速多了，且可自动操作，一点也不费事。若两面 都有资料的话，就很麻烦了。另外，多使用条列式简单明了显示资料的方式，
尽量留下空白，使查阅时更为快速。
这种笔记记载法，乍看似乎不具特色，但因收集内容符合实际效用，而 且因单面使用，使查阅时间大幅缩短，效益颇大。
12。活页纸以打孔方式处理
报纸或杂志的资料收集，都以 B5 尺寸为统一规格。然后在资料两侧打 孔，最后予以装订成册。同样地，笔记也是在活页纸左右两边都打上 26 个孔。
打孔的理由，是为了统一资料，便于浏览。例如在某一项主题之下，A 与 B 相互关连时，可将两份资料装订在一起，并列对照。在公共场所或车上，
也可拿取自如地查对、参考，实在很方便。 这类将笔记，活页卡化的收集方式，对资料的分类、替换应付自如，而
且装订成册，也很方便。只是这种笔记需要自己动手制作，市面上没有出售。
除了可以享受独创的乐趣外，或许也可申请专利哩！
13。活页插卡式记事本，数量可不受限制 一本受商业界欢迎的杂志，曾以“记事本的活页术”作专题报导，配合
照片介绍各界名人的记事本用法。例如将计划表作成任何人一看都能了解的 形式，并且举出多位知名人士的记事本为例。对卡文先生而言，看到这类记
事方法，反而觉得是件苦差事。为什么呢？太麻烦了！所谓记事本，是为了 备忘事情而随身携带的小本子，应该记些最新的资料。总之，记事本应是记
录一天中与自己有关的事物。
一般不赞成在记事本上写得满满的，应使用一天一张、活页式为主的记 事本。至于记事的时间，可利用归途的车上或睡前，记下已完成以及隔天必
须做的事；对于已发生的事项也须记下，一天一页，若不够使用时，可随时 增页。由于采用活页式，所以补充十分方便。
第二天，处理记事本上所写的事项时，按照原先计划，不拘顺序，从最 重要的事开始进行。每完成一件，就用红笔划去。没完成或做不完的事，也
写下理由，再挪写到第二天。当一张活页纸划满红线时，就把它抽出，放到 留存用的资料夹内。
对有关自己的事，一定坚持要登载在记事本内。例如计划表的留存，不 仅今年，连前年、去年的也一定存有档案。即使去年某一时期所作的任何事、
和谁见面等的正确日期，一定都有记载。此外，工作时看到有趣的资料，如 随手剪下来的出版小广告等，一律放入透明的资料夹中。
管理者记事并非一成不变，也常因当天的内容而作调整。总之，传统格 式化的记事本，对管理者反而是一种束缚，因此，记事本的制作，需要亲自
动手，才不致本末倒置。
14。多利用公司内部术语，使记事内容记号化、简单化 一些在外奔波的商业人士的记事本�
