财务工作手册-第7章
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11。凡违反上述规定者，视其情节严重程度，给予相应处罚。
第十一部分 会计档案管理办法
一、会计档案
1。会计档案的范围包括会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其它凭证；会计帐簿类：总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿、其它会计帐簿；财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明、其它财务报告；其它类：银行存款余额调节表、银行对帐单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册；财务管理规定类：制度、办法、规定；文书类：经济合同、工作计划、总结等。
2。形成的各种会计档案应按排列顺序，依次在右上角编写页号，按年度立卷，移交专人保管。
3。对破损的会计资料应按裱糊技术要求托裱，字迹己扩散的应复制并与原件一并立卷。
4。磁性介质会计档案包括：磁盘、光盘、硬盘等。
5。卷内封皮，应逐项按规定填写清楚，案卷题名简明，能确切反映案卷内容，并用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。
6。案卷采用三点一线的方法装订。
7。归档的会计档案均应保持齐全完整。
8。每年形成的会计档案，由专人负责整理、立卷、装订成册，并编制会计档案保管清册。
9。会计凭证于每周度五移交总部财务中心；会计报表、会计帐簿等会计档案于月度终了2日内移交总部财务中心。所有档案移交时，必须填写移交清单，各会计主管与档案管理员办理交接手续。移交清单按年统一装订。
10。移交档案室的会计档案，应保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，档案管理人员应会同主管和经办人员共同拆封整理，以分清责任。
二、档案保管
11。归档的会计档案按年、月依次排列，分公司编写页号、卷号，起止年度和保管期限。在一册案卷目录内不得出现重复的案卷号。
12。案卷目录应区别不同保管期限，分年度编制目录号，案卷目录号不得重复。
13。档案管理人员应设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案查阅登记薄，严防会计档案毁损、散失和泄露。
14。对于多柜存放会计档案，应绘制案卷存放示意图，以便对档案管理状况进行全面清查。
15。会计档案管理人员应定期对档案管理状况进行清查，对于清查中出现的问题应及时向主管领导汇报，并采取积极有效的措施，保护档案的安全。
16。会计档案管理人员要严格执行安全和保密制度，不得将会计档案随意堆放，严防毁损、散失和泄密。
17。会计档案室要做到防水、防火、防尘、防潮、防虫。
三、档案查询
18。档案管理人员要熟悉所藏档案的情况，对归档的会计档案必须编制《案卷目录》以及《会计档案归档登记簿》，以利于有关公司的查阅利用。
19。外部查阅会计档案，应持公司正式介绍信，经公司领导和主管领导批准后，方可办理查阅手续但不得复制。
20内部人员查阅会计档案，应经档案管理员批准，方可办理查阅复制手续。
21。凡是需要查阅会计档案的人员都应按规定办理查阅手续，认真填写《档案查阅登记簿》。
22。会计档案原则上不得借出，如有特殊需要，需经公司领导和主管领导批准，方可借阅。借出的会计档案；会计档案管理人员要按期如数收回；并办理注销借阅手续 。
23。查阅或者复制档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封、标记、抽换。
24。查阅会计档案时，会计档案管理员必须现场监督
四、档案移交
25．会计档案管理员工作变动时，要办理会计档案移交手续。
26．移交时，由原管理员编制会计档案移交清册，列明会计档案所属会计档案名称卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、己保管期限等内容。
27．交接双方应就移交清册所列内容逐项清查无误后办理交接，并由分管领导负责监交。
28．交接完毕，交接双方经办人和监交人在会计档案移交清册上鉴名或盖章。
29．档案管理人员工作调动时，必须在办完档案移交手续后方能离开工作岗位。
五、档案销毁
30。会计档案保管期满由档案管理人提出销毁意见，并编制会计档案销毁清册。
31。会计档案要销毁时，报领导批准后销毁。
32。销毁会计档案，由公司共同派员监销。
33。监销人在销毁会计档案前，要按会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案。
34。销毁后，监销人应在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本公司负责人。
35。保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其它未了事项的原始凭证，不得销毁。应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
第十二部分 财务网络管理系统设备管理维护职责制度
一、网络中心对财务网络平台（服务器）管理维护职责
根据网络管理要求和有利于网络路由管理、维护，财务计算机网络平台（服务器）由信息部负责管理与维护，其管理维护职责：
1、负责网络建设。根据财务管理总体目标，网络建设本着科学合理、安全可靠、经济实用的原则，网络一次建设，软件逐步升级，功能完善。在网络建设中，充分考虑未来财务管理的需要，留有足够的功能开发和发展空间。
2、负责财务网络平台系统设置。财务专用主服务器采用方正DELL服务器，128m内存，热插拔硬盘，提供数据热备份，配置财务网络互联交换机，将所有分公司、店面、超市终端计算机并入统一的财务管理计算机网络之中，直接接入中心交换机，实现财务互联、跨网段、跨平台管理。在网络拓朴结构上既自成体系。财务网络系统的安全可以通过网络的防火墙实现抵御外来非法入侵，确保财务管理系统实现财务实时互联、实时结算、实时查询，真正做到安全可靠、正常运行。
3、指定专人负责网络系统的维护管理。网络系统的维护管理是确保网络安全可靠运行的基本保障，财务管理系统的网络设备（服务器）及网络干线的安全、可靠畅通的日常维护管理由信息部负责，确保网络系统的正常运行。
4、负责对财务中心网管人员提供培训和技术支持。财务网络服务器的开机及使用密码，由财务中心指定专人负责设定、变更。信息部在技术上提供安全防范措施，确保财务专用服务器未经财务中心主管允许，任何人无法进行有关维 护、操作。
5、如有违反上述制度规定、占用服务器资源等等现象，造成财务网络系统不能正常运行、财务数据丢失、泄密的，要追究有关人员的责任。
二、财务中心对财务管理系统软、硬件设备管理维护职责
1、负责财务管理系统用户身份的建立、登录、确认，实行两级管理，即：网络用户身份管理和财务软件用户身份管理。
2、财务总监领导授权专人负责用户身份的管理、维护，并对用户身份有关的安全管理负责。由财务总监授权的专门管理人员，经信息部培训后，进行财务管理系统用户身份管理及有关财务软件的维护、管理，未经财务总监批准，任何人员不得进入信息部机房，不得在财务主服务器上进行任何操作。
3、负责对各终端操作人员的业务培训及终端设备的管理维护，各终端通过已建立的通道和各自权限修改及查询财务数据，客户终端IP地址配置、计算机编号、使用人员以及财务分工权限的设置由财务总监确定，变更必须经财务总监批准。
4、各终端使用人员初次登录时可在授权范围内自行修改自己的登录密码及口令，做好登录口令的保密。当修改自己的密码时，切忌用电话号码、出生日期、姓名等易被他人破译的数字符号作密码，以防他人盗用，确保系统安全。
5、财务管理系统硬、软件设备站点由各分公司统一管理使用，各站点终端设备专门用于结算制单、帐务处理、报表处理，任何人员不得进行游戏和处理会计业务以外的事务，凡不按规定使用造成财务管理系统不能正常运行的，要追究有关责任人的责任。
6、严格设备管理，责任到人。为确保系统软、硬件设备不受病毒干扰，所用软盘必须在进行病毒检测、消除病毒后方可进行操作。下班时，各站点应关闭设备电源，检查关闭各项电源开关。
三、严格按照财务权限设置，调整完善电算岗位职责
1、各分公司财务结算、制单、审核岗位必须严格按照制单、审核、查询、系统维护岗位权限设置进行操作，各岗位操作人员不得擅自更改系统设置。如因工作需要，需涉及他人权限设置范围的，须经财务总监批准。杜绝以窃取他人口令的方式进入他人权限系统操作。各岗位要做到当天的业务当天处理完毕，日清月结。制单凭证摘要规范、凭证审核无误方可入帐。结算制单岗位要严格按预算掌握各项经费结算报销，防止赤字。
2、每天除在服务器硬盘备份外，每月结帐后，都必须将当月数据用移动硬盘双备份，分类妥善保管。月末，根据需要，打印出各类总帐、明细帐、日记帐。
3、出纳收银岗位要充分利用金蝶软件的出纳管理功能，强化对货币资金的控制。完成现金、银行日记帐的登记和查询，出纳岗位每天下班前要打印出现金日报表，并与库存现金核对一致，现金与帐不符时，必须查清方可下班。进行银行自动和手工两种方法对帐，对未达帐款跟踪检查。
4．工资核算站点结合自己工作，要按上述各站点要求进行帐务处理，并密切同其他部门的联系。
5、完成经费计提、分摊、成本结转、往来结算的站点（岗位）要及时完成当月的业务处理。
6、各岗位上机要严格按操作程序进行，业务操作结束后，应通过“注销命令”退出网络系统，以防他人冒用。
7、各岗位要根据财政部对会计电算化管理的规定和要求，进一步建立完善会计工作电算操作管理、维护管理、帐务处理、档案管理等制度。
第十三部分 经济合同管理办法
一、总则
1。凡以公司名义对外发生经济活动的，应当签订经济合同。
2。订立经济合同，必须遵守国家的法律法规，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。
3。本办法所包括的合同有设计、销售、采购、借款、维修、保险等方面的合同，不包括劳动合同。
4。除即时清结者外，合同均应采用书面形式，有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。
5。原则使用公司制定的标准合同文本签订经济合同。
6。由公司法律顾问根据总经理的授权，负责合同管理工作，指导，财务中心负责监督合同的履行、合同文本保管与结算工作。
二、合同的订立
7。与外界达成经济往来意向，经协商一致，应订立经济合同。
8。订立合同前，必须了解、掌握对方的经营资格、资信等情况，无经营资格或资信的单位不得与之订立经济合同。
9。除公司法定代表人外，其他任何人必须取得法定代表人的书面授权委托方能对外订立书面经济合同。
10。对外订立经济合同的授权委托分固定期限委托�
