成功有约-高效会计手册-第27章
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在会议进行过程中，由会场内外各种声响的汇合，构成会议的听觉环境
可给与会人员的思维、情绪造成持续的和综合性的影响，一个良好的听觉环
境，对于一个富有效率的会议来讲，又是非常需要和不可缺少的。在一个安
静的环境之中，与会人员可以冷静地、专注地思考问题。如出现有杂音不时
在耳边响起的情况，一方面使会场内的收听效果受到影响，使人听不清讲话
人的声音或使收听变得吃力；另一方面，还会使所有的与会人因心烦意乱而
难以进行正常的思维活动。如出现这种情况，即使再高明的会议组织者也难
以将会议进行下去，会议效率就更无从谈起。日本著名的会议专家野田孝就
有过一次在一个预制式建筑的办公室内开会，因下雨时雨点落到房顶发出特
别的噪音，而不得不中止会议的记录。
在实际的会议活动中，给与会人员一个良好的听觉环境，可以从以下三
个方面进行努力：（1）讲话人的音量控制。首先，讲话人对自己音量、音色
的掌握要得体，当洪亮时，要洪亮有力，使听者精神振奋；当娓婉时，需谦
谦柔和，使听者感到平易近人。如会议使用扩音设备，首先，扬声器的安放
位置要合理，以便使会场内呈现最佳的音响效果；其次，音量的控制要得当。
（2）环境影响控制。会场要选择较安静的处所，最好不要毗邻街市，以免各
种喧闹声打扰，如门窗开关时发出的撞击声和桌椅在地面上拖动的声音。（3）
调节性音响控制。在会议开始之前播放一些与会议主题和会议气氛相一致的
音乐，以引导与会人的情绪达到与会议相协调的状态。
□ 净化会场空气
会场内的气味对与会人的情绪和心境具有微妙的作用，对这一点，每一
个会议组织者都不可掉以轻心。实验证明：在会场之内施以淡淡的清香，可
以使与会人的心情变得舒畅，加快头脑反应的速度，从而使会议的效率得到
提高；反之，如会场之内有其他异味弥漫 （如臭味、霉味等），会使人心跳
加快，产生一种厌烦和急燥的情绪，并因想尽快离开会场，而对会议采取一
种不认真或不负责的态度。改善会场的气味环境的方法有两种：其一，在会
议室内放置一些具有清香气味的鲜花 （如米兰、茉莉、月季和兰花等）；其
二，在会议室内提前喷洒少量的具有清香气味的空气清洁剂（以柠檬或薰衣
草香型为好），但不可过于浓郁。
□ 电话要安在会议室外
日本的会议专家野田孝先生在《怎样使会议效率化》一书中这样写到：
“莫如说这是讨厌的东西——会议时铃声不断，每每打断会议，接电话的成
员为了照顾其他成员，不得不小声对着话筒讲话。将电话放在会议室之外，
需要找某成员时，可用便条通知室内成员”。
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□ 调鳖思维结构
日本时间管理专家桑名一央在《怎样提高时间利用率》中说：“如能把
性质相同的工作连起来做，就可以节省许多准备时间。这样，当然就可以省
去那些不必要的、来回奔跑的时间”。心理学家的研究成果表明：人由一个
问题转入对另一个问题的思考，必须经过一个调整思维结构的时间，该时间
与两个问题的差异性成正比的关系，即差异性减少，所需的时间越短；差异
性越大，所需时间就越长。所以，作为会议组织者在安排会议议题时，最好
把所有提交会议的议题做认真的归纳梳理，把内容相近，相互之间互有联系
的议题安排在一起，以减少与会人在会议进行过程中纯粹用于调整思路所花
费的时间，使每个与会人对会议议题的思考更加连贯和更加有成效。
□ 实行候会制度
应允许一部分人员只参加会议的一部分的做法就是根据会议议题的需
要，召集有关人员前来参加会议并发表意见，当该项议题进行完毕之后，这
部分人员即行退出会议。在会议进行到其他议题的时候，其情况亦是如此。
这种做法可以保证会议在对任何一个议题讨论的时候，都没有无关人员在
场，都没有“陪会”的现象存在。这就是人们所说的候会制摩。
实行候会制度，允许一部分人员只参加会议的一部分，是减少会议人数，
实现会议内容与参加会议人员的最佳组合的有效方法。但在操作时，有三点
应引起重视：（1）在“会议议题通知单”上必须明确标出每个议题开始和结
束的时间，以便有关人员在规定的时间参加会议，并在与自己有关的议题讨
论完毕之后，可以随之开展自己正式进行的工作；（2）会议主持人必须尽可
能准确地按照会前所计划的时间安排会议的节奏，不要随意提前或推后；（3）
如在会议进行中遇有变化，应及时通知有关候会人员，以便让别人早做安排。
□ 午饭前开会
这是日本的一位成功的企业家说过的一段说。他说：“我喜欢在午饭前
召开有关的工作会议。因为大家的肚子都饿了，就不会为一些无聊的事来辩
论是非曲直以至浪费时间了，而会很自然地、全力以赴地进行讨论，可以迅
速地进行会议，而且会议完了以后，我们一起吃午饭，并且边吃边轻松地交
谈。采用了这种办法以后，一个小时就能结束以前要花两个小时的会议”。
□ 下班前开会
日本国的一位经营管理人员从众多的会议活动中发现了这样一个秘密：
每当在下午快下班时召集会议，就能在很短的时间内结束会议或使会议早出
成果。这位管理人员说：“一般人都想早点回家，所以，这时在会上就不会
更多他讲废话，而会把自己的注意力更多的集中在一些关键性的问题上。结
果，上午要开三个小时的会才能解决的问题，拿到下午快下班时讨论，在一
般情况下，只要一小时或不到一小时就可以解决了。
□ 把握生理疲劳线
“开短会，讲短话”喊了许多年了，但在实际生活当中却成效甚微，人
们依旧是动辄开会，一开便长，这已经成为中国社会中的一个难以治愈的顽
症。
对于开短会的社会依据，很多人早已深知熟谙了，但对开短会的生理依
据，并不是所有的人都很清楚的。其实，人们呼吁开短会，不光有着重要的
社会依据，不光是为了省几个钱，同时，也是从人自身的生理活动的规律出
发的。参加会议人员在会议进行过程中，随着时间的推移，都要经过几个显
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示不同状态的阶段。这几个阶段是：积极思维阶段→注意力下降阶段→生理
疲劳阶段→反向活动积极阶段→态度无所谓阶段。在积极思维阶段，与会人
的大脑思维比较敏捷，对问题的思考比较集中、条理和连贯，自我控制的能
力也比较强，语言表述也可以比较清楚。但人的脑力活动的最佳状态，一般
说来只有40—50分钟，人在心理上产生疲劳感的界线通常为一小时。因此，
会议开到一小时左右时，如不能尽快结束会议，这时与会者的注意力便开始
松懈，会场里可能就会出现交头接耳和其他形式的波动，多数与会者产生一
种疲劳的感觉，即使讲话或发言者不是照本宣科，也不会引起人们多大兴趣。
再过30分钟左右，以人自身的调节，与会者逐渐恢复良好的自我感觉，但这
时与会者的情绪已变得不好驾驭，在这段时间内的发言或通过的决议容易带
有“偏激”的色彩。专家们把这个阶段称作“反向活动积极阶段”。如果会
议超过两个小时，那么，大多数与会者都一心希望快点散会，而对会议通过
的决议如何便采取无所谓的态度。在实际工作中，有许多会议经常出现对会
议的议题“议而不决”或“决而不行”的结局，即和与会者在这段时间的这
种“无所谓”的态度有直接的关系。
总之，人的生理活动的规律告诉我们：在会议活动中，与会人的脑力活
动的最佳状态一般只能延续一个小时左右（个别超凡人物除外）。如果会议
超过一个小时，与会人便会感到烦燥和怠倦，并会自觉不自觉地以各种方式
将这种烦燥和怠倦表现出来。所以，为使会议活动更有效率，在召开会议时，
应尽量不要使会议超过一个小时，以便在与会人“生理疲劳线”到来之前结
束会议。
□ 站着开会
会议开得太长的一个很重要的原因是人们不愿意或不舍得从舒服的椅子
上站起来。结果，说话慢声慢气、颠三倒四、重复千遍、离题万里。美国钢
铁工艺制造公司偶然发现了一个矫正的办法，出人意料地解决了这个问题。
这个办法就是：站着开会。经理们在走廊里讨论问题，一口气把问题谈完，
遇到机密问题，他们通常三三两两地到个人办公室里去，站着讨论，直到结
束。他们很快发现：这样站着开会有相当大的好处，在这样的会议上，人们
因不堪忍受身体对双腿所给予的长时间的重负，会把本来很长的话尽可能说
得短些，而不会过分卷入一个问题或项目的具体细节中去，这样，会议作出
决策也会更快些。当然，如果某人不满意这样仓促就某些事情作出决策的话，
他还可以把这件事在正式召开的会议上重新提出来。
关于站着开会大有好处的问题，不光国外大有提倡，国内在这方面也有
实践。早在几年以前，武汉重型机床厂就是站着开中层干部会的，每次不过
一刻钟左右，既节约了时间，又解决了问题。作者曾做过大量的观察统计，
结果表明：一些同样内容、同样效果的会，站着开比坐着开，时间上平均要
减少八成左右，坐在那里需开一个小时的会，站着开，10—15分钟准完。
□制止冗长发言
在美国南方人的一种聚会上，发言人讲话时，要手握一块冰，他讲多久，
就让他握多久。
在南非的一个部落中，人们召开会议的时候，发言人只能独脚站立。如
果另一只脚着地了，发言就必须立即停止。
在英国肯特的一个俱乐部里，人们制作了一个大型面具，一条与电钟相
联接的长舌从口中伸出。发言人开始进行讲话时，面具上的长舌同时开始摆
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动。到8分钟时，一个眼睛会自动眨一眨，意思是让发言人知道该结束发言
了。如果再过两分钟以后，发言人还在唠唠叨叨说个不停的话，巧妙的装置
就会把整个屋内的电源切断。
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四、可操作性策略
会议是人们进行面对面智力竞争的过程，是人们进行艰苦的脑力劳动的
进程。为使会议更有效率，世界各国的管理�
