成功有约-高效会计手册-第14章
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员只有知道拨款多少，才能做好工作。
推销会议可以有各种不同目标，规模则可从三四人至千人以上不等。大
规模推销会议倾向于激发和“鼓舞”，其方案计划往往与百老汇的开张准备
相似。如果会议的目的是推销训练，会期就较短，组织安排就更便于参加。
高效率的会议和大会，需要由高效率的管理人员来计划、推行和主持。
大规模会议需要把责任分为三个方面：业务会议方案，娱乐和社交活动、全
面物质安排。对于前两类的准备可以成立委员会，以便包括更多的人、更多
的意见和更多的经验，但第三类只能由一个人负责，只有他一个人有权处理
一切物质细节。
负责物质细节的人应被视为船上的船长。尽管他的级别可能低于会议主
持人或其它委员会负责人，但这些主管人员应该始终和他配合，并通过他开
展工作。不注意和不尊重后勤主持人的责任极易导致会议的混乱。
□会前筹划
在你思索可能的开会日期以前，在你想知道在商业区旅馆还是在度假胜
地开会以前，甚至在你核查可以花多少钱以前，第一个要自问的是“为什么”？
为什么现在要召开推销会议？
毫无疑问会议是会有成果的，是会有益的。但除非你明确决定你想要达
到什么，并把计划实施和继续行动的每一个方面都和你的目标联系起来，否
则你就是在浪费大家的时间和金钱。
能够导致一个有成效的会议的目标有以下各项：
·沟通讯息——新产品是否正在投入市场？现有产品是否已改进？是否
提供新的售价条件或折扣？是否有新的贸易促进和顾客推销？是否将进行新
的广告活动？经营或补偿方针是否有重大变动？销售区域是否正在重新划
分？是否有企业合并或收购的谣传？会议是一个好地方，能使你的人员了解
正在发生什么情况以及对他们和他们的顾客的影响。
·培训——除非企业有自己的总部培训设施，否则会议是唯一能使你的
推销人员获得标准化推销培训的场所。集会使你有机会在同一时间里给每一
个人同样的培训。
·计划销售策略——会议可能是一个合适的环境，借以观察你的竞争者
正在做什么，并和你的推销人员商讨他们的任务。
·酬谢业绩——假如你的公司营业是创记录的一年，那么推销会议的部
分议程就是对推销人员的“谢谢你们”。列入这个议程的最普通的方式之一
是在宴会上颁发成绩奖。另一种方式是在一个富有魅力的地方开会。
·重新组合和振作——假若你公司这一年的营业不很好，你可能愿意开
个会，以有助于恢复正常轨道。分析有那些不足之处以及可以如何补救。然
后把队伍送回各自的岗位，每个人都鼓足干劲并准备做好应做的工作。
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·强化队伍——在推销会议上，推销人员结识新朋友，并期待在以后的
会上和他们见面，这也是人们交流意见、问题和经验的机会。阿拉巴马州一
家公司的分公司经理说：“你可以带着你的经营方针手册，手册会告诉你细
节，但更为有益的是坐下来和有同样问题的人交流讯息。”
“因为我们已经很长时间没开会了！”不成为安排会议的理由。“因为
我们总是在三月份开会！”也不成为理由。但给上述任何一种说法加上类如
“而且我们需要依照国民核算帐户计划的变动使我们的推销人员现代化”这
样的话，你就可以着手安排一个有成效的集会了。关键在于规定一个具体的
目的。
□传达目标
一旦你确定推销会议的目标，就不要对你的推销人员保密，要通知你的
代表和任何可能参加会议的人，这样会使他们开始思考和产生热情。
□邀约
一个公司的行销负责人应当参加全国推销会议并发挥主要作用，这是公
认的。还可以肯定，应当不仅邀请而且要求公司本身的全体推销人员参加。
但这并不是说应当参加的就是这些人了。公司的总裁往往也出席。而且把其
他公司的人请来可能也有帮助。例如，在介绍一台复杂的设备时，请研究与
开发部门的人解释这种设备的特征和功效，这可能是个好办法。在计划变更
顾客服务或支持性服务时，你可能愿请有关部门经理来讨论并答复这种变更
对现场人员的影响。
一位为一家主要的化工产品制造厂推销特制合成橡胶的国内销售经理
说，信贷部门的人往往被邀请参加推销会议，理由是：“我们和信贷部门有
点矛盾，这是因为我们的方针是保守的。因此，我们想要教育推销人员。此
外，让人们面对面会晤也便于建立友善关系。”
如果你的公司的产品经由生产厂家的代表、零售商或经销商出售，你就
还需要决定邀请他们参加是否有助于实现你的会议目标。如果有利，谁应当
参加？是主要负责人，还是他们的销售经理，还是他们的推销人员，还是三
者都参加——如果人数能予容纳的话，他们的旅费是自己负责，还是由你公
司负担费用？
参加会议的人可能愿意携带配偶，当会议地点在风景区或热闹城市时尤
为如此。如果这样，你可能愿请他们参加某几次会议，以使他们更好地了解
推销工作的内容。曾这样做的主管人员说，这样做不仅使配偶更加支持，而
且能导致有成效的讨论，因为这些配偶能补充另外的观点。
在第一次通知开会时，要说明配偶是否可以参加。如能参加，要说明欢
迎他们参加哪些集会，还为他们准备哪些其他活动，以及哪些费用由公司负
担。
你选定的开会时间最好是在最能达到预定目的的时候。例如，假若你在
重新组织销售地区，你可能愿意在新机构就绪之前开会，以便人们能与新同
事面对面交谈，并获得对新的工作地点情况的当面解释。但每个公司的情况
不同。你可能有理由愿意等到新的系统就绪，而且有些问题已开始显露之后
再开会，重要的是知道哪些因素对你是决定性的，而且要确保恰当地掌握先
后次序。
许多主管人员认为在商业展览之后召开推销会议效果最好。这对透过厂
商代表或零售商、经销商销售的那些主管人员，是个特别好的主意。这种单
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位的管理人员在为一家供应商亲自动身或派代表参加一个会议之前，不得不
仔细思考。把这个会议和商业展览结合起来，就会使旅行对他们更有价值。
你还能减少旅费预算，并使那些参加者只多费一点时间就能完成多得多的工
作。
只有在考虑所有这些因素之后，你才能开始调查会址。
注意：与时间选择一样重要的是，尽量使计划有一定的机动性。这也许
使你能够得到比较便宜的飞机票价和旅馆租金。
谈到选择会址时，管理人员有广阔的选择余地。首先当然是公司的总部。
如果你的公司有适当的设施，这有若干好处。总部人员的旅行时间以及旅费
和住宿费都可排除。可以请技术人员、工厂职员甚至秘书参加部分会议。从
未见过工厂的推销人员可以参观工厂设施并会见支持活动的工作人员。
即使你的公司有适当的设施，也可能有这样的情况，即你想要更加精心
装饰的会址或改变一下景色，如果是这样，你就要调查一下闹区的旅馆、飞
机场的旅馆、度假胜地和会议中心。
建议：不管你选择什么场所，都要设法把对你公司最合适的时间和当地
最低租金及最佳气候二者安排妥当。要兼有二者的可能方法是在租金上涨前
几天或租金下跌后几天预定开会。这样你既得到低租金的好处，又很可能赶
上好天气。如果你能将会期变动几天，安排在一周中对某种特殊设施的需求
呆滞时，你也能得到较低的费率。
大多数旅馆和航空公司建议提前六个月至一年预定，以便得到最优惠价
格。无论如何，提前三个月准备是有可能的。有些大旅馆的管理部门自夸如
有绝对必要，能在三天内准备一个会议。不过它们的主管人员说这是“极端”
情况。但一般来说，如果你每年举行一次推销会议，那么，你从一次会议归
来之日，也就是你为下次会议开始计划之时。
你在一个不熟悉的场所安排会议以前，自己 （或委派某人代表你）要去
看一下是否能符合你的需要。事实上，即使是你曾使用的场所也可能已经改
变——变好或变坏。为了稳当，要检查考虑中的任何场所。
假如你计划召开大型会议，则视察场所之行所费无几。大多数会议场所
的管理部门对于正在考虑使用其房屋召开会议的人都提供免费膳宿，而大多
数航空公司对视察场地的旅行也提供免费机票，但通常是在该航空公司已被
正式定为会议的运输机构之后才这样做。
会议的一些失误，大多数是因为安排会议的人员与会议服务的人之间的
误会而导致的。
□通报
致：全体推销人员
发函者：全国销售经理艾伦·查尔逊
事由：全国推销会议
我公司全国推销会议定于9月20日王9月23日在芝加哥马里奥特饭店
召开。
计划于星期日下午3时到达，逗留至星期三中午。会议期间将公布若干
令人鼓舞的新方案、相信诸位必与本人同样热情。
伫候芝加哥相见
如上的便函很可能使人厌倦或不快，不仅不能激发热情，甚至会引起憎
恶。会议已经走向不良的开端。
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对出席的人会前通报能够而且应当有助于保证会议的成功，这种通报有
三个目的：激发兴趣和热情，阐明细节，和帮助与会者准备参加。
·激发热情
推销人员对于一个由其他人似乎为其本身的目的而召开的会议是不会热
心的。他们希望感到自己参加会议，而且对会议结果有利害关系。因此，应
该及早把会议目标以及他们参加会议的获益函告他们。
例如：“本次会议将介绍新的数据存储系统具有竞争产品A和B所没有
的若干特征。会议期间，产品经理罗布·科尔将详尽说明这些特征和优点。
负责营销的副总裁唐娜·巴拉丁将概述该新产品的特别报价，此项特别报价
将使我们的数据存储系统对顾客更有吸引力”。
如果你利用厂商的代表，或通过零售商或经销商销售，会前通报的这一
方面就特别重要。除非他们知道对他们的重要性，否则他们就不必也决不会
出席。他们要知道他们是否将更了解一种新产品，或有助于向难对付的顾客
