第八单元哈佛经理时间管理-第13章
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30。对上司做工作报告时，要先打好腹稿〖HT5”，5SS〗在对人传达要事时，若不先整理出条理，就冒然开口，往往都不得要领。尤其是对上司做工作报告，说话结结巴巴，不只浪费时间，更会令上司感到不耐烦，而影响到对自己工作能力的评价。
不只是对自己的同事，连对自己家人也是一样，都要“先想好要说的话，才把人叫过来。”而且开口时，要先从结论说起，这样，对方就会知道谈话重点所在，不但不会浪费时间，也比较不会发生误会。
31。好的工作程序要记入工作手册，使新进者也能应用
在做一件工作时，往往必须多方摸索尝试，不过，在尝试的过程中，即使发现新的方法，一旦完成这件工作，有时也会忘了这个妙法，因此，所造成的时间浪费无法估计。
所以，在你所在单位中，如果有人发现效率良好的工作方法，都要记入“工作手册”中，这样这个工作经验就不再为发现者所独有，而且，任何人只要照章行事，一定可以顺利无误地完成工作。
32。“实用工作手册”来自以往的工作经验
不管期望做得多么完整，“工作手册”一定会有所遗漏。一种文件写法虽然已考虑到种种状况，但为了对应特别的情况，就必须采取相应的做法。因此明知不够完整，还是编制工作手册，将其当成“试金石”。一旦工作上发生困扰的问题，就立刻追加、修正工作手册的内容。这样日积月累就能完成一本“实用工作手册”，任何状况发生都能从中找到最有效率的解决方法。
33。多关心女职员，托以重任
以相当的敬意与关心，来对待共事的女职员是必要的。除了前面提过的生日卡之外，在她们加班工作十分疲累之际，你可以适时地予以嘉勉慰问，或是与她们谈谈私人的烦恼，给予一点建议与帮助。
平日就这样对待女职员，在意想不到的时刻就会得到对方大力相助，比如说临时有急事，对方主动承担下来，很快就完成工作。无论如何，只要获得女性职员的支持，万事都会有所依靠。
34。交待工作时，先说明做法与意图
譬如，在交待秘书订车票时，你不能说：“帮我订购某月某日某号的订位车票。”你最好这么说：“我要在某月某日几点之前到达，请为我订购订位车票。”
若以前者的说法，一旦客满，秘书会说：“已经没座位了。”一句话就了结了，可是若以后者的说法传达自己的意图，她就会问：“您需要的订位已没有，其它车厢的座位可以吗？”
得以灵活的应变处理。在交待工作时，若将意图与做法说明清楚，就能迅速无误地完成工作。
35。想知道交待工作的结果，必须先声明
交待属下办件事，等了好久都不见回复，一问起来，才回答说：“我打算待会儿去向你报告。”这种情况经常可见。为了避免这种“失误”，如果想尽快知道交办工作的结果，你可事先说明。这么一来，即使还有其他事情要办，受托者也会立刻报告工作结果，省得心烦气噪苦苦等候。这样多叮咛一句，不但可以防止浪费时间，且能提高工作效率。36。午休是交换信息的黄金时段〖HT5”，5SS〗如果你利用午休时间，积极与不同行业的朋友会面，和他们边吃饭，边聊天，其乐融融。
这样借机与不同行业的人碰面，可以获得各种信息与知识，非常新鲜有趣。与很久不见的朋友在一起聊天，有时会自其中获得意想不到的灵感。这是种宝贵的人际关系，也是十分重要的信息网。
想郑重其事地与朋友见个面，彼此时间往往很难配合，不过，如果选择午餐时间，彼此都比较容易排出时间来。
37。中午与人会餐时，必须先向餐厅订位
午餐时间是与不同行业的朋友，边吃饭边交换信息的绝好机会。不过，由于一般公司的午休时间顶多只有一小时，如果在等人与选择餐厅上浪费太多时间，不用说吃饭就连说话也没有多少时间。
因此，如果你与朋友准备午餐约会，最好先定位。而且，双方都稍早离开办公室，就得以充分利用午餐时间，从容不迫地享受会餐的乐趣。这样，彼此都可以彻底地活用人际关系网。
38。午餐时间错开一小时，就有充裕的时间
一般公司的午休时间，都是十二点到一点。大家都知道，这段时间内每一家餐厅都挤得满满的，晚一点到就得站着等，好不容易有位置坐了，又得等东西送上桌。所以，要想有充裕的时间，最好是把午休时间错开来，改成一点到两点。
错开时间之后，人潮已退，空位增多，不必久候就可以舒舒服服地享用午餐，而且，吃过饭还有时间办点其他事，这个做法好处多多。39会谈时要坐在会议桌椅上
一般的办公室或事务所中，都会在会客室中安置接待访客的沙发，可是，若是公事上的会议，最好不要利用沙发。
沙发坐起来是比较舒服，因而思考力会随之减弱，判断反应就不如平日那般敏捷、正确。
此外沙发通常都附有小茶几，但太小、太低了，除了放茶杯外，根本派不上用场。要提高会议的效率，最好是使用会议桌椅。
40。不会面而布下信息网的要诀
在工作上遇到疑难问题时，最好是通过电话，请教精于此道的行家，如此，比自己去调查还能更迅速地解决问题，而且又容易获得新信息。
当然，想一通电话就得到珍贵信息，平日就必须先布好信息网。而且，一定要与信息网保持密切的关系。所以，对自己来说可能成为信息来源的人，平日就得寄发贺年卡、问候卡等等，以告知自己的近况，这是一项不可疏忽的工作。要保持信息网的活动力，与其时时和对方会面，倒不如采用这种书信往返的方式，大多能收到很好的效果。
41。确认会面场所的电话号码
与人会面，但是无法准时到达，先打电话告知对方，这是理所当然的事。其实倒不如说，约会迟到等于是浪费对方的时间，是非常失礼的事。
不过，如果不知道会面场所的电话号码，就是想联络也没办法。需要时，再特地去查电话号码，又得增加不少麻烦，所以，在与别人会面时，一定先确认会面场所的电话号码。从这个意义上来说，像车站剪票口之类无法联络的场所，是不适合做为会面的地点的。
42。夜晚应酬先定下结束时间〖HT5”，5SS〗经常有人说：“夜晚的交际应酬也是业务人员重要的工作之一。”的确，举杯谈笑，缩短彼此的距离，加深交情，自有其业务上的意义。而且，与对方做私人接触，可以了解对方不为人知的另一方面，也可以扩展人际关系的层面。
夜晚的交际应酬，确实有其正面的意义，可是，喝了一家再换一家，这种狂歌无度的方式，可真令人不敢恭维。大概有很多人都是以“酒要奉陪到底”为原则，不过，无谓的交际应酬，只是浪费时间而已。这也就是说，事先定下结束时间，是非常重要的。
43。单独赴宴更容易扩展人际关系
一般都认为，人多的宴会是最容易扩展人际关系的场所。不过，也有不少人白白放过这种机会，原因之一是，他们都是三五成群去参加宴会，同去的熟人大众聚在一起，只和同伴说话，当然是无法扩展人际关系。
有人则尽可能的单独赴宴，在会场中不仅和熟人在一起，至少也和十五个以上的陌生人谈话。
和五、六十个人谈话也是可能的事，不过，如果认为扩展人际关系若只限于琐碎、表面的谈话，那就不具任何意义了。
44。“只说话而不喝酒的酒会”应对法
交际应酬中，酒是不可缺少的助兴饮料。如果不参加，又恐怕错失珍贵信息；可是，一喝了酒，往往会影响到当晚甚至第二天的工作。对想看书、不想浪费太多个人时间的人来说，经常得面对这种状况。
这里有一个秘诀是，与其喝酒不如说话，喝酒只要表示意思就可以了。宴会之后回到家，依然可以有效利用自己的时间。
45。以“音乐”避免噪音干扰
想专心工作或读书时，四周噪音不绝于耳，弄得人心神散乱，根本无法集中精神。在这种情况下，为使自己能集中精神，最好的方法是，戴耳机听“乐意”，将四周噪音逐出意识之外。
然而，究竟听哪一种“音乐”最有助于集中精神呢？听古典名曲往往会使心情高亢，而收到相反效果，但小溪的潺潺流水声、小鸟的歌唱声等大自然声音，则能安定身心，使人专心工作。
46。把想看的电视节目录下来〖HT5”，5SS〗对于经常工作很忙，没有时间看电视的人，最妙的方法是，先把想着的节目录下来，以后再看。
举例来说，一场电影放映时间如果是两小时的话，扣掉插播广告的时间，实际上只有九十五分钟左右，把时间花在这些广告上，实在是太可惜了。如果是看录像带的话，不想看的部分就跳过去，而且可选择自己方便的时间来观赏。
信息促效法
1。以自己喜爱的音乐做闹钟
一早愉快舒畅的醒来，将会大大地提高当天的工作效率，所以，如果不用闹钟，而把自己喜爱的音乐卡带放在录音机中，并设定在起床时间，这也是一种很妙的方法。
这么一来，美妙音乐传出时，就会怀着美梦自然地醒过来。最近，市面上也有出售定时的录音机。花点钱就能使“一日之计在于晨”。有个好的开始，让自己一整天心情愉快，事事顺利。
2。以英语双声播送的节目学习英语
在收看英语双声播放的电视节目时，你可以一只耳朵用耳机听英语，另一只耳朵直接听本国语。因为，这样可以一边收听本国语播放的信息，一边学习英语，就像观赏外国电影时，既能够享有看电影的乐趣，又能够了解本国文化与外国文化之间的差异。
对英语听力有自信的人，在本国语的夹杂下，应当也能专心听懂英语才是。若是没有这种自信的人则可先以同样音量来听，慢慢的再把英语的音量调高。学习语言只要稍稍花点心思，就可以快乐、有效地学习。
3。一卷卡带一个主题，便于检索
当你家里收藏很多很多的卡带，如此之多的卡带该如何去保管收藏呢？一般来说，最好的保管原则是，一个主题一卷卡带。
如果在一卷卡带上，杂七杂八地收录种种不同资料，不但无法分类整理收藏，事后也很难做检索工作。假使以卡带做为信息档案，即使还有多余的带子，还是以一个主题一卷卡带为原则，才能发挥其功效。
4。在挤满人的公车上看书倒不如听录音带
很多人都在上下班的车上看书或看报，当然，这也能够有效地利用时间，不过，在挤得像沙丁鱼似的车上，实在是难以看书或看报。�
