卡耐基成功全集之二经营管理方略-第112章
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分配通讯录，例如利用 6 孔活页手册，自行增减各个姓氏的页数。至于以英 文字母为排列顺序的通讯手册，由于不太适合中国人的姓氏，还是及早放弃
为好。如果遇上外国人或外国公司的称呼，则先译成中文，依照注音顺序排 列。经常与外国人往来的人，则可在注音后面加注 ABC 字母索引。
（6）通讯录必要的资料 要将对方名片登录于通讯录上时，你可能会遇到是登记公司名称还是登
记个人姓名的烦恼。即使是商业上的往来，也有不少情况是始于初次会唔的 良好私交，因此不论是公司地址或住宅电话都有记录的必要，但是在分类上 会产生麻烦。
在通讯录上，有一些是一定要登录的基本资料，例如传真号码。目前， 几乎每一家公司都有传真机，每一张名片都印有传真号码，可是市面上有的
通讯录仍未列有传真号码一栏，值得特别留意。再者是电话号码。愈来愈多 的名片开始印上专线、代表线、夜间专用线等多个电话号码，再加上总公司、
分公司的不同营业单位，通讯录的登记作业就产生了两大问题：A 究竟要选 择个人还是公司名称？B 资料的文字量过多，空格容纳不下。
为避免造成麻烦，有三大原则可供自己“强制”解决这些问题：A 如果 对方是职员，仍记载其全部资料，在索引上则登记公司名称；B 如果有分公
司等其它资料，则依顺序填入各栏内；（3）有必要登记住宅资料时，则登记在 公司名称的下一栏。按照这三大原则，即可很清楚地完成通讯录和登记工作。
同时为了避免意外遗失，应该每半年或一年就进行一次总拷贝，也不要忘了 将“备存日”一起记入手册中。
出国旅游是最容易遗失东西的时候，无论是失窃、行李遗失，或遗忘在 旅馆里，找回的可能性都不大。因此出国绝对要携带通讯录，打电话、邮寄、
传真时都能派上用场。出国之前，一定要将通讯录缩小复印，然后带着复印 本出去。
（7）电子通讯手册 通讯录是一种经常添加或删除的资料，对经常换工作的人来说，不断地
删除、增加会渐渐造成通讯录的肮脏污垢。于是，电子手册便应运而生。 电子产品对处理简单、统一的通讯资料向来得心应手，只是它的记忆容
量有限，无法完全容纳日积月累的通讯资料，尤其当电子通讯手册准备使用
20 年以上时，它至少必须具备数 MB 的记忆容量，这样就必须依赖电脑或文 字处理机里的硬式磁碟加以处理。利用电子机器整理通讯录时，可将需要的
资料利用印表机印出，然后装订成册。对于需要修正或删除的新资料，可先 于纸上作业，再定期输入电脑中更改；同样地，每隔一段时间后，就必须再
打印一次全新的通讯录。
电子手册的输入工作非常麻烦，一次要输进 100 人的资料，这是需要很
大功夫的。在记忆容量有限的情况下，应该注意两项要点：A 先输入电话及 传真号码，不必输入地址；B 只要输入平时使用频率高的电话号码。如果把
使用频率少的电话一并输入，既容易造成容量过大，同时也浪费了输入时间。 所以，要将电话号码输入电子手册前，最好先判断它的使用频率；或是在累
积一段时间之后，将使用频率低的电话号码逐一淘汰。输入电话号码时，要 尽量使用代号，例如 123—4567 的“—”，代表电话号码， 345=6799
的“=” 代表传真机号码，987*6543 的“*”代表住宅电话。
（8）理想的电子手册 基于对电子手册的长期使用经验，有关专家理想中的电子手册有两点要
求：A 是“超级电子手册”的基本构想。充分将纸上媒体与电子媒体结合使 用，经过综合类比与计算，中间再以六孔装订手册的方式串连起来；B 纸上
媒体具有自由且迅速保持资料安全性的机能，而这正是电子资料的最大缺 陷，因此超级电子手册应避开这一缺点，成为电子与纸张结合的综合媒体。
（9）电脑通讯录 使用电脑或文字处理机整理通讯录的最大好处是提高抄写贺卡收件人姓
名的效率。手提型文字处理机的最大功用是可以制造贺卡。凡是电脑通讯软 件，就必定附有明信片印刷或收件人自动印刷的机能。问题是电脑的记忆容
量有限，在达到饱和的情况下，每年仍得苦苦抄写那些容纳不下的人名。想 要解决这个难题，不明智的方法就是把需要打印出来的收件人姓名输入电
脑，把不需要打印的资料保留下来。如果人数仍然过于饱和，使用复数磁碟 或 IC 卡，都是较好的办法。
利用印表机打印收件人姓名时，可先利用电脑程式将姓名、地址等固定 规格设定好，然后将所有人的资料一次打印出来。再将这些打印的原稿资料
复印数份保存起来，以便将来还可以使用，不必浪费印表机的电脑印刷。
3。“人物资料的整理”注意事项 整理人物资料时，应注意八个事项：（1）整理名片按注音或字母顺序为原
则；（2）名片整理分个人别、公司别、行业别三大分类系统，将名片复印三份 各自归档；（3）整理“工作别”名片时，应该将某项工作的有关人士名片，一
齐复印于一张纸上，放入该工作的档案袋中；（4）登记通讯录时，如果对方是 普通职员，则登录他的个人资料，再附上公司名称；（5）纸资料通讯录易脱落
遗失，应每半年或一年即全部重新复印一次；（6）电子化的通讯整理因考虑记 忆容量有限，最好能先以纸资料结构作为系统蓝图；（7）利用电脑的印表机功
能时，最好只输入需要打印的收件人姓名；（8）电子手册的资料记忆只要输入 电话及传真机号码即可。
人际信息整理技巧
1。是否能够充分运用人际关系，关键在于“人际信息”的整理程序 卡文先生大学毕业十多年以来，一直担任律师和会计师。长期工作经验
的积累，已使他拥有丰富的各类资料，而且数量持续地增加。当然，这些信 息并非完全是他自己的专业信息。在工作上，偶尔也会出现超出他自己所知
的问题，这时就得请教专家；加上资料的辅助，如此才能顺利地解决问题。 这就是“人际关系的充分运用”。他常借助他人的特长，以解决工作上的难
题。这样，一遇到问题便迎刃而解，节省了时间，减少了错误。
因工作的关系，卡文先生建立了相当广泛的人际关系网络。社会上交际
甚广的人不计其数，他只不过是其中一员罢了。如果一个人不能充分运用广 泛的人际关系，只是“备而不用”，是不能够开发人际信息这座宝山的。无
论交际如何广泛，假若不能有效地分类，使其系统化，以致在需要时无法迅 速找出，这就不糟蹋了这些宝贵的资源吗？
2。通讯录应以活页卡的方法整理，提高效用 不论是生意人或一般家庭主妇，必然都拥有一本客户或亲朋好友的通讯
录，以备联络之用。为了加强“人际信息”的有效处理，卡文先生在通讯录 上下了很大的功夫。他公司所使用的通讯录，并非印刷成册的现成格式，而
是利用“活页卡”的方式，按照 ABC26 个英文字母排列，大小约和名片规格 一样。一张卡片限用一个人，上面记载着个人姓名、住址、公司、电话号码 等。
采用活页卡的优点是能随着交际人数的增加累积页数，随时可依顺序排 列插入其中；此外，当必须取下卡片使用时，也可随意抽取，十分方便。无
论是重复使用卡片资料，或是新增卡片，都须按照顺序排列，易取、易找、 易处理，是很理想的“人际信息”整理法。除此之外，在每一张卡片的最底
下一格，只以人名排列，只要知道姓名，就能得到基本信息，十分方便。
提醒各位读者，千万不要使用已装订好的通讯录，因为和活页式通讯录 相比较，它具有很多缺点，比如它的容纳量有限，一旦超过容量，就必须再
买一本，开支过大；还有其记载格式也有缺陷，一般通讯录的记事栏的空间 总是很窄小，而且是一人一行，顶多只留两行的空格。重要资料往往不够使
用，再加上它不是活页式的插卡，不能自由取用，而且不能将新的资料按照 顺序排列，致使查阅相当不便。
卡文先生所设计的活页插卡，大小和名片一样，将卡片分成四行，第一、 二行记录此人的住址、邮政编码、电话号码，以及传真机号码；第三行记载
其职位、所属部门；最底下一行则是姓名，或其所参与的社团名称。正如前 面所提到的以姓名为查阅的方法，只要查其姓名，他的资料就能一目了然了。
若不能一眼就发现所要的资料，这样的通讯录便不能发挥效用，有待重新设 计，所以在使用通讯录时，要特别注意记事栏的空间。
3。复印通讯录，以备在贺年卡寄出前作为核对的依据 使用插卡式通讯录，不仅能使整理的方法统一化，也不会因人数的增多
而弄乱秩序，容易查寻，近乎完美。最可贵的一点是当你拥有这样一册完美 的通讯录后，在寄出大量贺年卡及问候卡时，发挥了更受人欢迎的功能。每
年卡文先生的公司都得寄出数千张的贺年卡或问候卡。这么多的数量，无法 一一详细检查，常有重复寄出或漏寄等情况出现。即使只有百封左右的贺卡，
也会产生同样的错误，更不用说是数千封了。因为没有详细地检查，往往产 生差错也不知道。如果能将通讯录作为“对比”依据来使用，检查差错就很
容易进行了。方法是：首先，将通讯录的姓名部分从 A 至 Z 全部复印出来， 把这张复印本放在手边，当一封贺卡写好收件人的姓名、住址后，就在复印
本上该收件人的姓名上盖上橡皮章。这些事他都委托秘书处理，他要做的是 在收件人姓名、住址都写妥的明信片上加上几行他亲笔写的贺辞，并在寄出
时，又用另一个章盖在复印本上。即使出现重复的情况，也会立刻发现。为 了使秘书知道哪些人要寄贺卡，哪些人可以不寄，避免再三叮嘱的麻烦，他
便在通讯录上画上“○”、“△”、“×”或“（○）”等四种记号。每年 一定要寄的人打“○”；寄了很多年，但都没有回信的以“△”表示保留；
不用寄的打“×”；“（○）”则表示对方现因工作或求学居留在国外。 对于其称谓，活页卡上也记载得十分详细。除了一般称谓“先生”外，
如果旁边注明“医”即写“医师”；写有“妻”字，意即连同太太的名字也 要写上去，要加上“夫人”的称谓；若注明“全”，即是“全家敬启”的意
思。这一类的记号，一看便能了解该如何称谓。所以无论贺年卡或问候卡， 都可以委托属下处理，实在是方便又迅速。
卡文先生为何要在数千张的贺年卡或问候卡上亲自写上几行字呢？因为 同一印刷格式的明信片令人觉得呆板而缺乏人情味，为了避免这种感觉，他
亲手写上几行字，给收信人一种既亲切又受重视的印象。这样，卡文先生得 受这种“经常得写这种外交辞令！”之苦。其实，如果真的要写那种“外交
辞令”，光是贺年卡和问候卡，可能得花去他一整年的时间。他能够在短时 间内，从堆积如山的明信片中逐一添上几行问候语，都是长期收集有关私人
资料的结果。卡文先生在资料齐全的通讯录
