卡耐基成功全集之二经营管理方略-第111章
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保存，以利于日后的检索方便。 首先，正片和负片一样，必定也有一些不具保存意义的内容须加以淘汰、
删除，因此整理正片应具有丢弃的勇气，尤其一些没有资料价值的正片，可 能终其一生都不会再用到。每一张正片都应标示拍摄日期，如果有外借或移
交印刷厂印刷的情形，更要记得标示自己的姓名及公司名称。至于整理正片 档案，目前有一种富士彩色软片公司出品的“富士彩色幻灯片档案系统”，
包括存放正片的透明档案袋、档案盒、专用打洞机及档案箱等多种道具。其 中最便利的，还是一次足以容纳 20 张正片的“幻灯片档案投影机”。这种机
器是将正片放在聚光平台上，直接上下左右移动，即可找出想看的正片，不 象传统的幻灯机，必须一张一张逐一找寻。另外还有一种超薄型“聚光机”，
直接将正片置于其上，即可迅速检索正片内容，也是相当利于整理的辅助工 具。不过这些新型的辅助工具，由于一次可容纳 20 张正片，在整理上就必须 以 20
张为一单位，这样，这些大型的正片档案就无法放入一般的档案袋中。 在不影响正片的情况下，必要时可以将档案袋裁开以便收存。
（3）摄像机录像带的整理
摄像机是一种将摄入的影像记录在 2 英寸磁碟片的划时代信息机器。它 的整理方法和电脑、录像机的整理方式相似。不过摄影机距离普及时代仍有
一段时间，因此最好能将它的磁碟片记录转变成一般普通性媒介。简单地说， 也就是把需要保存的画面转录到 VHS 录像带上。VHS 录像机相当普及，它的
电子照片也处处可见，尤其是 VHS 录像带可供自由编辑、复制。VHS 录像带 和摄影机的磁碟片性质颇为相似，摄影机的一格画面，约可转录成 5 秒钟的
录像带，因此若将 T－120 录像带用标准速度使用，约可容纳 1440 个画面； 若是用 3 倍速度使用，则可容纳 4320
个画面，俨然是另一种信息压缩功能。 转录后的摄像机磁碟片可在消除后重复使用，若是具有保存价值的重要记 录，则可存入档案袋中。
3。“照片资料的整理”注意事项 照片资料的整理应注意五个事项：（1）照片资料是一种时间记录，最好能
按照时间顺序来整理；（2）底片与黑白压条（相版）应成对放入档案袋中；（3） 尽量少用同步冲印，仅选择有必要的画面冲放照片，并和文件资料一齐放入
相同主题的档案袋中；（4）正片只能利用现成的整理系统加以保管；（5）选择 摄像机磁碟片中可用的画面，转录于 VHS 录像带中保存起来。
人物资料整理技巧
多数人都曾经为了整理名片或联络地址而伤透脑筋。其原因莫过于找不 到一套理想的整理方法。每个人处理名片的态度及方法各有不同，有人不论
是莫逆之交或一面之缘，皆把对方视为个人资产纳入通讯录中；有人只登录 关系密切者的通讯地址；有人却来者不拒，甚至将它列为一种商业信息；但
也有人象政治家般喜欢到处散发名片。不同职业及不同的人生观自然影响了 每个人的处理方式，但是不可否认，在商业上，“人”的确是相当重要的信
息来源。一个人能借着一通电话与多少人联络、扩充多少人际关系，往往可 以看出一个人的工作实力，因为“人”就是最具价值的信息。
名片及通讯录的基本整理方法有两点：
1。名片及通讯录的基本管理法
在 80 年代个人电脑刚刚兴起时，没有人知道这个俨若魔术箱的新玩意，
能对工作产生多大的助益。事实上，除了理工系的数值计算及经营管理外， 电脑并未对个人工作产生巨大的改变或贡献。当电脑公司里的研究开发者绞
尽脑汁想着该如何发展电脑的用途时，电脑一度曾被视为“协助业余者增长 智慧”的机器，然而到了最后，电脑却走上一般商业用途，于是有关“名片·通
讯录的管理”套装软件，也不断被开发出来。
用电脑处理人物资料，具有三大优点：（1）能够自由地删除或增加名单；
（2）能够快速地查询；（3）能够将输入资料直接打印出来。这些都是纸资料所 无法达到的优点。
不过，以电脑管理名片或通讯录，仍有三项不可避免的缺点：（1）输入作 业相当麻烦；（2）登录的资料会一年一年与日渐增，总有一天会超过容量的极
限；（3）电脑不似通讯手册可随身携带。因此，许多人不愿意以电脑来管理现 有的通讯资料，尤其唯恐将来有更理想的电子管理系统出现时，又必须重新
输入资料，造成人力与时间的浪费。尽管如此，绝大多数人仍一直期待名片、 通讯录的电子化，于是在前些年刚刚上市的超薄型笔记簿电脑（或资料处理
机），立即成为市场上的抢手货。
有的管理者所使用的通讯手册已经沿用 20 余年，虽然外表陈旧不堪，至 今却仍然相当有用。因此若要将名片、通讯录电子化管理，就必须设定一个 至少可持续
10～20 年的系统。人生的 20 年一晃即过，整理信息也应该配合 人生的计划。
根据名片、通讯录管理的一些缺陷，现阶段要找出更理想的方法，就必 须针对五个项目逐一改进：（1）输入所需花费时间；（2）资料的容量；（3）检索
能力；（4）携带性；（5）20 年后的持续性。然后再综合两项要点：（1）首先制 作一个以“纸资料”为中心的管理系统，作为将来电子化的蓝本；（2）在蓝本
中再制作一个可以和名片、通讯录联系的系统。
使工作简单而不麻烦，是整理资料的大原则，如果为了整理而使事情变 得更繁杂，反而是一种颠倒是非的做法。
2。建立“纸资料”为中心的管理系统
传说名片最早起源于 17～18 世纪的欧洲，但使用最多的却是日本人。名 片被视为一种身份地位的象征，××经理、××科长、××助理？？，五花
八门的称谓，充分显示了人们在交换名片时所强调的地位价值观。就实用性 来说，中国的文字有许多同音异字，光靠耳朵辨认，很难正确得知对方的公
司名称及姓名是哪几个字，这样，在人际关系的基本交往上，也就形成一道 无形的阻碍。这是绝大多数人所共有的想法，也是名片不断泛滥的原因之一。
（1）名片的规格 名片可说是最常见的文件资料，尤其它的标准规格，在整理上节省不少
功夫。相对地，假若名片的规格不统一，在整理上会变得相当棘手，所以擅 改名片规格的人，等于是替别人制造麻烦。名片的设计愈奇特，它的整理效
率就愈低，尤其有些名片喜欢采用浓艳的色调，在复印整理时就应避免过黑， 防止字迹不清楚。
名片的印刷分为横式与竖式两种，如果考虑名片盒的收藏便利，最好还 是采用横式印刷为佳。对只印公司名称的名片，应该注明业务内容的性质。
（2）名片的再次加工 名片整理工作从接受名片的那一刻便已开始。如果无法正确读出对方的
姓名或公司名称，就无法依照注音符号顺序整理名片。收到名片时，一定要
注明会面的时间及日期。例如在 1989 年 4 月 14 日下午 6∶30 见面，那么就
在名片的一角记上“1989/04/14/1830”。数年以后，当忘记这张名片的主人 是谁？在哪里见面？时，就可依照名片上注明的日期，翻阅当年记事本上的
记录，很快即能确定对方的身份。
把名片放进名片盒时，有三种办法可以依照自己检索的位置放好：A 按 个人姓名第一个字的拼音顺序排；B 按公司名第一个字的拼音或字母顺序 排；C
按行业类别顺序排。然而，有时候常常不知道该将对方纳入何种类别。 例如当对方同时具有朋友、公司双重身份时，更容易造成分类上的困扰。其
实，任何一张名片都可以纳入上述三种分类体系中，如果你希望同时保有这 种体系，有一个很简单的解决方法：将名片复印成三份。你可以到书店购买
空白名片卡，然后利用随身型复印机制成三份，各自纳入不同的分类系统中 保存。这种方法难免会增加纸张的消耗量，不过基于方便的考虑仍值得一试。
以这张名片为例，它的公司名称是“Heart munication Center”，
那么就应纳入公司类别中的“H”音中；而对方的名字叫“约翰”，那么复印 的名片就直接纳入个人类别中的“H”音中；最后一张复印名片则按照它的营
业内容“婚姻中介”而列入行业类的“服务业”中，这就是一张名片的三种
不同的检索方法。 为了容易识别起见，复印名片最好选择有颜色的空白名片卡。在名片盒
的选择上，最好也选择横式、可贴上索引标签的为佳。有一种透明名片袋因 无法按照字母顺序放入，尽量不要采用。
（3）“档案袋”的名片整理 把收受的名片放入档案盒中，并不表示已经完成名片的整理工作。当你
为了“A 事”而和各式各样的人会面时，即应该将收来的名片注上“A 事”的 标志。日后需要进一步与有关人士联络时，调阅“A 事”的档案资料，便可
很快地找出这一组名片资料。事实上，没有必要再将名片细分成工作类别。 这样只会徒增繁琐。为了让工作简洁化，可以将与 A 事有关人士的名片复印 在一张
A4 纸上，然后放入 A 事的档案袋中，以后只要取出 A 事的档案资料， 即可一并查出有关人士的名片资料。
一般地，一张 A4 纸顶多只能容纳 12 张名片，如果能先复印在 B4 纸上， 再缩小成 A4 纸的尺寸，那么一次就能容纳 20 多张名片；如果是由
A4 纸缩小 为 A4 纸，一次容量更可高达 24 张。不过要提醒你的是，由于名片具有资料 价值，所以正反两面都必须复印保存。
（4）六孔式活页手册整理法
在 1968 年 10 月，有人针对具有 60 年历史的英国制六孔活页手册，出版 了一本“超级手册工作术”，结果造成手册的一时流行，就连仿冒品也十分
畅销。而现在，各式各样的手册附带品到处都有，透明名片夹即是其中的一 种。手册为了易于携带，往往必须愈薄愈理想，将名片夹带于手册中外出，
既造成手册的负担，也容易丢失。
有必要携带名片外出时，应该将名片复印在手册的空白面，一页可以印
3 张名片，两面即可印 6 张，绝不会增加手册的厚度。如果工作上需要做些 访谈记录，那么事先将受访者的名片复印于空白页上，尔后的访谈内容记录
于旁，即形成一份相当齐全的“人物资料”。平常和顾客电话的谈时，都会 将必要事项记录在自制的委托书上，和对方见面时，即将对方的名片复印在
委托书上，工作结束后再将委托书放回活页手册里，需要时可立即联络或以 传真、快递方式准确地传达给对方。
（5）通讯录的法则 每个人都需要一本通讯录，但是以目前市面上所销售的型式来看，要整
理通讯录确实不是一件容易的事。尤其是当一本通讯录准备用 20 年以上时， 眼前几乎没有一本通讯录是合乎理想标准的。如果按注意符号来排通讯录上
的姓名，所谓“张王满天下”，姓张姓王的人特别多，所以各个姓氏所占页 数比例便会不同，因此考虑各姓氏使用频率的不同，必须重新制作一个理想
分配通讯录，例如利用 6 孔活页手册，自行增减各个姓氏的页
